Conditions générales d'utilisation (CGU) de la société Entalys GmbH pour le service « paless »

Avis relatif à la version faisant foi

La version juridiquement contraignante des présentes conditions générales d'utilisation est la version allemande, consultable à l'adresse https://paless.eu/de/agb. La présente version française est mise à disposition à titre de simple commodité. En cas de divergence ou de contradiction entre la version française et la version allemande, la version allemande prévaut, sous réserve des dispositions impératives de protection des consommateurs du droit de l'État de résidence habituelle du consommateur (article 6 du règlement Rome I).

Préambule

(1) Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU ») régissent les relations contractuelles entre la société Entalys GmbH, Carmenstr. 18, 40668 Meerbusch, immatriculée au registre du commerce du tribunal d'instance (Amtsgericht) de Neuss sous le numéro HRB 25084, N° de TVA intracommunautaire DE460863235, représentée par son gérant Christoph Kleinhans (ci-après « le prestataire »), et les personnes physiques ou morales qui utilisent le service de gestion documentaire proposé sous la dénomination « paless » (ci-après « le client »).

(2) L'objet du contrat est la mise à disposition du service logiciel de gestion documentaire « paless » en tant qu'application accessible par navigateur (Software-as-a-Service), conformément à la description des prestations en vigueur (annexe 1) et à la formule de prestations choisie par le client dans la liste des prix en vigueur (annexe 5).

(3) Les conditions générales du client contraires, divergentes ou complémentaires ne deviennent pas partie intégrante du contrat, sauf si le prestataire consent expressément à leur application en forme textuelle.

(4) Les contributions de soutien versées par l'intermédiaire de plateformes de financement participatif (par exemple Kickstarter) sont régies par les conditions de la plateforme concernée. La mise à disposition et l'utilisation ultérieures du service dans le cadre de l'activation d'une contribution de soutien sont régies par les présentes CGU en liaison avec les conditions confirmées lors de l'activation (voir annexe 5, point 9).

PARTIE A — Socle UE (applicable à tous les clients dans l'UE)

Les clauses suivantes reposent sur le droit de l'Union directement applicable ou sur des directives d'harmonisation minimale.

Article 1 — Champ d'application ; définitions

(1) Les présentes CGU s'appliquent à l'ensemble des contrats conclus entre le prestataire et le client concernant l'utilisation de « paless ». (2) Au sens des présentes CGU, on entend par :

• « service » : le service de gestion documentaire mis à disposition par le prestataire sous la dénomination « paless », y compris les interfaces, fonctionnalités et contenus associés, conformément à la description des prestations (annexe 1) ;
• « contenus du client » : l'ensemble des données, documents, fichiers, métadonnées et autres informations que le client introduit dans le système dans le cadre de l'utilisation du service ou qu'il génère par l'utilisation du service ;
• « consommateur » : toute personne physique au sens de l'article 2, point 1, de la directive 2011/83/UE (en Allemagne : § 13 BGB) ;
• « professionnel » : toute personne physique ou morale ou société de personnes dotée de la capacité juridique au sens de l'article 2, point 2, de la directive 2011/83/UE (en Allemagne : § 14 BGB) ;
• « système d'IA » : un système automatisé au sens de l'article 3, point 1, du règlement (UE) 2024/1689 (règlement sur l'intelligence artificielle) ;
• « forme textuelle » : toute déclaration lisible sur un support durable (au sens de l'article 2, point 10, de la directive 2011/83/UE ou du § 126b BGB), notamment par courriel.
• En cas de doute, le client est réputé professionnel au sens des présentes CGU, sauf s'il déclare expressément, lors du processus de commande, utiliser le service à des fins principalement privées.

Article 2 — Conclusion du contrat

(1) La présentation du service et des tarifs dans la boutique en ligne et sur le site web du prestataire ne constitue pas une offre ferme, mais une invitation sans engagement adressée au client à soumettre une offre.

(2) Le client soumet son offre ferme en finalisant le processus de commande et en cliquant sur le bouton « commande avec obligation de paiement ». Avant de soumettre son offre, le client se voit présenter de manière claire et compréhensible, dans un récapitulatif de commande synthétique, l'ensemble des éléments essentiels du contrat (prestation, durée, prix total incluant toutes les composantes du prix et, le cas échéant, prix ultérieurs).

(3) Le contrat est conclu à la réception par le client de la confirmation d'acceptation du prestataire en forme textuelle (courriel). Le prestataire est en droit d'accepter ou de refuser l'offre du client dans un délai de 14 jours.

