Question 1

Was ist paless?

Accepted Answer

Mit paless erhalten Sie einen geschützten Dokumententresor und Pal, die EU-souveräne KI, die Ihren Papierkram erledigt. Ihre Dokumente sind organisiert, durchsuchbar und von überall verfügbar, während alles ausschließlich in der Europäischen Union gehostet und durch europäisches Recht geschützt wird.

Question 2

Basiert paless auf Open-Source-Software?

Accepted Answer

Ja, paless basiert auf dem Open-Source-Projekt paperless-ngx. Der Gründer von paless ist ein großer Fan von paperless-ngx und wollte dessen leistungsstarke Dokumentenmanagement-Funktionen für alle zugänglich machen, ohne technische Einrichtung oder Self-Hosting. Der Dienst baut auf dieser Grundlage mit zusätzlicher Sicherheit, Automatisierung und einem vollständig verwalteten europäischen Hosting-Erlebnis auf.

Question 3

Wann wird paless verfügbar sein?

Accepted Answer

Wir erwarten, dass paless im Oktober 2026 verfügbar sein wird, die Business-Pläne folgen im Dezember 2026. Verzögerungen sind möglich, und wir geben ein verbindliches Datum bekannt, sobald wir uns darauf festlegen können. Unterstützen Sie uns auf Kickstarter, um zu den Ersten zu gehören, die sicheres, automatisiertes Dokumentenmanagement erleben.

Question 4

Ist die KI sicher und privat?

Accepted Answer

Ja. Die KI läuft vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Ihre Dokumente werden niemals an externe KI-Anbieter wie OpenAI, Google oder Microsoft (Azure) weitergegeben, und Ihre Inhalte werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet, weder von unseren noch von denen anderer. Alles bleibt innerhalb unserer sicheren europäischen Umgebung. Pal wird im Einklang mit der KI-Verordnung der EU betrieben.

Question 5

Wie genau sind der KI-Assistent und das Tagging?

Accepted Answer

Unser KI-Assistent Pal und das automatische Tagging sind darauf ausgelegt, Ihnen Zeit zu sparen, können aber wie jede KI gelegentlich unvollständig oder fehlerhaft sein. Die Antworten von Pal basieren auf Ihren eigenen Dokumenten und zeigen stets ihre Quellen an, sodass Sie sie überprüfen können. Wir empfehlen, KI-Vorschläge zu prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen, insbesondere bei wichtigen Entscheidungen. Pal bietet keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung.

Question 6

Welche Sprachen unterstützt das KI-Tagging?

Accepted Answer

KI-Tagging ist derzeit für englische und deutsche Dokumente verfügbar. Unterstützung für weitere Sprachen wird in Kürze eingeführt.

Question 7

Kann ich meine Daten exportieren oder später zu einem anderen System wechseln?

Accepted Answer

Ja, jederzeit und ohne Zusatzkosten. Sie können jederzeit einen vollständigen, strukturierten Export Ihrer Dokumente und der zugehörigen Metadaten herunterladen. Der Export ist mit dem Open-Source-Projekt paperless-ngx kompatibel, sodass Sie zu einer selbst gehosteten Lösung oder einem anderen System wechseln können, ohne Ihre Tags, Korrespondenten, Datumsangaben und Ihre Organisation zu verlieren. Sie sind niemals an uns gebunden.

Question 8

Kann ich meine physischen Dokumente nach dem Scannen wegwerfen?

Accepted Answer

Ja. Mit paless können Sie Ihre Papierdokumente nach der Digitalisierung guten Gewissens recyceln oder entsorgen. Ihre Dokumente werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, redundant über europäische Rechenzentren gespeichert, und Sie können jederzeit ein vollständiges Backup herunterladen. Einmal in paless gespeichert, sind Ihre Dokumente vor Feuer, Überschwemmung, Diebstahl und Verlust geschützt, sodass Sie Ihr Zuhause oder Büro mit ruhigem Gewissen entrümpeln können. Für die wenigen Dokumente, die aus rechtlichen Gründen im Original aufzubewahren sind, beachten Sie bitte die nächste Frage.

Question 9

Gibt es Dokumente, die ich in physischer Form behalten sollte?

Accepted Answer

Für die meisten alltäglichen Dokumente, wie SIM-Karten-PIN-Codes, Quittungen, Anleitungen oder Verträge, ist eine digitale Kopie in paless völlig ausreichend und oft sicherer als Papieroriginale aufzubewahren. Einige Dokumente können jedoch für rechtliche oder behördliche Zwecke nach wie vor im Original erforderlich sein. Beispiele sind Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Grundbuchauszüge, notariell beglaubigte Dokumente, Testamente und bestimmte amtliche Ausweise. Die Anforderungen variieren je nach Land, daher empfehlen wir, die lokalen Vorschriften zu prüfen. Im Zweifelsfall bewahren Sie das physische Original an einem sicheren Ort zusammen mit Ihrer digitalen Kopie in paless auf.

