Der Prüfer verlangt 2023
Jede Rechnung, jeder Kontoauszug und jeder Vertrag dieses Jahres ist eine Suche entfernt. Teilen Sie das Ganze über einen ablaufenden Link und kehren Sie zur Arbeit zurück.
GJ 2023 · 1.418 Dokumente · ein Link
Anwendungsfälle Bereit für die Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung wird zur Suchanfrage
Eine Betriebsprüfung ist nur dann beängstigend, wenn das fragliche Jahr in Ordnern, Postfächern und einem Schuhkarton lebt. Wenn jede Rechnung, jeder Kontoauszug und jeder Vertrag beim Eintreffen erfasst wurde, ist die Liste des Prüfers eine Suche, die Übergabe ein Link, und aus der gefürchteten Woche wird ein Dienstagvormittag.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Schreiben, das einen Monat ruiniert
Die Prüfungsanordnung nennt einen Zeitraum, der drei Jahre zurückliegt. Ihn zu rekonstruieren heißt: Ordner aus dem Keller, Exporte aus Tools, die Sie längst nicht mehr nutzen, und Abende, die eigentlich frei sein sollten.
Die Lücken, die Sie zu spät entdecken
Die fehlende Rechnung meldet sich erst, wenn der Prüfer danach fragt. Dann beginnt die Jagd: Lieferant, Bank, altes Postfach, Hoffnung.
Die Übergabe, die niemandem Freude macht
Papierkartons im Kofferraum, Speichersticks, gezippte Archive, zerlegt in Stücke, die noch per E-Mail durchgehen. Egal wie es reist, Sie verlieren den Überblick, was der Prüfer schon hat und was noch offen ist.
Compliance
Prüfungsbereitschaft als Nebeneffekt
In paless bereitet sich niemand auf die Betriebsprüfung vor, und genau das ist der Punkt. Weil Dokumente beim Eintreffen erfasst, per OCR gelesen und von Pal abgelegt werden, existiert das vollständige Jahr bereits an dem Tag, an dem die Anordnung kommt. Die Vorbereitung schrumpft zur Durchsicht.
Vollständig, weil laufend erfasst
Rechnungen kamen per E-Mail, Belege per Smartphone, Kontoauszüge per Abgleich. Nichts hing davon ab, dass jemand ans Ablegen denkt, also fehlt jetzt auch nichts.
Das Jahr in einer Suche
Filtern Sie nach Zeitraum und Typ, und der Prüfungsumfang stellt sich von selbst zusammen: jede Rechnung, jede Gutschrift und jeder Kontoauszug des fraglichen Jahres, in Sekunden.
Ein Link, klar begrenzt
Teilen Sie genau den Prüfungsbestand über einen Link, der abläuft, wenn die Prüfung endet. Der Prüfer sieht die Dokumente im Prüfungsumfang, und sonst nichts.
Pal fragen
“Welche Rechnungen aus 2023 liegen über 10.000 Euro?”
Sieben Rechnungen, insgesamt 96.400 Euro. Die größte ist Rechnung 2023 118 von Vermeulen Logistics über 24.300 Euro. Alle sieben liegen im Prüfungsordner, samt der zugehörigen Kontoauszugszeilen.
Quellen
- Rechnung 2023 118 · Vermeulen Logistics
- Prüfungsordner · GJ 2023
Erfassung, Suche und ablaufende Links sind Teil jedes Tarifs. Was enthalten ist
Im Alltag
Die Belegkette, erledigt
Sechs Gewohnheiten, die paless das ganze Jahr für Sie pflegt, damit die Prüfung Sie gelassen antrifft.
Erfasst beim Eintreffen
Per E-Mail, Scan oder Abgleich: Das Dokument kommt an dem Tag in die Ablage, an dem es entsteht, nicht am Wochenende vor der Frist.
Beträge und Daten, für Sie gelesen
OCR extrahiert Summen, Daten und Referenznummern, selbst von Thermopapier und alten Scans, sodass jedes Dokument über seinen Inhalt auffindbar ist.