(4) Le prestataire enregistre le texte du contrat après la conclusion du contrat et le rend accessible au client. Le client peut à tout moment consulter et enregistrer les CGU en vigueur à l'adresse https://paless.eu/de/agb.

(5) La langue du contrat est l'allemand. D'autres versions linguistiques sont mises à disposition afin d'en faciliter la compréhension ; en cas de contradiction, la version allemande prévaut, sous réserve des dispositions impératives de protection des consommateurs de l'État de résidence du client.

Article 3 — Objet du contrat et étendue des prestations

(1) Le prestataire met le service à la disposition du client via l'internet public, pour une utilisation au moyen d'un navigateur standard. L'étendue concrète des fonctionnalités résulte de la formule de prestations choisie et de la description des prestations en vigueur (annexe 1).

(2) Le prestataire se réserve le droit, dans le cadre de ses possibilités techniques et économiques, de faire évoluer, d'adapter, d'étendre ou de restreindre le service, notamment pour améliorer la sécurité, corriger des erreurs, s'adapter à des modifications du droit ou introduire de nouvelles fonctionnalités. Les restrictions fonctionnelles essentielles sont communiquées au client en forme textuelle avec un préavis raisonnable. L'article 19 (modifications) demeure inchangé.

(3) Dans la mesure où le service utilise l'intelligence artificielle (IA) pour l'attribution sémantique de mots-clés, la classification et une recherche dialoguée (« Pal »), l'article 12 (avis relatif à l'IA) s'applique.

(4) Le prestataire est en droit de désigner certaines fonctionnalités comme fonctions bêta, de prévisualisation ou de test. De telles fonctions constituent des prestations supplémentaires et volontaires et ne font pas partie de la prestation contractuellement due ni de la qualité convenue ; elles peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment et ne fondent aucun droit à disponibilité ni aucun droit au titre des défauts. À l'égard des consommateurs, les §§ 327 ff. BGB demeurent inchangés en ce qui concerne la prestation due à titre onéreux.

(5) Ne font notamment pas partie de la prestation contractuelle : • a) le traitement de fichiers protégés par mot de passe ou par un autre moyen cryptographique sans que le client fournisse le matériel de clé nécessaire ; • b) le traitement de fichiers qui, selon les standards usuels, ne sont pas lisibles par machine ou ne le sont pas de manière fiable (notamment des documents fortement endommagés, flous ou dégradés par une compression avec pertes) ; • c) le traitement de fichiers dans des formats non pris en charge techniquement ou au-delà des limites de taille, de volume ou de traitement indiquées dans la description des prestations (annexe 1) ; • d) le traitement de contenus dans des langues ou des systèmes d'écriture qui ne sont pas pris en charge, ou seulement de manière limitée, par les composants OCR et IA utilisés ; • e) la fourniture de fonctions dont les conditions préalables se situent en dehors de la sphère de responsabilité du prestataire ou qui supposent des systèmes ou services externes contrôlés par le client (par exemple la réception de courriels via un serveur de messagerie exploité par le client, le raccordement d'un stockage cloud du client). L'article 8 (garantie en cas de défaut) ne s'applique pas aux exigences visées aux points a) à e).

Article 4 — Utilisation acceptable ; obligations du client

(1) Le client s'engage à n'utiliser le service que dans le cadre des lois applicables et des présentes CGU. Sont notamment interdits : • a) le dépôt, le stockage ou la diffusion de contenus contraires au droit applicable (notamment le droit d'auteur, le droit pénal, le droit de la protection des données), aux droits de tiers ou aux bonnes mœurs ; • b) le dépôt ou la diffusion de logiciels malveillants ou de contenus de nature à porter atteinte à la sécurité, à l'intégrité ou à la disponibilité du service ou de l'infrastructure de tiers ; • c) le contournement ou le franchissement non autorisé de restrictions d'accès, de volume ou de sécurité ; • d) l'extraction automatisée, la mise en miroir ou la réplication massive du service ou de ses contenus au-delà des moyens techniques nécessaires à l'usage conforme au contrat ; • e) l'utilisation du service à des fins contraires à la finalité contractuelle de gestion documentaire, notamment l'utilisation comme simple stockage de masse sans lien avec la gestion ou l'exploitation des documents.

(2) Le client est tenu de garder ses identifiants d'accès secrets et de les protéger contre tout accès de tiers. Le client répond de l'ensemble des activités effectuées sous son compte, pour autant qu'une faute lui soit imputable.