Question 10

Muss ich regelmäßig Backups herunterladen?

Accepted Answer

Nein, das müssen Sie nicht, aber Sie können es jederzeit tun. Ihre Dokumente werden redundant über getrennte europäische Rechenzentren gespeichert und regelmäßig gesichert, sodass Ihre Daten ohne Ihr Zutun vor Hardware-Ausfällen und Katastrophen geschützt sind. Die Download-Funktion gibt Ihnen einfach die volle Kontrolle über Ihre Daten, wann immer Sie sie möchten, sodass Sie nie an uns gebunden sind.

Question 11

Ist ein papierloses Leben gut für die Umwelt?

Accepted Answer

Ja, absolut. Durch den Verzicht auf Papier reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch erheblich, was Bäume, Wasser und Energie schont, die bei der Produktion verbraucht werden. Zudem verringert es Abfall und den CO2-Fußabdruck, der durch Transport und Recycling von Papierprodukten entsteht.

Question 12

Wie sicher sind meine Daten?

Accepted Answer

Ihre Daten werden bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt und redundant über europäische Rechenzentren gespeichert. Wir folgen strengen Sicherheitspraktiken und erfüllen die DSGVO. Der Zugang ist durch Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt, einschließlich Hardware-Sicherheitsschlüsseln.

Question 13

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Alle Ihre Dokumente und personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Im Normalbetrieb verlassen Ihre Daten den Europäischen Wirtschaftsraum nicht. Die Anbieter, auf die wir uns beim Betrieb des Dienstes stützen, sind in unseren AGB aufgeführt.

Question 14

Läuft paless auf Amazon, Google oder Microsoft (Azure)?

Accepted Answer

Nein. Der Dienst läuft auf unabhängiger europäischer Infrastruktur und nutzt für Ihre Dokumente weder Amazon (AWS), Google Cloud noch Microsoft (Azure). Ihre Daten bleiben innerhalb der Europäischen Union und außerhalb der Reichweite von Cloud-Anbietern außerhalb der EU.

Question 15

Können Menschen außerhalb Europas paless nutzen?

Accepted Answer

Ja, paless steht Nutzern weltweit zur Verfügung. Tatsächlich profitieren Kunden außerhalb Europas von einigen der höchsten Datenschutzstandards der Welt. Durch die Speicherung Ihrer Dokumente in europäischen Rechenzentren unter DSGVO-Vorschriften erhalten Sie Zugang zu Datenschutzmaßnahmen, die oft über die in anderen Regionen hinausgehen.

Question 16

Wie werden meine Daten verschlüsselt?

Accepted Answer

Ihre Dokumente werden bei der Übertragung mit TLS 1.3 verschlüsselt, dem neuesten und sichersten Protokoll für Daten, die zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern übertragen werden, und im Ruhezustand mit AES-256 in unseren europäischen Rechenzentren. Zusammen mit strengen Zugriffskontrollen und Multi-Faktor-Authentifizierung schützt dies Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff.

Question 17

Wird paless unabhängig auf Sicherheit geprüft?

Accepted Answer

Ja. Rund um den Start werden wir unabhängige Penetrationstester und ethische Hacker damit beauftragen, aktiv zu versuchen, in paless einzudringen. Dies wird unsere Abwehrmaßnahmen, Alarme und Disaster-Recovery-Prozesse unter realen Angriffsbedingungen validieren, ein Maß an proaktiven Tests, das selbst bei großen Unternehmen selten ist. Unser Gründer hat im Banken- und Energiesektor gearbeitet und weiß aus erster Hand, wie ungewöhnlich diese Gründlichkeit ist.

Question 18

Sind die Preise inklusive Mehrwertsteuer?

Accepted Answer

Ja. Für Verbraucher verstehen sich die angezeigten Preise inklusive Mehrwertsteuer. Der angezeigte Preis ist der Bruttopreis, einschließlich der Mehrwertsteuer (MwSt.) Ihres EU-Wohnsitzlandes, sodass es beim Checkout keine Überraschungen gibt. Geschäftskunden werden Nettopreise angezeigt, zuzüglich der nach den geltenden Regeln anfallenden Mehrwertsteuer.

Question 19

Welche Zahlungsmethoden kann ich nutzen?

Accepted Answer

Sie können per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, PayPal oder wero bezahlen. Die Zahlung erfolgt im Voraus für jede Abrechnungsperiode. Der Kauf auf Rechnung ist ausschließlich für Geschäftskunden verfügbar.

