Die Ministeriumsprüfung kommt im Mai
Förderakten, Anwesenheitslisten und Genehmigungen aus drei Schuljahren, per Suche zusammengestellt und über einen ablaufenden Link geteilt.
3 Schuljahre · 412 Dokumente · ein Link
Branchen Schulen & Bildung
Das Sekretariat, raus aus dem Aktenschrank
Schulen archivieren Kindheiten: Anmeldungen, Zeugnisse, Briefe, Einverständnisse. paless verwandelt die Schränke in einen durchsuchbaren Tresor auf europäischen Servern, mit Pal, der EU-souveränen KI, die jede Unterlage findet, während die Eltern noch am Telefon sind.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Papier, ranzenweise
Formulare kommen zerknittert, unterschrieben und in Dreißigerstapeln zurück. Sie abzulegen frisst die Vormittage, die das Sekretariat nicht hat.
Jahre später angefragt
Ein ehemaliger Schüler braucht ein Zeugnis von 2013. Irgendwo gibt es einen Ordner. Jemand muss ihn finden, und es ist nie die Person, die ihn abgelegt hat.
Anhänge an Eltern
Sensible Briefe reisen als Anhang von E-Mails, laufen nie ab und werden am eigentlichen Empfänger vorbei weitergeleitet.
Das Gedächtnis der Schule
Unterlagen überdauern die, die sie abgelegt haben
Ein Zeugnis wird angefragt, wenn der Schüler längst erwachsen ist und die Kollegin, die das System kannte, in Rente. paless hält jedes Formular, jede Notenliste und jeden Brief durchsuchbar für den Tag, an dem die Frage kommt, und die Abläufe des Sekretariats gleich daneben.
Stapel werden durchsuchbar
Scannen Sie den Stapel nach dem Abgabetermin, und OCR liest jedes Formular, auch die schiefen. Pal legt jedes in der richtigen Schülerakte ab.
Das Sekretariatshandbuch, aufgeschrieben
Anmeldeschritte, Fristenlisten und wen man anruft: Bewahren Sie die Abläufe des Sekretariats im integrierten Editor von paless auf, direkt neben den Akten, die sie betreffen. Eine neue Kollegin findet die Antwort, ohne eine Schublade zu öffnen.
Gefunden, während sie warten
Ministeriumsschreiben, Zeugnis, Sportfreistellung: Pal findet es und zeigt, woher es stammt, während die Eltern noch in der Leitung sind.
Pal fragen
“Welche Unterlagen fehlen noch für die Anmeldung von Lena M.?”
Zwei: das Gesundheitszeugnis und die Fotoerlaubnis. Alles andere wurde am 12. März gescannt.
Quellen
- Checkliste Anmeldung, Klasse 5b
- Schülerakte, Lena M.
Wissensdatenbank und Editor sind Teil des Tarifs Business. Was enthalten ist
Das Sekretariat
Sechs Pflichten, an Pal übergeben
Der Papierkram eines Schuljahres, von der ersten Anmeldung bis zum letzten Zeugnis.
Den Stapel scannen
Dreißig Einverständniserklärungen laufen einmal durch den Scanner. OCR liest sie, Pal sortiert sie in dreißig Schülerakten.
Sortiert beim Eintreffen
Ministeriumspost, E-Mails von Eltern und Scans landen in einem Tresor, getaggt und abgelegt, wie Ihr Sekretariat ablegt.
Alte Ordner, neue Antworten
OCR liest die Schreibmaschinenakten vergangener Jahrzehnte, sodass selbst das Archiv von 2003 Fragen beantwortet.
Jede Unterlage in Sekunden
Die Volltextsuche findet den Schüler, den Brief oder den Bescheid über jeden Jahrgang im Archiv hinweg.
Briefe, entworfen
Pal entwirft die Antwort an Eltern oder Ministerium aus der Akte; das Sekretariat liest, passt an und versendet.
Sicher mit Eltern teilen
Zeugnisse und Briefe gehen als ablaufende Links hinaus, nicht als Anhänge: Sie erreichen den richtigen Empfänger, und der Link läuft automatisch ab.
Drei Momente, in denen es sich bezahlt macht
Wasser im Archivraum
Die Ordner sind aus Pappe; der Tresor nicht. Jede gescannte Unterlage liegt auf europäischen Servern, als drei Replikate plus ein isoliertes Backup.
drei Replikate · ein isoliertes Backup
Das Zeugnis von 2013
Ein ehemaliger Schüler ruft vormittags an und hat die Kopie bis zur Mittagspause: nach Name gefunden, in Minuten als ablaufender Link geteilt.
gefunden 11:02 · geteilt 11:05
Für Europa gebaut
Kinderdaten verdienen das strengste Zuhause
Wenige Archive sind sensibler als das einer Schule. paless bewahrt Schülerakten auf isolierter europäischer Infrastruktur unter der DSGVO, verschlüsselt mit AES 256 im Ruhezustand und TLS 1.3 bei der Übertragung, außerhalb der Reichweite des US CLOUD Act, mit einer KI, die nie Daten an Anbieter in den USA sendet.
Erfüllt die DSGVO Erfüllt den EU AI Act Verschlüsselung mit AES 256 Kein US CLOUD Act Redundante Speicherung
Zur Sicherheitsübersicht Was Schulen fragen
Braucht die Schule eine eigene IT?
Nein. paless wird vollständig verwaltet, auf der eigenen sicheren Domain der Schule; Updates und Backups werden für Sie übernommen, und das Kollegium meldet sich mit Passkeys statt Passwörtern an.
Können Eltern Dokumente sicher erhalten?
Ja. Teilen Sie Zeugnisse und Briefe als Links, die automatisch ablaufen, damit nichts Sensibles in einem Postfach weiterlebt.
Wer kann Schülerakten sehen?
Nur die Personen, die Sie bestimmen. Jeder Zugang sieht genau das, was Sie gewähren, und jedes Dokument ist im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt.
Was, wenn die Schule das System wechselt?
Das Archiv lässt sich in einem strukturierten Format exportieren, kompatibel mit dem quelloffenen Projekt paperless-ngx. Jahrzehnte an Unterlagen ziehen mit um.
Geben Sie dem Sekretariat seine Vormittage zurück.
Die Kampagne startet auf Kickstarter, mit zeitlich begrenzten Gründerpreisen für frühe Unterstützer.
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