Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Entalys GmbH für den Dienst "paless"

Präambel

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen der Entalys GmbH, Carmenstr. 18, 40668 Meerbusch, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Neuss unter HRB 25084, USt-IdNr. DE460863235, vertreten durch den Geschäftsführer Christoph Kleinhans (nachfolgend „Anbieter"), und natürlichen oder juristischen Personen, die den unter der Bezeichnung „paless" angebotenen Dokumentenverwaltungsdienst nutzen (nachfolgend „Kunde").

(2) Vertragsgegenstand ist die Bereitstellung des softwarebasierten Dokumentenverwaltungsdienstes „paless" als browserbasierte Anwendung (Software-as-a-Service) gemäß der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung (Anhang 1) und gemäß dem vom Kunden gewählten Leistungspaket der jeweils gültigen Preisliste (Anhang 5).

(3) Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

(4) Für Unterstützungsbeiträge, die über Crowdfunding-Plattformen (z. B. Kickstarter) geleistet werden, gelten die Bedingungen der jeweiligen Plattform. Die spätere Bereitstellung und Nutzung des Dienstes im Rahmen der Einlösung einer Unterstützung richtet sich nach diesen AGB in Verbindung mit den bei der Einlösung bestätigten Konditionen (vgl. Anhang 5 Ziffer 9).

TEIL A — EU-Basis (gilt für alle Kunden in der EU)

Die folgenden Klauseln beruhen auf unmittelbar geltendem Unionsrecht oder auf mindestharmonisierten Richtlinien.

§ 1 Geltungsbereich; Begriffsbestimmungen

(1) Diese AGB gelten für sämtliche Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Nutzung von „paless". (2) Im Sinne dieser AGB bedeuten:

• „Dienst": der vom Anbieter unter der Bezeichnung „paless" bereitgestellte Dokumentenverwaltungsdienst einschließlich der zugehörigen Schnittstellen, Funktionalitäten und Inhalte gemäß Leistungsbeschreibung (Anhang 1);
• „Inhalte des Kunden": sämtliche Daten, Dokumente, Dateien, Metadaten und sonstigen Informationen, die der Kunde im Rahmen der Nutzung des Dienstes in das System einbringt oder durch Nutzung des Dienstes erzeugt;
• „Verbraucher": natürliche Person im Sinne des Art. 2 Nr. 1 der Richtlinie 2011/83/EU (in Deutschland: § 13 BGB);
• „Unternehmer": natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft im Sinne des Art. 2 Nr. 2 der Richtlinie 2011/83/EU (in Deutschland: § 14 BGB);
• „KI-System": ein automatisiertes System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung);
• „Textform": lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (im Sinne von Art. 2 Nr. 10 der Richtlinie 2011/83/EU bzw. § 126b BGB), insbesondere per E-Mail.
• Im Zweifel gilt der Kunde als Unternehmer im Sinne dieser AGB, soweit er nicht im Bestellprozess ausdrücklich versichert, den Dienst überwiegend zu privaten Zwecken zu nutzen.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung des Dienstes und der Tarife im Onlineshop und auf der Webseite des Anbieters stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung an den Kunden zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Kunde gibt sein verbindliches Angebot ab, indem er den Bestellvorgang abschließt und die Schaltfläche „zahlungspflichtig bestellen" anklickt. Vor Abgabe des Angebots werden dem Kunden in einer übersichtlichen Bestellzusammenfassung sämtliche wesentlichen Vertragsbestandteile (Leistung, Laufzeit, Gesamtpreis einschließlich aller Preisbestandteile und ggf. Folgepreise) klar und verständlich angezeigt.

(3) Der Vertrag kommt mit Zugang der Annahmebestätigung des Anbieters beim Kunden in Textform (E-Mail) zustande. Der Anbieter ist berechtigt, das Angebot des Kunden innerhalb von 14 Tagen anzunehmen oder abzulehnen.

(4) Der Anbieter speichert den Vertragstext nach Vertragsschluss und macht ihn dem Kunden zugänglich. Der Kunde kann die jeweils geltenden AGB unter https://paless.eu/de/agb jederzeit abrufen und speichern.

(5) Die Vertragssprache ist Deutsch. Weitere Sprachfassungen werden zur besseren Verständlichkeit bereitgestellt; bei Widersprüchen geht die deutsche Fassung vor, soweit nicht zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Aufenthaltsstaates des Kunden entgegenstehen.

§ 3 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden den Dienst über das öffentliche Internet zur Nutzung über einen Standardbrowser zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem gewählten Leistungspaket und aus der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung (Anhang 1).

(2) Der Anbieter behält sich vor, den Dienst im Rahmen technischer und wirtschaftlicher Möglichkeiten weiterzuentwickeln, anzupassen, zu erweitern oder einzuschränken, insbesondere zur Verbesserung der Sicherheit, zur Behebung von Fehlern, zur Anpassung an Rechtsänderungen oder zur Einführung neuer Funktionen. Wesentliche Funktionseinschränkungen werden dem Kunden mit angemessenem Vorlauf in Textform mitgeteilt. § 19 (Änderungen) bleibt unberührt.

(3) Soweit der Dienst künstliche Intelligenz (KI) zum semantischen Schlagworten, zur Klassifikation und für eine dialogbasierte Suche („Pal") einsetzt, gilt § 12 (KI-Hinweis).

(4) Der Anbieter ist berechtigt, einzelne Funktionalitäten als Beta-, Vorschau- oder Testfunktion zu kennzeichnen. Solche Funktionen sind zusätzliche, freiwillige Leistungen und nicht Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistung oder der vereinbarten Beschaffenheit; sie können jederzeit verändert oder eingestellt werden und begründen keine Verfügbarkeits- oder Mängelansprüche. Gegenüber Verbrauchern bleiben die §§ 327 ff. BGB hinsichtlich der entgeltlich geschuldeten Leistung unberührt.

(5) Nicht Gegenstand der vertraglichen Leistung sind insbesondere: • a) die Verarbeitung passwort- oder sonst kryptographisch geschützter Dateien ohne Bereitstellung des erforderlichen Schlüsselmaterials durch den Kunden; • b) die Verarbeitung von Dateien, die nach gängigen Standards maschinell nicht oder nicht zuverlässig lesbar sind (insbesondere stark beschädigte, unscharfe oder durch verlustbehaftete Kompression entwertete Dokumente); • c) die Verarbeitung von Dateien in technisch nicht unterstützten Formaten oder oberhalb der in der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) ausgewiesenen Größen-, Mengen- oder Verarbeitungsgrenzen; • d) die Verarbeitung von Inhalten in Sprachen oder Schriftsystemen, die von den eingesetzten OCR- und KI-Komponenten nicht oder nur eingeschränkt unterstützt werden; • e) die Erbringung von Funktionen, deren Voraussetzungen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters liegen oder die externe, vom Kunden kontrollierte Systeme oder Dienste voraussetzen (z. B. Mail-Eingang über einen vom Kunden betriebenen Mailserver, Anbindung eines Cloud-Speichers des Kunden). Auf Anforderungen nach Buchstaben a) bis e) findet § 8 (Mängelhaftung) keine Anwendung.

§ 4 Akzeptable Nutzung; Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB zu nutzen. Untersagt sind insbesondere: • a) das Einstellen, Speichern oder Verbreiten von Inhalten, die gegen geltendes Recht (insbesondere Urheberrecht, Strafrecht, Datenschutzrecht), die Rechte Dritter oder die guten Sitten verstoßen; • b) das Einstellen oder Verbreiten von Schadsoftware oder Inhalten, die geeignet sind, die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit des Dienstes oder der Infrastruktur Dritter zu beeinträchtigen; • c) die nicht autorisierte Umgehung oder Überwindung von Zugangs-, Mengen- oder Sicherheitsbeschränkungen; • d) das automatisierte Auslesen, Spiegeln oder massenhafte Replizieren des Dienstes oder seiner Inhalte über die für den vertragsgemäßen Gebrauch erforderlichen technischen Hilfsmittel hinaus; • e) die Nutzung des Dienstes für Zwecke, die im Widerspruch zum vertraglich vorgesehenen Zweck der Dokumentenverwaltung stehen, insbesondere die Nutzung als reinen Massenspeicher ohne Verwaltungs- oder Auswertungsbezug.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde verantwortet sämtliche unter seinem Konto vorgenommenen Aktivitäten, soweit ihn ein Verschulden trifft.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die von ihm eingestellten Inhalte in den Dienst einzubringen und durch den Anbieter verarbeiten zu lassen, insbesondere unter datenschutz-, urheber- und arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten. Verarbeitet der Kunde personenbezogene Daten Dritter, so ist er Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; der Anbieter ist insoweit Auftragsverarbeiter nach Maßgabe des AVV (Anhang 2).

(4) Der Anbieter ist berechtigt, bei begründetem Verdacht eines erheblichen Verstoßes gegen Absatz 1 oder bei behördlicher Anordnung den Zugang zu einzelnen Inhalten oder zum gesamten Konto vorübergehend zu sperren oder Inhalte zu entfernen, soweit dies zur Abwehr von Schaden, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zum Schutz Dritter erforderlich und verhältnismäßig ist. Der Anbieter informiert den Kunden über die Maßnahme und ihre Begründung in Textform unverzüglich (vgl. § 13 zur DSA-Compliance).

(5) Der Anbieter ist berechtigt, maßvolle technische Nutzungslimits (insbesondere Speichervolumen, Anzahl Dokumente pro Zeitraum, Anzahl OCR-Seiten, Anzahl Anfragen an „Pal", maximale Dateigröße, API-Aufruffrequenz) entsprechend dem gewählten Leistungspaket durchzusetzen. Die konkreten Grenzen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 1).

(6) Der Kunde stellt den Anbieter auf erstes schriftliches Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die diese gegen den Anbieter wegen einer Verletzung ihrer Rechte durch vom Kunden in den Dienst eingebrachte Inhalte oder durch eine vom Kunden zu vertretende Nutzung des Dienstes erheben (insbesondere Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, datenschutzrechtliche Positionen, gewerbliche Schutzrechte oder wettbewerbsrechtliche Vorschriften). Die Freistellung umfasst die zur Rechtsverteidigung erforderlichen angemessenen Kosten. Sie gilt nicht, soweit der Anspruch auf einem dem Anbieter zurechenbaren Verschulden beruht. Der Anbieter wird den Kunden über einen geltend gemachten Anspruch unverzüglich unterrichten, dem Kunden die Führung der Verteidigung ermöglichen und keinen Vergleich ohne dessen Zustimmung schließen. Gegenüber Verbrauchern findet diese Freistellungsklausel keine Anwendung; es gelten ausschließlich die allgemeinen Schadensersatzregeln (§§ 280 ff. BGB).

(7) Nutzerkonten für Minderjährige dürfen nur durch den Kunden als deren gesetzlichem Vertreter oder mit dessen Zustimmung angelegt werden. Vertragspartner bleibt in jedem Fall der Kunde; er verantwortet die Nutzung des Dienstes über die von ihm angelegten Nutzerkonten nach Maßgabe von Absatz 2.

