Les corvées du quotidien que paless prend en charge
Personne ne se lève le matin en rêvant d'un système de gestion documentaire. Ce que vous voulez, ce sont les justificatifs chez votre expert-comptable sans ping-pong d'e-mails, l'année du contrôle assemblée en quelques minutes, la clause du contrat retrouvée avant que le client ait fini sa phrase. Voici comment les gens utilisent réellement paless, une corvée à la fois.
Partagez avec votre expert-comptable
Chaque trimestre, le même rituel : rassembler les justificatifs de trois boîtes mail, les renommer, les joindre par lots, s'excuser pour ceux qui refont surface plus tard. Avec paless, votre expert-comptable reçoit un seul lien à expiration vers le trimestre bouclé, ou son propre accès qui ne voit que les dossiers que vous choisissez.
- Partagez un trimestre entier via un lien qui expire à la date prévue
- Donnez à votre expert-comptable un accès qui ne voit que ce que vous choisissez
- Les justificatifs retardataires arrivent au même endroit, pas dans un deuxième e-mail
Numérisez le courrier entrant
Le courrier arrive, on l'ouvre, on le range dans un endroit logique, et on ne le revoit jamais. paless referme cette boucle : photographiez-le avec votre téléphone, l'OCR le rend consultable et Pal le classe là où il doit être.
- Scannez un courrier avec votre téléphone : OCR, tags et classement automatiques
- Pièces jointes d'e-mails et dossiers cloud affluent dans le même coffre-fort
- Même le classeur de 2009 devient consultable une fois numérisé
Soyez prêt pour le contrôle fiscal
Un contrôle fiscal ne fait peur que lorsque l'année concernée vit dans des classeurs, des boîtes mail et une boîte à chaussures. Quand chaque facture a été capturée dès son arrivée, la liste du contrôleur devient une simple recherche et la remise des pièces, un seul lien à expiration.
- N'importe quelle année assemblée en une recherche au lieu d'un week-end
- Remettez au contrôleur un lien à expiration, pas un carton de papier
- Demandez à Pal des factures précises et obtenez des réponses avec sources citées
Tenez vos échéances de contrat
Les contrats sont des documents patients : ils attendent des années, puis coûtent de l'argent la semaine où vous les oubliez. paless garde chaque accord dans un seul coffre-fort où préavis, dates de renouvellement et clauses ne sont qu'à une question de Pal.
- Demandez à Pal quels contrats se renouvellent bientôt et obtenez des réponses sourcées
- La recherche plein texte trouve la clause, pas seulement le nom du fichier
- Les signatures scannées deviennent du texte consultable grâce à l'OCR
Trouvez tout en quelques secondes
Le document existe, quelque part. paless lit chaque page que vous y déposez, imprimée ou scannée, pour que vous cherchiez ce qu'un document dit au lieu de vous rappeler comment quelqu'un l'a nommé un jour.
- Cherchez à l'intérieur de chaque document, pas dans les noms de fichiers
- L'OCR lit les tableaux, les chiffres et les vieux scans, pas seulement le texte saisi
- Posez une question à Pal et obtenez la réponse avec sa source citée
Rédigez vos réponses avec Pal
Le plus dur dans la paperasse, c'est d'y répondre. Pal rédige les réponses et remplit les formulaires, même scannés, à partir de ce qui est déjà dans votre archive, et rien ne part sans votre accord.
- Des réponses rédigées à partir des documents auxquels elles répondent
- Des formulaires remplis avec les données tirées de votre archive
- Vous relisez et validez ; Pal n'envoie jamais rien de lui-même
Créez une base de connaissances
Certaines réponses vivent dans les documents, les autres dans les têtes. Rédigez guides, check-lists et notes de passation dans l'éditeur intégré à paless, et Pal répond aux nouveaux collègues à partir des deux, sources citées.
- Rédigez votre documentation dans l'éditeur intégré à paless
- Les guides vivent à côté des documents qu'ils expliquent
- Les nouveaux demandent à Pal au lieu d'interrompre trois collègues
Passez au zéro papier
Le papier coûte de l'argent, de la place et un samedi sur trois. Passer au zéro papier, c'est que chaque document naisse numérique : consultable, partagé par lien, sauvegardé sur des serveurs européens. La pile cesse de se former, et le budget papier disparaît avec elle.
- Chaque document capturé une seule fois : consultable, au même endroit, sur tous vos appareils
- Fini les ramettes, le toner et les classeurs de janvier ; le stockage coûte quelques centimes par gigaoctet
- Plus rien à trier, empiler ou perdre : le désordre a disparu pour de bon
Quelle que soit la corvée, tout commence par un seul coffre-fort.
La campagne démarre sur Kickstarter, avec un tarif Fondateur à durée limitée pour les premiers contributeurs.