Einheitlich abgelegt, von Pal
Pal schlägt Tags und Zeiträume vor, sobald Dokumente eintreffen. Das Archiv von 2027 ist genauso sortiert wie das von 2024, ganz ohne Ablagerichtlinie.
Jeder Zeitraum, ein Filter
Ein Quartal, ein Geschäftsjahr, alles von einem Lieferanten: zusammengestellt mit einer Suche statt einem Gang in den Keller.
Fragen, beantwortet mit Quellen
Wenn der Prüfer wissen will, warum eine Zahlung erfolgte, fragen Sie Pal. Die Antwort belegt sich mit Rechnung, Vertragsklausel und der Kontoauszugszeile, aus der sie stammt.
Eine Übergabe, die Sie widerrufen können
Der Prüfungsbestand reist als ablaufender Link. Wenn die Prüfung endet, endet auch der Zugriff.
Drei Momente, in denen es sich bezahlt macht
Jahre an Unterlagen, von Haus aus sicher
Aufbewahrung funktioniert nur, wenn nichts verschwindet. Ihr Archiv ist mit AES 256 verschlüsselt und als drei Replikate über getrennte europäische Rechenzentren gespeichert, plus ein isoliertes Backup.
3 Replikate · 1 isoliertes Backup · EU
Die Frage nach der Prüfung
Zwei Wochen später fragt der Prüfer nach einer Lieferantenbeziehung. Suchen, teilen, beantwortet: noch am selben Nachmittag statt im selben Monat.
angefragt 10:20 · beantwortet 10:31
Für Europa gebaut
Ihre Unterlagen bleiben unter europäischem Recht
Eine Belegkette ist Beweismaterial, und Beweise brauchen sichere Verwahrung. paless hält Ihre Unterlagen auf isolierter europäischer Infrastruktur, verschlüsselt mit AES 256 im Ruhezustand und TLS 1.3 bei der Übertragung: kein Big Tech, kein US CLOUD Act. Und ein strukturierter Export, kompatibel mit dem quelloffenen Projekt paperless-ngx, sorgt dafür, dass Ihre Historie mitgeht, falls Sie es je tun.
Erfüllt die DSGVO Erfüllt den EU AI Act Verschlüsselung mit AES 256 Kein US CLOUD Act Redundante Speicherung
Zur Sicherheitsübersicht Häufige Fragen
Kann ich dem Prüfer direkten Zugriff geben?
Ja, auf zwei Wegen: über einen ablaufenden Link zum zusammengestellten Prüfungsbestand oder über einen eigenen Zugang, dessen Umfang Sie festlegen und später wieder entziehen. In beiden Fällen sieht der Prüfer die Dokumente im Prüfungsumfang und sonst nichts.
Was ist mit Dokumenten aus der Zeit vor paless?
Ziehen Sie sie einfach nach. Importierte Ordner und gescannte Aktenordner durchlaufen die OCR wie alles andere, sodass vergangene Jahre so durchsuchbar werden wie das laufende. Dreißig Jahre Papier sind ein Nachmittag am Scanner.
Kann paless nachweisen, dass ein Dokument nicht verändert wurde?
Ihre Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, und jeder Export ist strukturiert und vollständig. Für formale Beweisanforderungen bewahren Sie Originale dort auf, wo das Gesetz es verlangt; paless macht das Finden und Vorlegen zum einfachen Teil.
Hilft das auch bei einer Umsatzsteuerprüfung?
Ja. Jede Prüfung, die einen Zeitraum und einen Dokumenttyp nennt, ob Umsatzsteuer, Lohn oder Fördermittel, funktioniert gleich: filtern, durchsehen, über einen ablaufenden Link teilen.
Seien Sie die Prüfung, die der Prüfer früher abschließt.
Die Kampagne startet auf Kickstarter, mit zeitlich begrenzten Gründerpreisen für frühe Unterstützer.
Weiterlesen: Alle Anwendungsfälle Häufig gestellte Fragen