§ 4a Schutz vor Missbrauch und unverhältnismäßigen Zugriffen

(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zu einzelnen Endpunkten, einzelnen Schnittstellen-Zugängen (z. B. API-Schlüsseln) oder zum gesamten Konto sofort und ohne vorherige Abmahnung zu sperren, wenn aufgrund objektiver Anhaltspunkte ein Missbrauch oder eine unverhältnismäßige Inanspruchnahme der Systeme des Anbieters vorliegt. Als Missbrauch oder unverhältnismäßige Inanspruchnahme gelten insbesondere: • a) das Fluten oder ungewöhnliche Belasten einzelner Endpunkte (z. B. mit dem Erscheinungsbild eines Denial-of-Service-Angriffs); • b) der Einsatz von Skripten, Bots oder sonstigen Automatisierungen, soweit sie nicht über die ausdrücklich dafür vorgesehenen Schnittstellen des Anbieters erfolgen oder die dort dokumentierten Grenzen überschreiten; • c) das Auslesen, Spiegeln oder massenhafte Replizieren des Dienstes oder seiner Inhalte; • d) die Umgehung oder versuchte Umgehung von Mengen-, Frequenz- oder Sicherheitsbeschränkungen, einschließlich Rate-Limits; • e) anomale Zugriffsmuster, insbesondere Brute-Force-Anmeldeversuche, ungewöhnlich hohe Frequenzen bei OCR-, KI- oder Pal-Anfragen sowie sonstige Muster, die auf eine maschinelle oder missbräuchliche Nutzung hindeuten.

(2) Der Anbieter informiert den Kunden über die ergriffene Maßnahme unverzüglich in Textform unter Angabe der wesentlichen Tatsachen und der rechtlichen oder vertraglichen Grundlage (§ 13 dieser AGB; Art. 17 DSA bleibt unberührt).

(3) Die Sperrung wird aufgehoben, sobald der Kunde nachweist, dass die zugrundeliegende Ursache beseitigt ist und eine Wiederholung nicht zu befürchten ist. Der Anbieter kann die Aufhebung von der Vereinbarung angemessener technischer oder organisatorischer Maßnahmen abhängig machen.

(4) Bei wiederholten oder besonders schwerwiegenden Verstößen ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund (§ 6 Abs. 4 dieser AGB, § 314 BGB) berechtigt. Schadensersatzansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

(5) Gegenüber Verbrauchern bleibt § 314 Abs. 2 BGB unberührt. Eine Sperrung gegenüber Verbrauchern ohne vorherige Abmahnung erfolgt nur, wenn die in Absatz 1 Buchstaben a) bis e) genannten Umstände eine Abmahnung erkennbar entbehrlich machen, insbesondere bei akuter Gefahr für die Verfügbarkeit oder Sicherheit des Dienstes oder bei strafbarem Verhalten.

§ 4b Behördliche Ersuchen; Sanktionen; Einsatzgrenzen; unentgeltliche Leistungen; Protokolldaten

(1) Der Anbieter gibt Inhalte des Kunden gegenüber Behörden oder sonstigen Dritten nur heraus, soweit er hierzu nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates rechtlich verpflichtet ist. Der Anbieter prüft Ersuchen im Rahmen des Zumutbaren auf ihre Rechtsgrundlage, informiert den Kunden vor einer Herausgabe, soweit dies rechtlich zulässig ist, und beschränkt die Herausgabe auf den rechtlich erforderlichen Umfang.

(2) Der Anbieter ist nicht verpflichtet, den Dienst zu erbringen, soweit dem Sanktions- oder Embargovorschriften der Europäischen Union oder ihrer Mitgliedstaaten entgegenstehen. Wird der Kunde auf einer einschlägigen Sanktionsliste geführt, ist der Anbieter berechtigt, die Leistung auszusetzen und den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, soweit dies rechtlich geboten ist; der Kunde wird hierüber informiert, soweit rechtlich zulässig.

(3) Der Dienst ist ein Werkzeug zur Dokumentenverwaltung. Der Kunde darf den Dienst und die Ausgaben der KI-Funktionen nicht als Bestandteil von Praktiken im Sinne des Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/1689 (verbotene Praktiken) und nicht als Komponente eines Hochrisiko-KI-Systems im Sinne des Art. 6 in Verbindung mit Anhang III dieser Verordnung einsetzen. Setzt der Kunde den Dienst entgegen Satz 2 ein oder nimmt er eine wesentliche Veränderung im Sinne des Art. 25 der Verordnung (EU) 2024/1689 vor, treffen die daraus folgenden Pflichten allein den Kunden; § 4 Abs. 6 (Freistellung) gilt entsprechend.

(4) Für Leistungen, die der Anbieter unentgeltlich erbringt (insbesondere Test- und Vorschauphasen sowie zusätzliche, nicht vergütete Funktionen), haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zwingende Rechte des Verbrauchers aus den §§ 327 ff. BGB hinsichtlich der entgeltlich geschuldeten Leistung bleiben unberührt.

(5) Gegenüber Unternehmern wird die inhaltliche Richtigkeit der vom Dienst erzeugten System- und Zugriffsprotokolle widerleglich vermutet; dem Unternehmer bleibt der Nachweis offen, dass die Protokolle unrichtig sind.

§ 5 Preise, Mehrwertsteuer, Zahlung

(1) Es gelten die im Bestellprozess angezeigten und in der jeweils gültigen Preisliste (Anhang 5) ausgewiesenen Preise.

(2) Gegenüber Verbrauchern werden Preise als Bruttopreise angegeben und enthalten die gesetzliche Mehrwertsteuer des EU-Mitgliedstaates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat. Gegenüber Unternehmern werden Preise als Nettopreise zuzüglich der jeweils gesetzlichen Mehrwertsteuer angegeben.

(3) Bei grenzüberschreitenden Leistungen an Unternehmer mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen EU-Mitgliedstaates erfolgt die Rechnungsstellung im Verfahren des Reverse-Charge nach Maßgabe der unionsrechtlichen Vorschriften; die Steuerschuld geht in diesem Fall auf den Leistungsempfänger über.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, vollständige und zutreffende Adress- und Steuerdaten anzugeben und Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Der Anbieter ist berechtigt, die angegebenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen zu plausibilisieren.

(5) Die Zahlung erfolgt im Voraus durch eines der im Bestellprozess angebotenen Zahlungsmittel. Bei monatlicher Abrechnung wird das Entgelt zu Beginn jeder Abrechnungsperiode fällig, bei jährlicher Abrechnung einmalig zu Beginn der Vertragslaufzeit.

(6) Überschreitet die tatsächliche Nutzung das im Leistungspaket enthaltene Speichervolumen, so wird zusätzlich benötigter Speicher zu den in der Preisliste ausgewiesenen Sätzen je angefangenem Gigabyte abgerechnet. Der Anbieter informiert den Kunden vor Beginn der zusätzlichen Berechnung in Textform.

(7) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen zu verlangen sowie die weitere Erbringung des Dienstes nach vorheriger Mahnung in Textform und Setzung einer angemessenen Nachfrist auszusetzen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Eine Aussetzung wegen Zahlungsverzugs erfasst nicht den lesenden Zugriff auf bereits gespeicherte Inhalte und nicht den Datenexport nach § 11; beide bleiben mindestens 30 Tage ab Beginn der Aussetzung möglich. Im Übrigen ist der Anbieter berechtigt, gezielt Annahme- und Verarbeitungsfunktionen (insbesondere Upload, OCR und KI-Funktionen) auszusetzen.

(8) Der Kunde kann gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur insoweit zu, als seine Gegenansprüche auf demselben Vertragsverhältnis beruhen. Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Vorschriften.

(9) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise bestehender Verträge höchstens einmal je Kalenderjahr anzupassen, soweit sich die für die Erbringung des Dienstes maßgeblichen Gesamtkosten (insbesondere Kosten für Rechenzentrums- und Netzinfrastruktur, Energie, Softwarelizenzen und Personal sowie durch Rechtsänderungen verursachte Kosten) seit der letzten Preisfestsetzung nachweisbar verändert haben. Die Anpassung erfolgt nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) und höchstens im Umfang der Kostenveränderung; Kostensenkungen werden nach denselben Maßstäben preismindernd berücksichtigt. Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Erhöht der Anbieter die Preise, kann der Kunde den Vertrag mit Wirkung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung in Textform kündigen; hierauf wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Eine Zustimmungsfiktion findet auf Preisänderungen keine Anwendung. Dem Kunden zugesagte dauerhafte Nachlässe (insbesondere Gründerkonditionen aus Unterstützerkampagnen, vgl. Anhang 5 Ziffer 9) bleiben von einer Anpassung des Listenpreises unberührt.

§ 6 Vertragslaufzeit; ordentliche Kündigung (allgemeiner Standard)

(1) Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Leistungspaket (monatlich oder jährlich, vgl. Preisliste, Anhang 5).

(2) Verträge mit monatlicher Abrechnung können vom Kunden mit einer Frist von einem Monat zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode ordentlich gekündigt werden.

(3) Verträge mit jährlicher Erstlaufzeit verlängern sich nach Ablauf der Erstlaufzeit auf unbestimmte Zeit und können sodann vom Kunden mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats ordentlich gekündigt werden. Bei Verträgen mit Verbrauchern gilt ergänzend § 22.

(4) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei einem erheblichen Verstoß des Kunden gegen § 4 dieser AGB, der trotz Abmahnung fortgesetzt wird, oder bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung.

(5) Kündigungen bedürfen mindestens der Textform.

§ 7 Verfügbarkeit; Wartung

(1) Der Anbieter ist bestrebt, eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes zu gewährleisten. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote oder ein bestimmtes Service-Level wird nicht zugesichert und ist nicht Bestandteil dieser AGB; eine ausdrückliche Service-Level-Vereinbarung kann gesondert vereinbart werden. Gegenüber Unternehmern ist die tatsächliche Verfügbarkeit keine Beschaffenheitsvereinbarung im Sinne des § 434 BGB. Gegenüber Verbrauchern bleiben die Aktualisierungs- und Mängelvorschriften der §§ 327 ff. BGB unberührt; insoweit wird der Dienst so bereitgestellt, dass er den objektiven Anforderungen an einen Dienst dieser Art entspricht.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, planbare Wartungsarbeiten in nutzungsarmen Zeiten (insbesondere in der Nachtzeit nach mitteleuropäischer Zeit) durchzuführen und den Dienst hierfür vorübergehend einzuschränken oder zu unterbrechen. Geplante Wartungsfenster werden dem Kunden mit angemessenem Vorlauf, in der Regel mindestens 72 Stunden im Voraus, angekündigt; bei dringenden sicherheitsrelevanten Wartungen kann die Frist verkürzt werden.

(3) Beeinträchtigungen der Verfügbarkeit infolge höherer Gewalt, Eingriffen Dritter, Störungen vor- oder nachgelagerter Telekommunikationsdienste, Störungen von Subunternehmern oder Sub-Auftragsverarbeitern außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters sowie infolge angekündigter Wartung gelten nicht als Mangel des Dienstes.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, sich zur Erbringung des Dienstes geeigneter Subunternehmer zu bedienen. Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter ergibt sich aus Anhang 3.

§ 8 Mängelhaftung; Aktualisierungspflicht (digitale Dienstleistung)

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst während der Bereitstellungszeit den in der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) und im Übrigen den objektiven Anforderungen an einen Dienst dieser Art entspricht, soweit nicht zwingende Rechtsvorschriften des Aufenthaltsstaates des Kunden ein strengeres Maß vorsehen.

(2) Der Anbieter stellt während der Vertragslaufzeit die für die Aufrechterhaltung der Vertragsmäßigkeit erforderlichen Aktualisierungen, insbesondere sicherheitsrelevante Aktualisierungen, bereit. Über Aktualisierungen wird der Kunde in geeigneter Weise (z. B. durch In-App-Hinweis, E-Mail oder Status-Mitteilung) informiert, soweit dies für die Nutzung erforderlich ist.