Question 20

Kann ich meinen Plan später ändern?

Accepted Answer

Ja, Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden oder downgraden. Änderungen werden in Ihrem nächsten Abrechnungszyklus berücksichtigt.

Question 21

Wie kann ich mein Abonnement kündigen, und gibt es eine Mindestlaufzeit?

Accepted Answer

Sie können jederzeit kündigen, und es gibt keine lange Bindung. Bei einem Monatsplan endet Ihr Abonnement zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode. Bei einem Jahresplan wird eine Kündigung zum Ende des bezahlten Jahres wirksam. Wenn Sie nicht kündigen, läuft das Abonnement nach diesem Jahr monatlich weiter. Zum Kündigen nutzen Sie die Kündigungsschaltfläche auf unserer Website oder senden eine E-Mail an kuendigung@paless.eu. Ihr Zugang bleibt bis zum Ende der bereits bezahlten Periode bestehen. Keine versteckten Gebühren, kein Stress.

Question 22

Kann ich direkt nach der Anmeldung kündigen (Widerrufsrecht)?

Accepted Answer

Ja. Als Verbraucher haben Sie ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Innerhalb von 14 Tagen nach der Anmeldung können Sie den Vertrag ohne Angabe von Gründen widerrufen und erhalten eine vollständige Rückerstattung. Senden Sie dazu einfach eine eindeutige Erklärung an widerruf@paless.eu. Wenn Sie uns bei der Anmeldung gebeten haben, den Dienst sofort zu starten, können wir einen angemessenen Betrag für den Teil des Dienstes berechnen, den Sie bis zu Ihrem Widerruf bereits in Anspruch genommen haben.

Question 23

Was geschieht mit meinen Dokumenten, wenn ich kündige?

Accepted Answer

Nach dem Ende Ihres Vertrags bleiben Ihre Dokumente bis zu 30 Tage zum Herunterladen verfügbar, damit Sie alles Benötigte exportieren können. Danach werden sie aus unseren aktiven Systemen gelöscht und im Rahmen der regulären Backup-Rotation aus unseren Backups entfernt. Wir empfehlen, Ihre Daten zu exportieren, bevor das 30-Tage-Fenster schließt.

Question 24

Wie funktioniert der Migrationsvorteil in den ersten 30 Tagen?

Accepted Answer

Damit der Wechsel einfach ist, zählen Dokumente, die Sie in Ihren ersten 30 Tagen hochladen, nicht zu Ihrem monatlichen Upload-Limit, sodass Sie Ihr bestehendes Archiv schnell migrieren können. Der in Ihrem Plan enthaltene Speicher gilt weiterhin, und aus betrieblichen Gründen umfasst dieser Migrationsvorteil bis zu 5.000 Dokumente. Größere Migrationen können auf Anfrage vereinbart werden.

Question 25

Wie funktioniert die Abrechnung für zusätzlichen Speicher?

Accepted Answer

Jeder Plan enthält eine festgelegte Speichermenge. Wenn Sie diese überschreiten, wird zusätzlicher Speicher pro angefangenem Gigabyte berechnet und Ihrer nächsten Rechnung hinzugefügt. Wenn Ihr Plan zum Beispiel 50 GB enthält und Sie 50,1 GB nutzen, wird Ihnen 1 zusätzliches GB berechnet. Wir informieren Sie, bevor zusätzliche Kosten anfallen.

Question 26

Welche Nutzungslimits gelten für meinen Plan?

Accepted Answer

Speicher ist nie eine harte Grenze. Wenn Sie Ihren enthaltenen Speicher erreichen, nimmt paless Ihre Dokumente weiterhin an und berechnet einfach den zusätzlichen Speicherplatz, sodass Uploads niemals wegen Platzmangels abgelehnt werden. Jeder Plan enthält jedoch monatliche Kontingente für die Anzahl der hochgeladenen Dokumente, OCR-Seiten und die Nutzung des Dokumenten-Chats sowie eine maximale Dateigröße. Diese Kontingente sehen Sie auf der Preisseite, und Sie können Ihren Plan jederzeit upgraden, wenn Sie mehr benötigen.

Question 27

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Accepted Answer

Sie können eine breite Palette von Dateitypen hochladen. PDF-Dokumente sowie PNG-, JPEG-, TIFF-, GIF- und WebP-Bilder werden mit OCR verarbeitet und in durchsuchbare PDF-Dokumente konvertiert. Office-Dokumente wie .docx, .doc, .odt, .ppt, .pptx, .odp, .xls, .xlsx und .ods werden ebenfalls unterstützt. Der Typ einer Datei wird durch Inspektion ihres Inhalts bestimmt, sodass Dateierweiterungen keine Rolle spielen.

