Die Alltagsaufgaben, die paless übernimmt
Niemand wacht morgens auf und wünscht sich ein Dokumentenmanagementsystem. Sie wollen die Belege beim Steuerberater ohne das Pingpong per E-Mail, das Prüfungsjahr in Minuten zusammengestellt, die Vertragsklausel gefunden, bevor der Kunde zu Ende gesprochen hat. So nutzen Menschen paless tatsächlich, Aufgabe für Aufgabe.
Mit dem Steuerberater teilen
Jedes Quartal dasselbe Ritual: Belege aus drei Postfächern zusammensuchen, umbenennen, in Etappen anhängen, sich für die Nachzügler entschuldigen. Mit paless erhält Ihr Steuerberater einen einzigen ablaufenden Link zum fertigen Quartal, oder einen eigenen Zugang, der genau die Ordner sieht, die Sie festlegen.
- Teilen Sie ein ganzes Quartal über einen Link, der planmäßig abläuft
- Geben Sie Ihrem Steuerberater einen Zugang, der nur sieht, was Sie freigeben
- Verspätete Belege landen am selben Ort, nicht in einer zweiten E-Mail
Eingangspost digitalisieren
Der Brief kommt an, wird geöffnet, an einen vermeintlich sinnvollen Ort gelegt und nie wieder gesehen. paless schließt diese Lücke: Fotografieren Sie ihn mit dem Smartphone, und OCR macht ihn durchsuchbar, während Pal ihn dort ablegt, wo er hingehört.
- Scannen Sie einen Brief mit dem Smartphone, und er wird per OCR erfasst, getaggt und abgelegt
- Anhänge aus E-Mails und Ordner aus der Cloud fließen in denselben Tresor
- Selbst der Ordner von 2009 wird durchsuchbar, sobald Sie ihn einspeisen
Bereit für die Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung ist nur dann beängstigend, wenn das fragliche Jahr in Ordnern, Postfächern und einem Schuhkarton lebt. Wenn jede Rechnung beim Eintreffen erfasst wurde, wird die Liste des Prüfers zur Suchanfrage und die Übergabe zu einem einzigen ablaufenden Link.
- Jedes Jahr mit einer Suche zusammengestellt statt mit einem Wochenende
- Übergeben Sie dem Prüfer einen ablaufenden Link, keinen Papierkarton
- Fragen Sie Pal nach bestimmten Rechnungen und erhalten Sie Antworten mit Quellenangabe
Vertragsfristen einhalten
Verträge sind geduldige Dokumente: Sie warten jahrelang und kosten dann Geld, ausgerechnet in der Woche, in der Sie sie vergessen. paless bewahrt jede Vereinbarung in einem Tresor auf, in dem Kündigungsfristen, Verlängerungstermine und Klauseln nur eine Frage an Pal entfernt sind.
- Fragen Sie Pal, welche Verträge sich bald verlängern, und erhalten Sie belegte Antworten
- Die Volltextsuche findet die Klausel, nicht nur den Dateinamen
- Gescannte Unterschriften werden per OCR zu durchsuchbarem Text
Alles in Sekunden finden
Das Dokument existiert, irgendwo. paless liest jede Seite, die Sie hineingeben, gedruckt oder gescannt. Sie suchen also nach dem, was ein Dokument sagt, statt sich zu erinnern, wie es jemand einmal benannt hat.
- Suchen Sie in jedem Dokument, nicht in Dateinamen
- OCR liest Tabellen, Zahlenwerte und alte Scans, nicht nur getippten Text
- Stellen Sie Pal eine Frage und erhalten Sie die Antwort mit Quellenangabe
Antworten mit Pal entwerfen
Das Schwerste am Papierkram ist das Beantworten. Pal entwirft Antworten und füllt Formulare aus, auch eingescannte, aus dem, was bereits in Ihrem Archiv liegt. Und nichts geht ohne Ihre Freigabe hinaus.
- Antworten, entworfen aus den Dokumenten, auf die sie sich beziehen
- Formulare, ausgefüllt mit Daten aus Ihrem Archiv
- Sie prüfen und geben frei; Pal versendet nie von allein
Eine Wissensdatenbank aufbauen
Manche Antworten stehen in Dokumenten, der Rest steckt in Köpfen. Schreiben Sie Anleitungen, Checklisten und Übergabenotizen im integrierten Editor von paless, und Pal beantwortet die Fragen neuer Kollegen aus beidem, mit Quellenangabe.
- Schreiben Sie Dokumentation im integrierten Editor von paless
- Anleitungen liegen direkt neben den Dokumenten, die sie erklären
- Neue Mitarbeiter fragen Pal, statt drei Kollegen zu unterbrechen
Komplett papierlos werden
Papier kostet Geld, Platz und jeden dritten Samstag. Komplett papierlos zu werden heißt: Jedes Dokument lebt von Anfang an digital, durchsuchbar, per Link geteilt, gesichert auf europäischen Servern. Der Stapel hört auf zu wachsen, und das Papierbudget verschwindet mit ihm.
- Jedes Dokument einmal erfasst: durchsuchbar, an einem Ort, auf jedem Gerät
- Kein Druckerpapier, kein Toner, keine Ordnerkäufe im Januar; Speicher kostet Cents pro Gigabyte
- Nichts mehr zu sortieren, zu stapeln oder zu verlieren: Das Chaos ist endgültig Geschichte
Was auch ansteht, es beginnt mit einem Tresor.
Die Kampagne startet auf Kickstarter, mit zeitlich begrenzten Gründerpreisen für frühe Unterstützer.