(3) Mängel sind dem Anbieter unverzüglich in Textform anzuzeigen. Bei Mängeln gelten die gesetzlichen Rechte des Kunden. Für Verbraucher in der Bundesrepublik Deutschland gilt zusätzlich Teil B § 24.

(4) Die OCR, die KI-gestützte Klassifikation und das semantische Schlagworten sowie der dialogbasierte Suchassistent „Pal" sind statistische Verfahren, deren Ergebnisse von Eingabematerial, Sprache, Bildqualität, Modellgüte und weiteren Faktoren abhängen. Vertragsgemäße Beschaffenheit ist die Bereitstellung dieser Funktionen mit Ergebnis-Vorschlägen, nicht das Erreichen einer bestimmten Erkennungs-, Klassifikations- oder Antwortgüte. Vorschläge der Klassifikation und Antworten von „Pal" sind unterstützende Hinweise und ersetzen keine inhaltliche Prüfung durch den Kunden. Gegenüber Verbrauchern bleiben die gesetzlichen Mängelrechte (§§ 327 ff. BGB) unberührt; sie beziehen sich auf die so definierte Beschaffenheit.

§ 9 Haftung (allgemeiner Standard, vorbehaltlich nationaler Verschärfungen)

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsrechts.

(2) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf — sogenannte Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Eine darüber hinausgehende Haftung des Anbieters bei leichter Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nicht für die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und nicht für Schäden, die auf einer arglistigen Täuschung oder der Übernahme einer Garantie durch den Anbieter beruhen.

(5) Gegenüber Unternehmern gilt zusätzlich: Die Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen und mittelbare Folgeschäden ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Soweit zulässig, ist die Haftung des Anbieters gegenüber Unternehmern für sämtliche aus einem einzelnen Schadensfall resultierenden Ansprüche der Höhe nach auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis an den Anbieter geleistet hat, mindestens jedoch 1.000 EUR; für sämtliche Schadensfälle innerhalb eines Vertragsjahres ist die Haftung insgesamt auf 200 % dieses Betrages begrenzt. Bei Datenverlust ist die Haftung zusätzlich auf den Aufwand begrenzt, der bei einer zusätzlich vom Kunden vorzunehmenden, mindestens wöchentlichen Vollsicherung und täglich inkrementellen Sicherung der vom Kunden bereitgestellten Inhalte zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre; dies gilt unabhängig davon, ob der Anbieter im Rahmen seiner Sicherungsroutinen eigene Sicherungskopien führt.

(6) Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig eigene Sicherungskopien seiner Inhalte vorzunehmen, soweit eine Wiederbeschaffung mit zumutbarem Aufwand möglich ist. Der Anbieter weist auf die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Export- und Sicherungsmöglichkeiten hin.

(7) Ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere die Verletzung der Pflichten aus § 4 Abs. 2 und § 9 Abs. 6, ist nach § 254 BGB anspruchsmindernd zu berücksichtigen.

§ 10 Datenschutz; Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) sowie der jeweils geltenden nationalen Vorschriften. Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden selbst (Stamm-, Vertrags-, Abrechnungs- und Supportdaten) ergeben sich aus der Datenschutzerklärung, abrufbar unter https://paless.eu/de/privacy.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Erbringung des Dienstes personenbezogene Daten verarbeitet, die der Kunde im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortet (insbesondere personenbezogene Daten in den vom Kunden eingestellten Dokumenten oder Metadaten), ist der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Es gilt insoweit der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Anhang 2. Bei Widerspruch zwischen diesen AGB und dem AVV geht der AVV vor.

(3) Der Anbieter verpflichtet sich, personenbezogene Inhalte des Kunden nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle zu verwenden und keine Weitergabe an externe Anbieter zum Zweck der Inhaltsanalyse vorzunehmen, soweit nicht durch zwingende gesetzliche Verpflichtung oder durch ausdrückliche, gesonderte Einwilligung des Kunden etwas anderes bestimmt ist.

(4) Die Erbringung des Dienstes erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Die Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter ergibt sich aus Anhang 3. Über Änderungen der Sub-Auftragsverarbeiter wird der Kunde mit angemessenem Vorlauf in Textform informiert; dem Kunden steht insoweit ein Widerspruchsrecht nach Maßgabe des AVV zu.

§ 11 Datenexport; Anbieterwechsel (Data Act)

(1) Der Kunde kann jederzeit während der Vertragslaufzeit sowie für einen angemessenen Zeitraum nach Vertragsende einen Export seiner im Dienst gespeicherten Inhalte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern. Der Anbieter stellt hierfür entsprechende technische Mittel bereit, in der Regel als Download eines Datenarchivs, das Originaldokumente, strukturierte Metadaten sowie ein technisches Manifest umfasst. Einzelheiten zum Format ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 1).

(2) Bei Beendigung des Vertrages unterstützt der Anbieter den Kunden bei dem Wechsel zu einem anderen Anbieter oder zur eigenen Infrastruktur des Kunden nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Der Übergangszeitraum für einen solchen Wechsel beträgt bis zu 30 Tage ab Wirksamwerden der Beendigung. Auf Antrag des Kunden kann dieser Zeitraum um bis zu sechs Monate verlängert werden; für die Verlängerung ist ein angemessenes Aufwandsentgelt nach der Preisliste (Anhang 5 Ziffer 8) zu zahlen, soweit Art. 25 und Art. 29 Verordnung (EU) 2023/2854 dies zulassen.

(3) Der Anbieter erhebt keine gesonderten Gebühren für den Export der Inhalte des Kunden und für den Wechselvorgang als solchen während des Übergangszeitraums nach Absatz 2 Satz 2 (30 Tage). Eine Verlängerung des Zeitraums nach Absatz 2 Satz 3 ist nach Maßgabe dieser AGB und der Preisliste vergütungspflichtig. Ab dem 12. Januar 2027 gilt für den Wechselvorgang Art. 29 Verordnung (EU) 2023/2854.

(4) Nach Ablauf des Übergangszeitraums bzw. — soweit kein Wechsel gewünscht wird — nach Ablauf der in Absatz 5 genannten Aufbewahrungsfrist werden die Inhalte des Kunden im Wirksystem endgültig gelöscht und stehen für eine Wiederherstellung nicht mehr zur Verfügung. Der Anbieter weist den Kunden bei Wirksamwerden der Beendigung sowie angemessene Zeit vor der endgültigen Löschung in Textform auf die bevorstehende Löschung hin. Für Inhalte, die nach Maßgabe dieses § 11 gelöscht wurden, bestehen keine Ansprüche auf Wiederherstellung; Ansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit sowie § 9 Abs. 4 bleiben unberührt.

(5) Die Inhalte des Kunden bleiben nach Wirksamwerden der Beendigung für die Dauer des Übergangszeitraums nach Absatz 2, mindestens jedoch für 30 Tage, zum Zwecke der Datenmitnahme abrufbar. Anschließend werden sie aus dem Wirksystem gelöscht; aus regelmäßigen Sicherungskopien werden sie nach Maßgabe der jeweiligen Rotationszyklen entfernt, die in Anhang 3 dokumentiert sind. § 14 (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) bleibt unberührt.

§ 12 Künstliche Intelligenz; Transparenz

(1) Der Dienst enthält KI-Systeme im Sinne von Art. 3 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), insbesondere • a) den dialogbasierten Suchassistenten „Pal" (Retrieval-augmented Generation auf Basis selbstgehosteter Sprachmodelle) und • b) die KI-gestützte Klassifikation und das semantische Schlagworten von Dokumenten.

(2) Der Anbieter wird den Kunden vor der ersten Interaktion mit dem dialogbasierten Suchassistenten „Pal" in der Benutzeroberfläche darauf hinweisen, dass es sich um ein KI-System handelt (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung).

(3) Automatisiert von einem KI-System erzeugte Inhalte (insbesondere Antworten von „Pal", Schlagwort- und Klassifikationsvorschläge) werden, soweit technisch möglich, als KI-generiert technisch oder visuell kenntlich gemacht (Art. 50 Abs. 2 KI-Verordnung).

(4) Der Anbieter setzt KI-Modelle ein, die er selbst auf eigener Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union betreibt. Eine Weitergabe der Inhalte des Kunden an externe KI-Anbieter zur Inferenz oder zum Training findet in der Standardkonfiguration des Dienstes nicht statt. Sollte der Kunde optional Funktionen aktivieren, die externe Dienste einbinden, wird er hierauf vor Aktivierung gesondert hingewiesen.

(5) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass KI-gestützte Antworten fehlerhaft, unvollständig oder erfunden („halluziniert") sein können. Antworten des Suchassistenten „Pal" und Vorschläge der Klassifikation sind als unterstützende Hilfen zu verstehen und ersetzen keine eigene Prüfung durch den Kunden; sie stellen insbesondere keine rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Beratung dar.

(6) Soweit der Dienst Funktionen bereitstellt, mit denen auf Grundlage von KI-Ausgaben Handlungen mit Wirkung gegenüber Dritten vorbereitet werden können (insbesondere das Entwerfen und Versenden von E-Mails einschließlich Anhängen, das Ausfüllen von Formularen, das Anbringen elektronischer Signaturen sowie das Freigeben von Inhalten über Teilen-Funktionen), werden solche Handlungen ausschließlich nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Kunden ausgeführt. Der Kunde ist verpflichtet, Inhalt, Anhänge und Empfänger vor der Freigabe zu prüfen; die Verantwortung für die Freigabe liegt beim Kunden. Elektronische Signaturen im Dienst sind, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, keine qualifizierten elektronischen Signaturen im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS); der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass mit ihnen Formerfordernisse erfüllt werden, die eine bestimmte Signaturform voraussetzen.

§ 13 Inhaltsverantwortung; Meldungen rechtswidriger Inhalte (DSA)

(1) Der Anbieter ist Hostingdiensteanbieter im Sinne des Art. 6 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act, DSA). Hinweise auf mutmaßlich rechtswidrige Inhalte können dem Anbieter elektronisch unter dsa@paless.eu übermittelt werden. Der Anbieter prüft eingehende Meldungen und ergreift die nach den Umständen erforderlichen Maßnahmen.

(2) Als zentrale Kontaktstelle im Sinne von Art. 11 und 12 DSA bestimmt der Anbieter dsa@paless.eu. Verkehrssprachen sind Deutsch und Englisch.

(3) Beschränkt oder entfernt der Anbieter Inhalte des Kunden oder schränkt er das Konto des Kunden ein, so erhält der Kunde eine begründete Mitteilung in Textform unter Angabe der wesentlichen Tatsachen und der rechtlichen oder vertraglichen Grundlage (Art. 17 DSA). Dies gilt nicht, soweit gesetzliche Geheimhaltungspflichten oder behördliche Anordnungen entgegenstehen.

(4) Der Anbieter ist als reiner Hostingdienstanbieter ohne Funktionalität der öffentlichen Verbreitung nicht Online-Plattform im Sinne des Art. 3 lit. i DSA; die Pflichten nach Kapitel III Abschnitt 3 DSA (Art. 20 ff.) sind insoweit nicht anwendbar.

§ 14 Aufbewahrung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten

(1) Der Anbieter ist verpflichtet, abrechnungs- und vertragsrelevante Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere Handels- und Steuerrecht) aufzubewahren. Insoweit findet eine Löschung nicht oder nur eingeschränkt statt; die Daten werden für andere Zwecke nicht mehr verwendet.