Question 28

Wie groß dürfen Dateien maximal sein?

Accepted Answer

Die maximale Größe pro Datei hängt von Ihrem Plan ab und reicht von 10 MB im kleinsten Plan bis zu 100 MB im Business-Plan, was für typische gescannte Dokumente, Bilder und Office-Dateien mehr als ausreichend ist. Wenn Sie deutlich größere Dateien verarbeiten müssen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam, um eine individuelle Vereinbarung zu besprechen.

Question 29

Kann ich von mobilen Geräten auf paless zugreifen?

Accepted Answer

Ja, paless funktioniert auf allen Geräten einschließlich Smartphones, Tablets und Computern. Sie können Ihre Dokumente von überall hochladen, suchen und darauf zugreifen.

Question 30

Gibt es eine native App für paless?

Accepted Answer

Derzeit ist paless als Webanwendung verfügbar, die auf allen Geräten funktioniert. In Zukunft planen wir, eine native App zu veröffentlichen, die die Möglichkeit bietet, die Kamera Ihres Smart-Geräts direkt zum Scannen und Hochladen von Dokumenten zu nutzen. So wird es noch einfacher, Ihren Papierkram unterwegs zu digitalisieren.

Question 31

Ist die Webversion für mobile Geräte optimiert?

Accepted Answer

Ja, die paless-Webanwendung ist vollständig für mobile Geräte optimiert. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an Ihre Bildschirmgröße an und bietet ein flüssiges und intuitives Erlebnis auf Smartphones und Tablets. Sie können Ihre Dokumente genauso einfach auf Mobilgeräten hochladen, suchen, anzeigen und verwalten wie auf einem Desktop-Computer.

Question 32

Welche Sprachen unterstützt paless?

Accepted Answer

Die Benutzeroberfläche von paless ist in 43 Sprachen verfügbar. Diese sind Deutsch, Englisch, Afrikaans, Arabisch, Weißrussisch, Bulgarisch, Katalanisch, Chinesisch (vereinfacht), Chinesisch (traditionell), Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Hebräisch, Ungarisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Luxemburgisch, Mazedonisch, Malaiisch, Norwegisch, Persisch, Polnisch, Portugiesisch, Portugiesisch (Brasilien), Rumänisch, Russisch, Serbisch (Latein), Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Schwedisch, Thai, Türkisch, Ukrainisch und Vietnamesisch. Sie können jederzeit einfach zwischen den Sprachen wechseln, und die Oberfläche bietet ein konsistentes Erlebnis auf allen Geräten. Bitte beachten Sie, dass die Administrationsoberfläche nur auf Englisch verfügbar ist.

Question 33

Unterstützt paless Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Accepted Answer

Ja, paless unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und wir empfehlen dringend, sie für alle Benutzer zu aktivieren. 2FA fügt Ihrem Konto eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem ein zweiter Verifizierungsschritt erforderlich ist, wie ein Code von einer Authenticator-App, zusätzlich zu Ihrem Passwort. Dies reduziert das Risiko unbefugten Zugriffs erheblich, selbst wenn Ihr Passwort kompromittiert wird.

Question 34

Unterstützt paless Hardware-Sicherheitsschlüssel wie YubiKey?

Accepted Answer

Ja, paless unterstützt Hardware-Sicherheitsschlüssel wie einen YubiKey über FIDO2, sodass Sie einen für die passwortlose Anmeldung oder als zweiten Faktor zusätzlich zu Ihrem Passwort verwenden können. Hardware-Sicherheitsschlüssel sind die stärkste Form der Multi-Faktor-Authentifizierung. Sie sind phishing-resistent, der geheime Schlüssel verlässt niemals das Gerät und kann daher nicht kopiert oder aus der Ferne gestohlen werden, und die Anmeldung erfordert den physischen Besitz des Schlüssels. Wir empfehlen einen Hardware-Sicherheitsschlüssel anstelle von Authenticator-Apps für maximalen Kontoschutz.

Question 35

Welche Dokumentenscanner werden unterstützt?

Accepted Answer

Jeder Dokumentenscanner, der gescannte Dateien auf eine Netzwerkfreigabe (wie SMB/CIFS oder FTP) übertragen kann, wird mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit von paless unterstützt. Dazu gehören die meisten modernen Büroscanner von Marken wie Brother, Canon, Epson, HP, Fujitsu und vielen anderen.

Question 36

Wie oft kann ich ein Backup herunterladen?

Accepted Answer

Sie können alle 24 Stunden ein vollständiges Backup aller Ihrer Dokumente herunterladen. Dies gewährleistet Systemstabilität und gibt Ihnen regelmäßigen Zugang zu Ihren Daten.

Häufig gestellte Fragen

Allgemein

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Weitere Leitfäden und Vergleiche