(2) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass aus regelmäßigen Sicherungskopien einzelne Daten erst mit Ablauf der jeweiligen Rotationszyklen vollständig entfernt sind. Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Daten aus Sicherungskopien nicht für andere Zwecke als die Wiederherstellung im Notfall verwendet werden.

§ 15 Geo-Blocking; Gleichbehandlung im Binnenmarkt

Der Anbieter gewährt allen Kunden mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat gleichberechtigten Zugang zur Webseite und zum Bestellprozess. Eine Diskriminierung aufgrund von Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Niederlassung findet nicht statt. Unterschiede in der Bruttopreisanzeige für Verbraucher beruhen ausschließlich auf den jeweils national geltenden Mehrwertsteuersätzen und stellen keine verbotene Diskriminierung im Sinne der Verordnung (EU) 2018/302 dar.

§ 16 Höhere Gewalt

Keine Vertragspartei haftet für die Nichterfüllung oder verzögerte Erfüllung ihrer Pflichten, soweit dies auf Ereignissen höherer Gewalt beruht, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen und nicht vorhersehbar oder mit zumutbaren Mitteln abwendbar waren. Hierzu zählen insbesondere • a) Naturkatastrophen, Krieg, Terror, Sabotage und vergleichbare Ereignisse; • b) behördliche Maßnahmen, insbesondere regulatorische Anordnungen gegen den Anbieter oder gegen einen Sub-Auftragsverarbeiter; • c) Streiks und Arbeitskämpfe, sofern sie nicht ausschließlich den Betrieb des Anbieters betreffen; • d) allgemeine Internet-, Strom- oder Telekommunikationsausfälle; • e) schwerwiegende Cyber-Angriffe, die trotz Einhaltung des Stands der Technik nicht abwehrbar sind, einschließlich kritischer Zero-Day-Sicherheitslücken in eingesetzter Drittsoftware; • f) pandemische Lagen und vergleichbare gesundheitsbedingte Ereignisse, die behördliche Maßnahmen oder umfangreiche Personalausfälle nach sich ziehen; • g) Lieferkettenausfälle bei Sub-Auftragsverarbeitern, soweit gleichwertige Ersatzleistungen nicht innerhalb angemessener Frist beschafft werden können. Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich informieren und sich nach Kräften bemühen, die Auswirkungen zu begrenzen.

§ 17 Rechte am Dienst; Inhalte des Kunden

(1) Sämtliche Rechte am Dienst, insbesondere Urheber-, Marken- und sonstige Schutzrechte, stehen dem Anbieter oder seinen Lizenzgebern zu. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare und auf die vertragsgemäße Nutzung beschränkte Recht, den Dienst zu nutzen.

(2) An den Inhalten des Kunden erwirbt der Anbieter keine über die zur Vertragserfüllung erforderliche Nutzung hinausgehenden Rechte. Der Kunde räumt dem Anbieter das einfache, räumlich auf die EU beschränkte, zeitlich auf die Vertragsdauer und auf die zur Erbringung des Dienstes erforderlichen Aufbewahrungs- und Löschvorgänge begrenzte Recht ein, die Inhalte zu speichern, zu vervielfältigen, zu indizieren, technisch zu transformieren (z. B. Format-Umwandlung, OCR, Erzeugung von Vektor-Repräsentationen) und im Rahmen der Funktionen des Dienstes für den Kunden zugänglich zu machen.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, anonymisierte und in nicht-personenbezogener Form aggregierte Nutzungs-, Telemetrie- und Fehlerdaten zum Betrieb, zur Sicherheit, zur Fehlerbehebung, zur Kapazitätsplanung und zur Produktverbesserung zu verarbeiten. Eine Verarbeitung von Inhalten des Kunden zum Training eigener oder fremder KI-Modelle findet nach § 10 Abs. 3 nicht statt; diese Klausel bleibt durch Satz 1 unberührt.

(4) Im Bereich des unternehmerischen Verkehrs (§ 14 BGB) ist es dem Kunden untersagt, den Dienst, seine Bestandteile oder die zugrundeliegende Software zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren oder zu disassemblieren, vergleichende Wettbewerbsanalysen vorzunehmen oder den Dienst oder seine Inhalte zu Zwecken des Wettbewerbs systematisch auszulesen, sofern und soweit § 69d Abs. 1 und § 69e UrhG keine entgegenstehenden gesetzlichen Rechte einräumen. Gegenüber Verbrauchern bleiben die gesetzlichen Schranken unberührt.

§ 17a Referenznennung und Marketing

(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Firmennamen und das Firmenlogo des Unternehmer-Kunden in einer Kundenreferenz-Liste auf seiner Webseite, in Pressemitteilungen und in Vertriebsmaterialien zu nennen, um die Geschäftsbeziehung sachlich zu dokumentieren. Inhaltliche Aussagen über die Kundennutzung (insbesondere Fallstudien, Erfahrungsberichte, Zitate) bedürfen einer gesonderten schriftlichen Freigabe des Kunden.

(2) Der Unternehmer-Kunde kann der Nennung jederzeit in Textform widersprechen. Der Anbieter wird die Nennung sodann binnen 30 Tagen entfernen.

(3) Gegenüber Verbrauchern findet diese Klausel keine Anwendung.

§ 18 Vertraulichkeit

Die Vertragsparteien werden alle ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung bekannt werdenden vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich behandeln und nur für die Zwecke der Vertragsdurchführung verwenden. Diese Pflicht besteht für einen Zeitraum von drei Jahren nach Beendigung des Vertrages fort. Sie gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, ohne Verschulden öffentlich bekannt werden, von der empfangenden Partei rechtmäßig von Dritten erworben werden oder kraft Gesetzes oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind.

§ 19 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB sowie die Anhänge zu ändern, wenn dies erforderlich ist aufgrund • a) zwingender gesetzlicher, regulatorischer oder höchstrichterlicher Vorgaben, • b) technischer oder sicherheitsrelevanter Erfordernisse, deren Umsetzung den Dienst in seiner Kernleistung nicht reduziert, oder • c) der Einführung neuer oder zusätzlicher Funktionen, ohne dass die bestehende Kernleistung reduziert wird. Eine Reduktion der vertraglichen Kernleistung oder eine wesentliche Verschlechterung der Hauptpflichten des Anbieters durch einseitige Änderung ist ausgeschlossen; eine solche Änderung bedarf der Zustimmung des Kunden oder berechtigt den Kunden zur außerordentlichen Kündigung zum geplanten Inkrafttretenszeitpunkt. Für Änderungen der Preise gilt ausschließlich § 5 Absatz 9.

(2) Geplante Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Die Mitteilung enthält die geänderten Klauseln, eine zusammenfassende Begründung sowie einen Hinweis auf das Widerspruchsrecht des Kunden, die Widerspruchsfrist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs.

(3) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der Widerspruchsfrist von sechs Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, so gelten die Änderungen als genehmigt. Hierauf wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

(4) Widerspricht der Kunde fristgerecht, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung ordentlich zu kündigen.

(5) Änderungen, die ausschließlich begünstigend wirken oder die nur eine Anpassung an zwingendes Recht umsetzen, können auch ohne Einhaltung der vorgenannten Frist wirksam werden.

§ 20 Rechtswahl; Gerichtsstand

(1) Für sämtliche Rechtsbeziehungen aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Verbraucher, so gilt die Rechtswahl nach Absatz 1 nur insoweit, als dem Verbraucher nicht der Schutz entzogen wird, der ihm durch die zwingenden Bestimmungen des Rechts seines gewöhnlichen Aufenthaltsstaates gewährt wird (Art. 6 Abs. 2 Verordnung (EG) Nr. 593/2008 [Rom-I-VO]).

(3) Ist der Kunde Unternehmer, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag Düsseldorf. Der Anbieter ist berechtigt, den Unternehmer-Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(4) Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände nach Art. 17 ff. der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012 (Brüssel-Ia-VO) bzw. nach den jeweils nationalen Vorschriften.

(5) Gegenüber Unternehmern verjähren vertragliche Ansprüche gegen den Anbieter in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn (§ 199 BGB). Hiervon ausgenommen sind Ansprüche • a) aus Vorsatz und arglistiger Täuschung des Anbieters, • b) wegen Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, • c) aus dem Produkthaftungsgesetz, • d) aus einer vom Anbieter übernommenen Garantie, • e) sowie sonstige Ansprüche, soweit zwingendes Recht eine längere Verjährungsfrist vorsieht (insbesondere Art. 82 DSGVO). Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen unverändert.

§ 21 Schlussbestimmungen

(1) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit der AGB im Übrigen davon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die jeweilige gesetzliche Regelung. Eine geltungserhaltende Reduktion findet gegenüber Verbrauchern nicht statt, soweit dies zu einer unangemessenen Benachteiligung führen würde.

(2) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(3) Die Aufrechnung mit Forderungen, die dem Kunden von Dritten abgetreten wurden, ist gegenüber dem Anbieter nur zulässig, wenn die abgetretene Forderung unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif ist. § 5 Absatz 8 bleibt unberührt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen, namentlich im Wege der Spaltung, Verschmelzung, eines Asset Deals oder der Übertragung auf ein mit dem Anbieter im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen. Eine geplante Übertragung wird dem Kunden mit angemessenem Vorlauf in Textform mitgeteilt. Der Kunde ist berechtigt, den Vertrag zum geplanten Übertragungsstichtag außerordentlich zu kündigen, sofern die Übertragung für ihn nicht zumutbar ist.

(5) Der Anbieter kann das Vertragsverhältnis mit einem Kunden, der über einen zusammenhängenden Zeitraum von zwölf Monaten keine Anmeldung am Dienst durchgeführt hat, mit einer Frist von 30 Tagen in Textform ordentlich kündigen. Innerhalb der Kündigungsfrist bleibt dem Kunden der Datenexport nach § 11 zugänglich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 14) bleiben unberührt.

TEIL B — Deutsche Sonderregelungen (DE-Layer)

Die nachfolgenden Klauseln gelten zusätzlich zur EU-Basis (Teil A) für Verträge, die deutschem Recht unterliegen, sowie unabhängig von der Rechtswahl für Verbraucher mit gewöhnlichem Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland (Art. 6 Rom-I-VO). Bei Widerspruch zu Teil A geht Teil B vor.

§ 22 Vertragslaufzeit; Kündigung gegenüber Verbrauchern (§ 309 Nr. 9 BGB)

(1) Wird der Vertrag mit einem Verbraucher mit einer Erstlaufzeit von mehr als einem Monat geschlossen, so beträgt die Erstlaufzeit höchstens 24 Monate. Nach Ablauf der Erstlaufzeit verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit, soweit nicht eine Partei spätestens einen Monat vor Ablauf der Erstlaufzeit kündigt.

(2) Nach Übergang in die unbestimmte Zeit kann der Verbraucher den Vertrag jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündigen.

(3) Die Kündigung kann in Textform (per E-Mail an kuendigung@paless.eu) oder über den Kündigungsbutton im Sinne von § 312k BGB erklärt werden.

§ 23 Kündigungsbutton (§ 312k BGB)

(1) Der Anbieter stellt Verbrauchern für die Kündigung online geschlossener Verträge über entgeltliche Dauerschuldverhältnisse auf der Webseite einen leicht zugänglichen Kündigungsbutton zur Verfügung. Dieser Button ist über die URL https://paless.eu/de/kuendigen direkt — ohne vorheriges Einloggen — erreichbar und ist eindeutig mit der Aufschrift „Verträge hier kündigen" beschriftet.

(2) Nach Betätigen des Kündigungsbuttons gelangt der Verbraucher auf eine Bestätigungsseite, auf der er die zur eindeutigen Identifizierung des Vertragsverhältnisses, zur Bezeichnung der Kündigungsart, zur Mitteilung der Kündigungsfrist und zur Mitteilung einer elektronischen Empfangsbestätigung erforderlichen Angaben machen kann. Die Bestätigungsseite enthält eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Jetzt kündigen", mit deren Betätigung die Kündigungserklärung wirksam abgegeben wird.

(3) Der Anbieter bestätigt dem Verbraucher den Zugang der Kündigungserklärung sowie deren Inhalt unverzüglich auf elektronischem Wege in Textform.

§ 24 Mängelrechte; Aktualisierungspflicht bei digitalen Produkten (§§ 327 ff. BGB)

(1) Ist der Kunde Verbraucher und stellt der Anbieter dem Verbraucher den Dienst gegen Zahlung eines Preises bereit, so gelten ergänzend die §§ 327 ff. BGB über Verträge über digitale Produkte. Insbesondere stellt der Anbieter dem Verbraucher gemäß § 327f BGB während des gesamten Bereitstellungszeitraums die Aktualisierungen bereit, die erforderlich sind, damit der Dienst der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit und den objektiven Anforderungen entspricht; hierzu zählen insbesondere sicherheitsrelevante Aktualisierungen.

(2) Über das Vorliegen einer Aktualisierung und über die Folgen einer unterlassenen Installation einer Aktualisierung wird der Verbraucher in geeigneter Weise informiert. Zeigt sich ein Mangel innerhalb eines Jahres nach Bereitstellung, so wird vermutet, dass dieser Mangel bereits bei Bereitstellung vorhanden war (§ 327k Abs. 1 BGB).

(3) Bei Mangelhaftigkeit des Dienstes stehen dem Verbraucher die gesetzlichen Mängelrechte zu (Nacherfüllung gemäß § 327l BGB, Vertragsbeendigung gemäß § 327m BGB, Minderung gemäß § 327n BGB, Schadensersatz gemäß §§ 327i, 280 ff. BGB). Eine Verkürzung dieser Rechte zum Nachteil des Verbrauchers findet nicht statt.

§ 25 Haftungsbeschränkung gegenüber Verbrauchern (§ 309 Nr. 7 BGB)

§ 9 (Haftung) gilt gegenüber Verbrauchern mit der Maßgabe, dass eine Beschränkung der Haftung des Anbieters nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit erfolgt; dies gilt auch dann, wenn die Pflichtverletzung auf einer einfachen Fahrlässigkeit beruht. Die in § 9 vorgesehene betragsmäßige Haftungshöchstgrenze gilt nicht gegenüber Verbrauchern.

§ 26 Widerrufsrecht für Verbraucher

(1) Verbrauchern steht bei online geschlossenen Verträgen mit dem Anbieter ein Widerrufsrecht nach Maßgabe der §§ 312g, 355 BGB zu. Die Einzelheiten und die jeweils erforderlichen Belehrungen sind in der Widerrufsbelehrung gemäß Anhang 4 enthalten, die Vertragsbestandteil ist.

(2) Soweit der Verbraucher ausdrücklich verlangt, dass der Anbieter mit der Erbringung der vertraglich geschuldeten digitalen Dienstleistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, und seine Kenntnis vom Erlöschen des Widerrufsrechts bestätigt, erlischt das Widerrufsrecht bei vollständiger Erbringung der Dienstleistung gemäß § 356 Abs. 4 BGB. Für die bis zum Widerruf erbrachten Teilleistungen schuldet der Verbraucher Wertersatz, soweit dieser nach Maßgabe des § 357 BGB geschuldet ist.

§ 27 Preise; Preisangabenverordnung (PAngV)

Preisangaben gegenüber Verbrauchern erfolgen als Gesamtpreise einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer sowie aller weiteren Preisbestandteile (§ 3 PAngV). Bei Verträgen mit automatischer Verlängerung wird der Verbraucher in der Bestellzusammenfassung und in dieser AGB klar und verständlich über die Höhe der Folgekosten nach Ablauf der Erstlaufzeit informiert. Der Anbieter weist im Bestellprozess auf die Höhe des nach Ablauf der Erstlaufzeit anfallenden Entgelts ausdrücklich hin.

§ 28 Verbraucherstreitbeilegung (§ 36 VSBG)

(1) Hinweis zur Online-Streitbeilegungsplattform der Europäischen Kommission: Die zuvor unter ec.europa.eu/consumers/odr erreichbare Online-Streitbeilegungsplattform wurde am 20. Juli 2025 abgeschaltet. Ein Verweis auf diese Plattform entfällt deshalb.

(2) Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

(3) Die nach § 36 Absatz 1 Nummer 2 VSBG zuständige allgemeine Verbraucherschlichtungsstelle ist die Universalschlichtungsstelle des Zentrums für Schlichtung e. V., Straßburger Straße 8, 77694 Kehl am Rhein (https://www.universalschlichtungsstelle.de). Auf diese wird Verbraucher im Streitfall hingewiesen.

§ 29 Anbieterkennzeichnung; Verweis auf Impressum und Datenschutz

(1) Die nach § 5 des Gesetzes über digitale Dienste (DDG) und nach § 18 des Medienstaatsvertrages (MStV) erforderlichen Anbieterangaben ergeben sich aus dem Impressum, abrufbar unter https://paless.eu/de/impressum.

(2) Die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und insbesondere zum Einsatz von Cookies und vergleichbaren Technologien nach § 25 TDDDG ergeben sich aus der Datenschutzerklärung, abrufbar unter https://paless.eu/de/privacy.

§ 30 Hinweis zur Werbung mit Funktionalitäten und Standards

(1) Der Anbieter bewirbt den Dienst unter anderem damit, dass er die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019) unterstützt. Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass die Einhaltung der GoBD bei einer konkreten Buchhaltung oder Dokumentenablage nicht allein durch den Einsatz einer Software sichergestellt wird, sondern zusätzlich eine vom Kunden zu erstellende Verfahrensdokumentation, ein geeignetes internes Kontrollsystem sowie weitere organisatorische Maßnahmen voraussetzt. Der Anbieter sichert keine GoBD-Konformität der gesamten Buchführung des Kunden zu und übernimmt insoweit keine Garantie.

(2) Der Anbieter bewirbt den Dienst unter anderem mit dem Hosting in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union und mit dem Verzicht auf Hyperscaler-Anbieter mit Sitz außerhalb der EU. Diese Aussage gilt für den Wirkbetrieb des Dienstes; die jeweils aktuellen Sub-Auftragsverarbeiter sind in Anhang 3 ausgewiesen.

(3) Soweit der Anbieter mit der mehrfach redundanten Speicherung der Inhalte des Kunden wirbt, gilt diese Aussage als Beschreibung der eingesetzten technischen Architektur. Eine Garantie im Sinne des § 443 BGB für die Unverlust- oder Unzerstörbarkeit der Inhalte wird damit nicht übernommen. Der Kunde ist gehalten, im Rahmen seiner Möglichkeiten regelmäßig eigene Sicherungskopien anzufertigen (§ 9 Abs. 6).

(4) Der Anbieter behält sich vor, einzelne Funktionen, einzelne Konformitätszusagen oder einzelne Audit-Ergebnisse erst nach Erreichung definierter interner Reifekriterien als verbindlich zuzusagen. Gegenüber Unternehmern begründen Aussagen in Marketing-, Webseiten- oder sonstigen Vertriebsmaterialien vor einer ausdrücklichen Aufnahme in die Leistungsbeschreibung (Anhang 1) oder eine separate Vereinbarung keine Beschaffenheitsvereinbarung. Gegenüber Verbrauchern richtet sich die Maßgeblichkeit öffentlicher Äußerungen des Anbieters nach den §§ 327e Abs. 3, 327h BGB; öffentliche Äußerungen, die vor Vertragsschluss in derselben oder in gleichwertiger Weise berichtigt wurden, gehören danach nicht zu den objektiven Anforderungen.

§ 31 Salvatorische Klausel ergänzend für DE

Sollten einzelne Klauseln dieser AGB gegenüber Verbrauchern wegen Verstoßes gegen zwingende Vorschriften des deutschen Verbraucherschutzrechts unwirksam sein, so tritt an ihre Stelle die jeweilige gesetzliche Regelung. Eine geltungserhaltende Reduktion findet insoweit nicht statt. Die Wirksamkeit der übrigen Klauseln bleibt unberührt.

Anhang 1 — Leistungsbeschreibung „paless"

Die Leistungsbeschreibung ist Vertragsbestandteil der AGB des Anbieters. Sie kann unabhängig von den AGB versioniert und nach Maßgabe von § 19 der AGB (Änderungen) fortgeschrieben werden. Konkrete Mengenangaben je Tarif ergeben sich aus der Preisliste (Anhang 5). Diese Leistungsbeschreibung beschreibt die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der AGB vorgesehenen Funktionen. Nicht produktiv bereitgestellte Funktionen sind nicht Gegenstand der geschuldeten Leistung. Aussagen in Marketing- oder Vertriebsmaterialien begründen nach Maßgabe von § 30 Abs. 4 AGB keine Beschaffenheitsvereinbarung. Funktionen, die als „Beta", „Vorschau" oder „in Vorbereitung" gekennzeichnet sind, unterliegen § 3 Abs. 4 AGB und sind nicht Bestandteil der geschuldeten Leistung.

Anhang 1 · 1. Beschreibung des Dienstes

Der Dienst „paless" ist eine browserbasierte Anwendung zur Verwaltung digitaler Dokumente. Er wird als Software-as-a-Service betrieben und über das öffentliche Internet bereitgestellt. Die Benutzeroberfläche steht in einer Vielzahl von Sprachen zur Verfügung.

Anhang 1 · 2. Funktionsumfang

Der Funktionsumfang umfasst — abhängig vom gewählten Tarif — die folgenden Funktionsbereiche:

2.1 Erfassung von Dokumenten: • Hochladen von Dokumenten über die Web-Oberfläche; • Übernahme von Dokumenten aus einem E-Mail-Postfach des Kunden („Mail-Ingest"); • Hochladen über eine optimierte mobile Web-Oberfläche; • Übernahme von gescannten Dokumenten aus einer vom Kunden bereitgestellten Netzwerkfreigabe. • Übernahme von Dokumenten aus einem vom Kunden angebundenen Cloud-Speicher, einschließlich automatischer Übernahme neu eingehender Dateien und der Abbildung von Ordnernamen auf Schlagworte (Bereitstellungsstand gemäß Ziffer 7); • Aufteilung gescannter Stapel anhand von QR-Trennblättern in einzelne Dokumente (Bereitstellungsstand gemäß Ziffer 7).

2.2 Aufbereitung von Dokumenten: • Optische Zeichenerkennung (OCR) für die folgenden Eingabeformate: PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF, WebP. Reine Textformate werden ohne OCR übernommen. Weitere Formate können in einer optionalen Konfiguration unterstützt werden. • Automatisierte Klassifikation und Vorschläge für Schlagworte und Korrespondenten auf Basis selbstgehosteter Modelle. Diese KI-gestützten Tagging-Funktionen sind in allen Tarifen enthalten. • Erzeugung einer Vorschau und einer Miniaturansicht. • Die OCR extrahiert Text; je nach Vorlage können zusätzlich tabellarische Strukturen, Diagrammwerte und Formeln erkannt werden. Umfang und Güte der Struktur-Erkennung sind keine zugesicherte Beschaffenheit (vgl. Ziffer 6).

2.3 Recherche und Suche: • Volltextsuche über die OCR-Ergebnisse; • semantische Suche auf Basis selbst erstellter Vektor-Repräsentationen; • dialogbasierter Suchassistent „Pal" auf Basis eines selbstgehosteten Sprachmodells.

2.4 Organisation: • Vergabe von Schlagworten, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfaden; • Versionierung von Dokumenten; • Mandanten- und Rollenverwaltung. • zeitlich begrenzbare Freigabe-Links sowie granulare Freigaben einzelner Dokumente oder Bereiche für weitere Nutzer (Bereitstellungsstand gemäß Ziffer 7).

2.5 Export und Datenmitnahme (Art. 25 VO (EU) 2023/2854): Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anforderung jederzeit während der Vertragslaufzeit und für die in § 11 der AGB beschriebene Übergangsfrist nach Vertragsende einen vollständigen Export der vom Kunden bereitgestellten und durch die Nutzung des Dienstes erzeugten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung.

Der Export wird als ZIP-Archiv geliefert und enthält im Regelfall: • sämtliche Originaldokumente im ursprünglich hochgeladenen Dateiformat; • die per OCR erzeugten PDF/A-Archivdateien mit eingebettetem Volltext; • eine Datei „manifest.json" mit den strukturierten Metadaten (insbesondere Korrespondenten, Tags, Dokumenttypen, Speicherpfade, benutzerdefinierte Felder, Notizen, Workflows sowie die Modell-Objekte für Benutzer und Berechtigungen) im JSON-Format gemäß Django-Serialisierungs-Konvention; • eine Datei „metadata.json" mit einem Versionsstempel der zum Zeitpunkt des Exports eingesetzten Software.

Der Export wird durch die zugrundeliegende Open-Source-Software paperless-ngx (vgl. docs.paperless-ngx.com) erzeugt und ist mit dem zugehörigen Import-Werkzeug „document_importer" in eine eigene oder fremde paperless-ngx-Instanz wieder einlesbar. Das genaue Schema der Manifest-Datei ist an die jeweils eingesetzte Hauptversion von paperless-ngx gekoppelt; im Konflikt zwischen Schema-Beschreibung und Export-Verhalten ist das tatsächlich vom Werkzeug erzeugte Format zum Zeitpunkt des Exports maßgeblich. Der genaue Auslöse-Mechanismus für einen Export (z. B. über die Benutzeroberfläche oder eine Schnittstelle) ergibt sich aus der jeweils aktuellen Online-Dokumentation des Dienstes. Der Anbieter gewährleistet, dass das Export-Schema mit dem zum Zeitpunkt des Exports im Wirkbetrieb eingesetzten Import-Werkzeug „document_importer" der jeweiligen paperless-ngx-Hauptversion kompatibel ist. Nach einem Wechsel auf eine neue Hauptversion bleibt die vorherige Schema-Fassung für einen Zeitraum von zwölf Monaten import-kompatibel; danach wird die Kompatibilität an die jeweils aktuelle Hauptversion gekoppelt.

2.6 Identitäts- und Zugriffsverwaltung: • Anmeldung über einen zentralen Identity-Provider auf Basis OpenID Connect; • passwortlose Anmeldeverfahren mittels Passkeys und Hardware-Sicherheitsschlüsseln (FIDO2) sowie optionale Mehrfaktor-Authentifizierung; eine Authenticator-App ist ebenfalls zugelassen.

2.7 Tarifspezifische Funktionen: Folgende Funktionen können einzelnen Tarifen zugeordnet sein und sind dann nur in diesen verfügbar: • GoBD-orientierte Aufbewahrungsfunktionen (Versionierung, Audit-Protokollierung, revisionssicheres Speichern), die den Kunden bei der Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungspflichten unterstützen und damit die GoBD-Anforderungen unterstützen, ohne eine GoBD-Konformität der gesamten Buchführung des Kunden zuzusichern (siehe AGB § 30 Absatz 1); • Funktion „Verfahrensdokumentation" als Erstellungshilfe für den Anwender (verfügbar zunächst nur für die deutsche Rechtslage); • Wissensdatenbank mit integriertem Editor zur Erstellung eigener Dokumentation neben den verwalteten Dokumenten; • vorrangiger Support. Der vorrangige Support umfasst eine bevorzugte Bearbeitung mit einer angestrebten Erstreaktionszeit von in der Regel acht Werktagsstunden (Montag bis Freitag); eine Garantie im Sinne des § 443 BGB und eine Zusage der Problemlösung innerhalb bestimmter Fristen sind damit nicht verbunden.

2.8 Assistenz- und Bearbeitungsfunktionen (Bereitstellungsstand gemäß Ziffer 7): • Entwerfen von E-Mails durch den Suchassistenten „Pal" einschließlich vorgeschlagener Anhänge; der Versand erfolgt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Kunden (§ 12 Abs. 6 AGB); • Ausfüllen von Formularen auf Grundlage vorhandener Dokumente mit anschließender Prüfung und Freigabe durch den Kunden; • Bearbeiten von PDF-Dateien (insbesondere Drehen, Teilen, Zusammenführen, Versionieren); • Anbringen elektronischer Signaturen; es handelt sich nicht um qualifizierte elektronische Signaturen im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart. Der jeweilige Reifegrad dieser Funktionen (produktiv, Beta, in Vorbereitung) ergibt sich aus der Online-Dokumentation.

Anhang 1 · 3. Mengen- und Nutzungsgrenzen

Der Anbieter setzt im Sinne von § 4 Absatz 5 AGB maßvolle Nutzungsgrenzen ein. Die jeweils geltenden Werte je Tarif ergeben sich aus der Preisliste (Anhang 5) und können insbesondere folgende Dimensionen betreffen: Sämtliche Mengenangaben verstehen sich als „bis zu"-Höchstwerte.

• maximaler einbezogener Speicherplatz;
• maximale Anzahl mit OCR verarbeiteter Seiten je Abrechnungszeitraum;
• maximale Anzahl Dokumente je Abrechnungszeitraum;
• maximales Anfragevolumen für den dialogbasierten Suchassistenten „Pal", gemessen in Token;
• maximale Datei-Einzelgröße;
• maximale Anzahl Nutzerkonten.

Für die Anzahl Dokumente je Abrechnungszeitraum gilt während der ersten 30 Tage nach Aktivierung des Tarifs eine Migrations-Amnestie nach Maßgabe von Anhang 5 Ziffer 7.

Anhang 1 · 4. Aktualisierungen

Der Anbieter stellt während des Bereitstellungszeitraums die für die Vertragsmäßigkeit erforderlichen Aktualisierungen bereit, insbesondere sicherheitsrelevante Aktualisierungen. Über Aktualisierungen wird in geeigneter Weise informiert. Funktionale Erweiterungen sind nicht Bestandteil der vertraglich geschuldeten Aktualisierungspflicht.

Anhang 1 · 5. Betriebsumgebung und Datenresidenz

Der Dienst wird in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Eine Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter findet sich in Anhang 3. Verfügbarkeitsquoten werden in der Standard-Tarifstruktur nicht zugesichert; § 7 AGB bleibt unberührt. Geplante Wartungsfenster werden überwiegend in den Nachtstunden gelegt und mit dem in § 7 Abs. 2 AGB beschriebenen Vorlauf angekündigt.

Anhang 1 · 6. Nicht zugesicherte Eigenschaften

Folgende Eigenschaften des Dienstes hängen vom Einsatzzweck, von der Eingabequalität und vom konfigurierten Tarif ab und sind nicht Gegenstand der vertraglich geschuldeten Beschaffenheit im Sinne von § 3 Abs. 5 und § 8 Abs. 4 AGB:

• bestimmte Erkennungsgenauigkeit der OCR sowie ein bestimmter Umfang der Struktur-Erkennung (Tabellen, Diagrammwerte, Formeln);
• bestimmte Trefferquote und Genauigkeit der KI-gestützten Klassifikation und des Schlagwortens;
• bestimmte inhaltliche Richtigkeit der Antworten des Suchassistenten „Pal" (Antworten können fehlerhaft, unvollständig oder erfunden sein);
• Zustellbarkeit von extern empfangenen E-Mails (Mail-Ingest hängt vom externen Mailsystem ab);
• Verarbeitung passwort- oder sonst kryptographisch geschützter Dateien ohne Bereitstellung des Schlüsselmaterials sowie sonstige in § 3 Abs. 5 AGB benannte Konstellationen.

Anhang 1 · 7. Bereitstellungsstand

Der Dienst wird stufenweise in den Wirkbetrieb überführt. Der Anbieter ist berechtigt, einzelne Funktionen erst nach Erreichung definierter interner Reifekriterien produktiv verfügbar zu machen. Die jeweils aktuell verfügbaren Funktionen ergeben sich aus dieser Leistungsbeschreibung in Verbindung mit der Online-Dokumentation. Funktionen, die in dieser Leistungsbeschreibung oder in der Online-Dokumentation als „Beta", „Vorschau" oder „in Vorbereitung" markiert sind, unterliegen § 3 Abs. 4 AGB.

Anhang 2 — Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

Dieser Vertrag ist Bestandteil der AGB des Anbieters und gilt zusätzlich, soweit der Kunde im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortlicher hinsichtlich der über den Dienst verarbeiteten personenbezogenen Daten ist. Bei Widerspruch zu den AGB geht dieser AVV vor.

Anhang 2 · Vertragspartner

Verantwortlicher (nachfolgend „Kunde"): die im Online-Bestellprozess als Vertragspartner benannte natürliche oder juristische Person.

Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Anbieter"): Entalys GmbH (Anschrift und Kontakt siehe oben).

Anhang 2 · § 1 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erbringung des Dienstes „paless" auf Grundlage des zwischen den Parteien geschlossenen Hauptvertrages (AGB des Anbieters einschließlich Leistungsbeschreibung).

(2) Die Dauer dieser Vereinbarung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages. Pflichten, die ihrer Natur nach über das Vertragsende hinaus fortwirken (insbesondere Vertraulichkeit, Rückgabe/Löschung von Daten, Nachweispflichten), bleiben auch nach Vertragsende bestehen.

Anhang 2 · § 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, Kategorien betroffener Personen

(1) Art und Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung eines softwarebasierten Dokumentenverwaltungsdienstes einschließlich Erfassung (Upload, Mail-Eingang, mobiles Hochladen), Speicherung, Indexierung, automatisierter Texterkennung (OCR), KI-gestützter Klassifikation und semantischen Verschlagworten, Volltext- und semantischer Suche, dialogbasierter Suche („Pal"), Export sowie Authentifizierung und Zugriffskontrolle.

(2) Art der personenbezogenen Daten: Alle Datenkategorien, die in den vom Kunden in den Dienst eingebrachten Inhalten enthalten sind. Hierzu zählen insbesondere: • Identifikations- und Kontaktdaten (Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen); • Vertrags-, Abrechnungs- und Korrespondenzdaten; • Finanzdaten (z. B. Bank-/Kontodaten in Rechnungen); • bei entsprechenden Inhalten des Kunden auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten in ärztlichen Rechnungen, religiöse Mitgliedschaften in Bescheinigungen, Daten zur ethnischen Herkunft in Personalunterlagen) sowie Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten im Sinne von Art. 10 DSGVO. Der Kunde ist verpflichtet, vor dem Einstellen besonderer Kategorien personenbezogener Daten zu prüfen, ob er hierzu berechtigt ist.

(3) Kategorien betroffener Personen: • Beschäftigte und ehemalige Beschäftigte des Kunden; • Kunden und Geschäftspartner des Kunden; • Familienangehörige und sonstige Bezugspersonen des Kunden (bei privater Nutzung); • weitere in den Inhalten des Kunden auftauchende Dritte.

Anhang 2 · § 3 Pflichten des Anbieters

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Eine über die Vertragserfüllung hinausgehende Verarbeitung erfolgt nur, soweit der Anbieter hierzu unionsrechtlich oder mitgliedstaatlich verpflichtet ist; in diesem Fall teilt der Anbieter dem Kunden die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht ausschließt.

(2) Als Weisungen gelten insbesondere die Konfigurationen, die der Kunde im Dienst vornimmt, die Funktionen, die der Kunde nutzt, sowie ergänzende einzelne Weisungen in Textform. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

(3) Der Anbieter gewährleistet, dass die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

(4) Der Anbieter trifft die in Anlage A dieses AVV bezeichneten technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DSGVO. Die Maßnahmen entwickeln sich nach dem Stand der Technik fort; eine Verschlechterung des Schutzniveaus ist nicht zulässig.

(5) Der Anbieter unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Erfüllung der Pflichten des Kunden nach den Art. 32 bis 36 DSGVO (insbesondere Datensicherheit, Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation).

(6) Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Wahrnehmung der Betroffenenrechte (Art. 12–22 DSGVO), soweit dem Anbieter dies zumutbar ist und der Kunde nicht selbst die erforderlichen Funktionen im Dienst ausüben kann.

(7) Der Anbieter benachrichtigt den Kunden unverzüglich, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung, über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 12 DSGVO, die im Verantwortungsbereich des Anbieters eingetreten ist. Die Mitteilung enthält die nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Angaben, soweit sie dem Anbieter bekannt sind, und wird fortlaufend ergänzt.

(8) Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage in Textform die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlichen Informationen zur Verfügung. Der Anbieter kann hierzu vorrangig auf aktuelle Auditberichte anerkannter Prüfer, vergleichbare Zertifikate oder aussagekräftige Selbstauskünfte verweisen. Eine Kontrolle vor Ort durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, berufsmäßig zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, der kein Wettbewerber des Anbieters ist, ist höchstens einmal je Vertragsjahr nach vorheriger Terminabstimmung mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen während der üblichen Geschäftszeiten zulässig; bei konkreten Anhaltspunkten für eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten auch häufiger und mit kürzerer Frist. Die Kontrolle ist auf den jeweils notwendigen Umfang zu beschränken und so durchzuführen, dass der laufende Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt wird; Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters sowie Daten anderer Kunden sind zu wahren. Die Kosten einer Kontrolle vor Ort trägt der Kunde, es sei denn, die Kontrolle deckt einen erheblichen Verstoß des Anbieters gegen diesen AVV auf.

(9) Unterstützungsleistungen nach den Absätzen 5, 6 und 8 erbringt der Anbieter gegen angemessene aufwandsbasierte Vergütung, soweit die Unterstützung nicht auf einer Pflichtverletzung des Anbieters beruht. Weisungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, kann der Anbieter von der Vereinbarung eines angemessenen Entgelts abhängig machen, soweit sie nicht zur Einhaltung zwingenden Datenschutzrechts erforderlich sind. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Anbieter, leitet der Anbieter das Ersuchen unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet es nicht ohne Weisung des Kunden.

Anhang 2 · § 4 Sub-Auftragsverarbeiter

(1) Der Kunde erteilt dem Anbieter hiermit die allgemeine schriftliche Genehmigung zur Hinzuziehung weiterer Auftragsverarbeiter (Sub-Auftragsverarbeiter) im Sinne von Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO. Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter ergibt sich aus Anhang 3 der AGB („Liste der Sub-Auftragsverarbeiter").

(2) Beabsichtigt der Anbieter die Hinzuziehung eines neuen Sub-Auftragsverarbeiters oder den Wechsel eines bestehenden Sub-Auftragsverarbeiters, so informiert er den Kunden hierüber rechtzeitig, mindestens jedoch vier Wochen vor dem geplanten Wechsel, in Textform.

(3) Der Kunde kann der beabsichtigten Änderung innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Ist der Widerspruch begründet und können sich die Parteien innerhalb einer angemessenen Frist nicht auf eine einvernehmliche Lösung verständigen, steht jeder Partei ein außerordentliches Kündigungsrecht hinsichtlich der vom Wechsel betroffenen Leistungen zu.

(4) Der Anbieter verpflichtet seine Sub-Auftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die denen dieses AVV im Wesentlichen entsprechen; insbesondere stellt er sicher, dass auch die Sub-Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen.

Anhang 2 · § 5 Datenübermittlungen in Drittländer

(1) Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) oder an internationale Organisationen findet im Rahmen der Erbringung des Dienstes grundsätzlich nicht statt.

(2) Sollte im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich werden, so erfolgt diese ausschließlich auf einer Rechtsgrundlage nach Kapitel V DSGVO (insbesondere Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit ggf. ergänzenden Maßnahmen) und nach vorheriger Information des Kunden in Textform.

Anhang 2 · § 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist im Verhältnis zu den betroffenen Personen für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sowie für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich (Art. 24 DSGVO).

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er Weisungen in Textform erteilt und dass die zur Erteilung von Weisungen befugten Personen dem Anbieter benannt sind.

(3) Der Kunde sichert zu, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ohne hinreichende Rechtsgrundlage in den Dienst einzustellen.

Anhang 2 · § 7 Beendigung; Rückgabe und Löschung

(1) Nach Beendigung des Hauptvertrages werden die Inhalte des Kunden nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht. Einzelheiten zur Frist, zum Format der Rückgabe und zur Behandlung von Sicherungskopien ergeben sich aus § 11 der AGB sowie aus Anhang 3.

(2) Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, so bleiben hiervon betroffene Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist beim Anbieter; sie werden gesondert und gegen weitere Nutzung gesperrt aufbewahrt und sodann gelöscht.

Anhang 2 · § 8 Haftung; Vertragsstrafen

Für Ansprüche der Parteien untereinander, einschließlich des Ausgleichs zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO, gelten die Haftungsregelungen der AGB (§ 9, § 25) entsprechend, soweit gesetzlich zulässig. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Vertragsstrafen werden im Rahmen dieses AVV nicht vereinbart.

Anhang 2 · § 9 Anwendbares Recht; Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV ist Düsseldorf, soweit der Kunde Unternehmer ist. Im Verhältnis zu Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Anhang 2 · § 10 Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit des AVV im Übrigen unberührt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zwischen dem Hauptvertrag und diesem AVV gehen die Regelungen dieses AVV vor, soweit es um Datenschutzfragen geht.

Anhang 2 · Anlage A — Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Die nachfolgenden Maßnahmen beschreiben den angestrebten Sollzustand zum Zeitpunkt der vorgesehenen produktiven Aufnahme des Dienstes. Der Anbieter ist berechtigt, die Maßnahmen zur Anpassung an den Stand der Technik weiterzuentwickeln, sofern hierdurch das Schutzniveau nicht verringert wird. Über Abweichungen vom Soll-Stand, die das Schutzniveau nicht nur unerheblich berühren, informiert der Anbieter den Kunden unaufgefordert in Textform.

Anhang 2 · Anlage A · A. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit:

• Zutrittskontrolle (Rechenzentrum): Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union mit eigenständigen physischen Zutrittskontrollen (Vereinzelung, Mehrfaktor-Authentifizierung, Videoüberwachung, Besucherregistrierung) auf Ebene des jeweiligen Sub-Auftragsverarbeiters für die Infrastruktur (siehe Anhang 3).
• Zugangskontrolle (logisch): Mehrstufige Authentifizierung über einen zentralen Identity-Provider auf Basis OpenID Connect; Pflicht zur Mehr-Faktor-Authentifizierung für administrative Konten (Hardware-Sicherheitsschlüssel und Authenticator-Apps gleichermaßen zugelassen).
• Zugriffskontrolle: Rollen- und rechtebasierte Zugriffsverwaltung; Mandantentrennung auf Anwendungs- und Datenbankebene; Berechtigungen werden nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe vergeben und regelmäßig überprüft.
• Pseudonymisierung und Trennungskontrolle: Daten verschiedener Kunden werden mandantenbezogen getrennt verarbeitet. Identifikatoren werden, soweit für den Betrieb möglich, pseudonymisiert oder gekürzt protokolliert.
• Verschlüsselung in Übertragung: TLS 1.3 oder höher für sämtliche Kommunikation zwischen Endgerät und Dienst sowie für interne Kommunikation zwischen produktiven Komponenten, soweit technisch möglich.
• Verschlüsselung im Ruhezustand: Verschlüsselung der zugrundeliegenden Speicherträger nach dem Stand der Technik (z. B. AES-256), kombiniert mit getrennt verwaltetem Schlüsselmaterial.

Anhang 2 · Anlage A · B. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Maßnahmen zur Sicherstellung der Integrität:

• Eingabekontrolle: Protokollierung administrativer und sicherheitsrelevanter Ereignisse mit Zeitstempel (UTC) und Benutzerbezug; revisionssichere Aufbewahrung der Protokolle gemäß Konfiguration des Dienstes.
• Weitergabekontrolle: Übertragungen außerhalb des Rechenzentrums erfolgen ausschließlich verschlüsselt; vertraglich gesicherte Bindung der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter an entsprechende Pflichten.

Anhang 2 · Anlage A · C. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Belastbarkeit:

• Redundanz: Mehrfach redundante Speicherung der Originaldokumente innerhalb mehrerer Rechenzentren des Sub-Auftragsverarbeiters für die Infrastruktur.
• Sicherungskopien: Regelmäßige Datensicherungen mit dokumentierten Rotations- und Aufbewahrungszyklen; Sicherungskopien werden verschlüsselt und an einem separaten Speicherort vorgehalten.
• Notfallplanung: Dokumentierte Wiederanlaufpläne für die wesentlichen Komponenten; regelmäßige Übung der Wiederherstellungsverfahren.

Anhang 2 · Anlage A · D. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Maßnahmen zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung:

• Sicherheitsupdates und Patch-Management: Sicherheitsrelevante Updates werden nach einer dokumentierten Patch-Politik priorisiert behandelt.
• Externe Prüfungen: Externer Penetrationstest ist beauftragt und vor produktiver Aufnahme des Dienstes vorgesehen; regelmäßige Wiederholung im Mindestrhythmus eines Mal jährlich angestrebt.
• Interne Kontrollen: Halbjährliches internes TOM-Review; Datenschutz-Folgenabschätzung für besonders risikoreiche Verarbeitungssituationen.

Anhang 2 · Anlage A · E. Auftragskontrolle (Art. 28 DSGVO)

Schriftliche Verträge mit allen Sub-Auftragsverarbeitern; Vertraulichkeitsverpflichtungen aller mit der Verarbeitung befassten Personen; Schulung der Beschäftigten zum Datenschutz und zur Informationssicherheit.

Anhang 3 — Liste der Sub-Auftragsverarbeiter

Diese Liste wird versioniert geführt; Änderungen werden den Kunden mit angemessenem Vorlauf in Textform mitgeteilt (siehe AVV § 4 Absatz 2). Diese Liste beschreibt den geplanten Wirkbetrieb. Solange der Dienst noch nicht produktiv angeboten wird, gelten die Einträge als Sollzustand. Der jeweils aktuelle Stand wird vor Aufnahme des produktiven Betriebs verbindlich gesetzt.

Anhang 3 · Übersicht

Eingesetzte Sub-Auftragsverarbeiter (Anbieter — Sitz/Standort — Verarbeitungszweck — Kategorien personenbezogener Daten — vertragliche Grundlage):

• OVHcloud SAS, Sovereign-Cloud-Angebot (Frankreich, EU) — Hosting, Compute, Object-Storage, Sicherungskopien — Sämtliche im Dienst gespeicherten Inhalte und Metadaten — DPA des Anbieters, eigene Vereinbarung in Vorbereitung.
• Bunny.net (Slowenien, EU) — Auslieferung der Marketing-Webseite, ACME-DNS für die TLS-Zertifikatsausstellung — Domain- und Host-Metadaten, ggf. IP-Adressen der Webseiten-Besucher — AVV des Anbieters.
• Transaktionaler Mailversand: noch nicht abschließend festgelegt — Standard ist Eigenbetrieb, optional EU-Dienstleister (EU) — Transaktionaler Mailversand (Kontobestätigung, Passwort-Reset, Mitteilungen) — E-Mail-Adresse, Inhalt der jeweiligen Mitteilung — Bei Einsatz eines externen EU-Dienstleisters wird vor Aufnahme des Betriebs ein AVV geschlossen und diese Liste aktualisiert.
• Sender (UAB Sender.lt), Lvivo g. 25, 09320 Vilnius (Litauen, EU) — Versand des E-Mail-Newsletters der Marketing-Webseite, Bereitstellung des Newsletter-Anmeldeformulars — E-Mail-Adresse der Abonnenten, Zeitpunkt und IP-Adresse der Einwilligung — AVV des Anbieters.

Identitätsverwaltung (Authentik): Die Identitätsverwaltung (Authentik) wird vom Anbieter auf eigener Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union betrieben und stellt keinen eigenen Sub-Auftragsverarbeiter dar. Hugging Face Inc. / Hugging Face S.A.S. wird ausschließlich zur Build- bzw. Setup-Zeit für den einmaligen Download des KI-Modellartefakts kontaktiert. Eine Übermittlung personenbezogener Daten des Kunden findet nicht statt. Hugging Face ist daher kein Sub-Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO in Bezug auf den Wirkbetrieb des Dienstes.

Anhang 3 · Zusätzliche Hinweise zur Verarbeitung

Datenresidenz: Sämtliche Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Wirkbetrieb des Dienstes nicht statt.

Aufbewahrung von Sicherungskopien: Inkrementelle Sicherungskopien werden für einen Zeitraum von 30 Tagen vorgehalten, Voll-Sicherungen für 90 Tage. Die endgültige Entfernung gelöschter Inhalte aus allen Generationen von Sicherungskopien erfolgt nach Ablauf des jeweils anwendbaren Rotationszyklus.

Modell-Bereitstellung der KI-Komponenten: Die Inferenz aller KI-Komponenten (Sprachmodell für den Suchassistenten „Pal", Embedding-Modell für die semantische Suche, Klassifikationsmodelle für das Schlagworten) erfolgt innerhalb der EU-Infrastruktur des Anbieters; eine Übermittlung von Inhalten des Kunden an externe Inferenz-Endpunkte findet in der Standardkonfiguration des Dienstes nicht statt.

Anhang 4 — Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular

Die nachfolgenden Texte orientieren sich am gesetzlichen Muster nach Anlage 1 zu Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 2 EGBGB sowie am Muster-Widerrufsformular Anlage 2 zu Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EGBGB in der jeweils geltenden Fassung.

Anhang 4 · 1. Widerrufsbelehrung — Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen.

Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Anhang 4 · Widerruf richten an

Anhang 4 · Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, einschließlich der Lieferkosten (mit Ausnahme der zusätzlichen Kosten, die sich daraus ergeben, dass Sie eine andere Art der Lieferung als die von uns angebotene, günstigste Standardlieferung gewählt haben), unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Anhang 4 · Erlöschen des Widerrufsrechts

Das Widerrufsrecht erlischt bei einem Vertrag über die Erbringung einer digitalen Dienstleistung — wozu der Dienst „paless" gehört —, wenn

• a) wir mit der Erbringung der Dienstleistung mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen haben und
• b) Sie zugleich Ihre Kenntnis vom Erlöschen des Widerrufsrechts mit Beginn der Vertragsausführung bestätigt haben und
• c) wir die Dienstleistung vollständig erbracht haben (§ 356 Abs. 4 BGB).

Sie erteilen die genannten Erklärungen im Bestellprozess durch aktives Setzen des dafür vorgesehenen, nicht vorbelegten Auswahlkästchens. Mit dem Setzen des Auswahlkästchens verlangen Sie ausdrücklich, dass wir mit der Bereitstellung des Dienstes vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen, Sie bestätigen Ihre Kenntnis davon, dass Ihr Widerrufsrecht mit vollständiger Erbringung der Dienstleistung erlischt, und Ihnen ist bekannt, dass Sie im Fall eines Widerrufs vor vollständiger Erbringung anteiligen Wertersatz für die bis zum Widerruf erbrachte Leistung schulden. Eine entsprechende Bestätigung erhalten Sie zudem auf einem dauerhaften Datenträger (E-Mail). Bei einem Vertrag über die fortlaufende Bereitstellung des Dienstes erlischt das Widerrufsrecht regelmäßig nicht vor Ablauf der Widerrufsfrist; im Fall des Widerrufs wird der Wertersatz zeitanteilig auf Grundlage des vereinbarten Gesamtpreises berechnet, bei jährlicher Abrechnung auf Grundlage des Jahrespreises.

Anhang 4 · 2. Muster-Widerrufsformular

Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.

An: Entalys GmbH, Carmenstr. 18, 40668 Meerbusch, Deutschland, E-Mail: widerruf@paless.eu

Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über den Kauf der folgenden Waren (*) / die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*): ________________________________________

Bestellt am (*) / erhalten am (*): ________________________________________

Name des/der Verbraucher(s): ________________________________________

Anschrift des/der Verbraucher(s): ________________________________________

Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier): ________________________________________

Datum: ________________________________________

(*) Unzutreffendes streichen.

Anhang 5 — Preisliste

Die Preisliste ist Vertragsbestandteil der AGB des Anbieters. Sie wird separat versioniert, damit Änderungen ohne Anpassung der gesamten AGB möglich bleiben. Eine Änderung der Preise bestehender Verträge erfolgt ausschließlich nach Maßgabe von § 5 Abs. 9 AGB (Preisanpassung); redaktionelle und strukturelle Änderungen dieses Anhangs richten sich nach § 19 AGB (Änderungen). Hinweis: Die konkreten Beträge je Tarif und die je Tarif geltenden Mengengrenzen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Tarifübersicht auf der Webseite des Anbieters unter https://paless.eu bzw. der dortigen Landes-Variante. Die jeweils im Bestellprozess angezeigten Werte gehen Abweichungen in diesem Anhang vor.

Anhang 5 · 1. Tarifübersicht und Mengengrenzen

Die jeweils gültige Tarifübersicht — einschließlich Bruttopreis für Verbraucher (mit der Mehrwertsteuer des jeweiligen EU-Aufenthaltsstaates), Nettopreis für Unternehmer, Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich), enthaltenes Speichervolumen, monatliches Ingestion-Kontingent (Anzahl Dokumente), Anzahl Nutzerkonten, OCR-Seiten je Monat, Token-Kontingent für den dialogbasierten Suchassistenten „Pal" und maximale Datei-Einzelgröße — ist auf der Webseite des Anbieters unter https://paless.eu jederzeit einsehbar.

Für Preisänderungen bestehender Verträge gilt § 5 Abs. 9 AGB (Preisanpassung).

Anhang 5 · 2. Zusatzspeicher

Wird das im Tarif enthaltene Speichervolumen überschritten, so wird zusätzlicher Speicher pro angefangenem Gigabyte abgerechnet. Die Berechnung erfolgt fortlaufend; die Abrechnung der überschrittenen Gigabyte erfolgt mit der jeweils folgenden Rechnung. Der jeweils geltende Preis je angefangenem Gigabyte ist Teil der unter Ziffer 1 genannten Tarifübersicht.

Anhang 5 · 3. Folgepreise nach Erstlaufzeit

Bei Verträgen mit jährlicher Erstlaufzeit gilt nach Ablauf der Erstlaufzeit der bei Vertragsschluss vereinbarte Preis des gewählten Tarifs in der gewählten Abrechnungsperiode unverändert fort. Der nach Ablauf der Erstlaufzeit anfallende Preis wird dem Kunden im Bestellprozess ausdrücklich ausgewiesen. Spätere Änderungen richten sich ausschließlich nach § 5 Abs. 9 AGB (Preisanpassung).

Anhang 5 · 4. Mehrwertsteuer

Für die Mehrwertsteuer gilt:

• Verbraucher zahlen Bruttopreise einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer des EU-Mitgliedstaates ihres gewöhnlichen Aufenthalts.
• Unternehmer zahlen Nettopreise zuzüglich der jeweils gesetzlichen Mehrwertsteuer. Bei gültiger USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaates wird die Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren ausgestellt.

Anhang 5 · 5. Zahlungsmittel

Akzeptierte Zahlungsmittel im Bestellprozess sind Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, PayPal, wero sowie Rechnungskauf (nur für Unternehmer).

Anhang 5 · 6. KI-gestütztes Tagging

KI-gestütztes Tagging und semantisches Verschlagworten sind in allen Tarifen enthalten und werden nicht als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten.

Anhang 5 · 7. Sonderregelungen — Migrations-Amnestie

Während der ersten 30 Tage nach Aktivierung des Tarifs zählen die im Rahmen der erstmaligen Migration hochgeladenen Dokumente nicht gegen das monatliche Ingestion-Kontingent (Anzahl Dokumente pro Monat). Das im Tarif enthaltene Speichervolumen bleibt davon unberührt; ein Überschreiten wird wie in § 5 Abs. 6 AGB beschrieben abgerechnet. Aus betrieblichen Gründen ist die Anzahl der im Rahmen der Migrations-Amnestie verarbeitbaren Dokumente auf bis zu 5.000 Dokumente begrenzt; darüber hinausgehende Mengen können auf Anfrage gesondert vereinbart werden.

Anhang 5 · 8. Verlängerter Übergangszeitraum (Data Act)

Für die Verlängerung des Übergangszeitraums nach § 11 Abs. 2 AGB über die kostenfreien 30 Tage hinaus fällt ein Aufwandsentgelt an, das die fortlaufende Bereitstellung von Speicher, Sicherungskopien und Zugriffsinfrastruktur abdeckt. Es entspricht dem monatlichen Entgelt des zuletzt gebuchten Tarifs, anteilig je angefangenem Monat der Verlängerung, soweit die Verordnung (EU) 2023/2854 keine niedrigere Obergrenze vorgibt. Der Export der Inhalte selbst bleibt auch während der Verlängerung gebührenfrei.

Anhang 5 · 9. Gründerkonditionen aus Unterstützerkampagnen

Im Rahmen von Unterstützerkampagnen (z. B. Kickstarter) zugesagte Gründerkonditionen werden als dauerhafter prozentualer Nachlass auf den jeweiligen Listenpreis des gewählten Tarifs gewährt und bestehen fort, solange das jeweilige Abonnement ununterbrochen fortbesteht. Die Höhe des Nachlasses ergibt sich aus der jeweiligen Kampagnenbeschreibung und der Einlösebestätigung. Eine Preisanpassung nach § 5 Abs. 9 AGB erfasst nur den Listenpreis; der zugesagte prozentuale Nachlass bleibt unberührt.