(3) Le client garantit qu'il est autorisé à introduire dans le service les contenus qu'il y dépose et à les faire traiter par le prestataire, notamment au regard du droit de la protection des données, du droit d'auteur et du droit du travail. Si le client traite des données à caractère personnel de tiers, il est responsable du traitement au sens du RGPD ; le prestataire est à cet égard sous-traitant conformément à l'AVV (annexe 2).

(4) Le prestataire est en droit, en cas de soupçon fondé d'une violation grave du paragraphe 1 ou sur injonction d'une autorité, de bloquer temporairement l'accès à certains contenus ou à l'ensemble du compte ou de retirer des contenus, dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné pour prévenir un dommage, satisfaire à des obligations légales ou protéger des tiers. Le prestataire informe le client sans délai, en forme textuelle, de la mesure et de sa motivation (voir l'article 13 relatif à la conformité au DSA).

(5) Le prestataire est en droit d'appliquer des limites techniques d'utilisation mesurées (notamment volume de stockage, nombre de documents par période, nombre de pages OCR, nombre de requêtes adressées à « Pal », taille maximale de fichier, fréquence d'appels de l'API) conformément à la formule de prestations choisie. Les limites concrètes résultent de la description des prestations (annexe 1).

(6) Le client garantit le prestataire, à première demande écrite, contre toutes les prétentions de tiers élevées contre le prestataire en raison d'une violation de leurs droits par des contenus introduits dans le service par le client ou par une utilisation du service imputable au client (notamment droits d'auteur, droits de la personnalité, positions relevant du droit de la protection des données, droits de propriété industrielle ou dispositions du droit de la concurrence). Cette garantie couvre les frais raisonnables nécessaires à la défense en justice. Elle ne s'applique pas dans la mesure où la prétention repose sur une faute imputable au prestataire. Le prestataire informera le client sans délai de toute prétention invoquée, permettra au client de conduire la défense et ne conclura aucune transaction sans l'accord de celui-ci. À l'égard des consommateurs, cette clause de garantie ne s'applique pas ; seules les règles générales de la responsabilité en dommages et intérêts s'appliquent (§§ 280 ff. BGB).

(7) Des comptes d'utilisateur pour des mineurs ne peuvent être créés que par le client en sa qualité de représentant légal de ceux-ci ou avec l'accord de ce représentant. Le client demeure en tout état de cause la partie contractante ; il répond de l'utilisation du service via les comptes d'utilisateur qu'il a créés, conformément au paragraphe 2.

Article 4a — Protection contre les abus et les sollicitations disproportionnées

(1) Le prestataire est en droit de bloquer immédiatement et sans avertissement préalable l'accès à certains points de terminaison, à certains accès d'interface (par exemple des clés API) ou à l'ensemble du compte lorsque des indices objectifs révèlent un abus ou une sollicitation disproportionnée des systèmes du prestataire. Sont notamment considérés comme abus ou sollicitation disproportionnée : • a) l'inondation ou la sollicitation inhabituelle de certains points de terminaison (par exemple sous l'apparence d'une attaque par déni de service) ; • b) l'utilisation de scripts, de bots ou d'autres automatisations, dans la mesure où elle ne s'effectue pas via les interfaces expressément prévues à cet effet par le prestataire ou dépasse les limites qui y sont documentées ; • c) l'extraction, la mise en miroir ou la réplication massive du service ou de ses contenus ; • d) le contournement ou la tentative de contournement de restrictions de volume, de fréquence ou de sécurité, y compris les limites de débit (rate limits) ; • e) des schémas d'accès anormaux, notamment des tentatives de connexion par force brute, des fréquences inhabituellement élevées de requêtes OCR, IA ou « Pal », ainsi que d'autres schémas laissant présumer une utilisation automatisée ou abusive.

(2) Le prestataire informe le client sans délai, en forme textuelle, de la mesure prise, en indiquant les faits essentiels et le fondement légal ou contractuel (article 13 des présentes CGU ; l'article 17 du DSA demeure inchangé).

(3) Le blocage est levé dès que le client démontre que la cause sous-jacente a été éliminée et qu'une répétition n'est pas à craindre. Le prestataire peut subordonner la levée du blocage à la conclusion d'un accord sur des mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

(4) En cas de violations répétées ou particulièrement graves, le prestataire est en droit de résilier le contrat de manière extraordinaire pour motif grave (article 6, paragraphe 4, des présentes CGU, § 314 BGB). Les droits à dommages et intérêts du prestataire demeurent inchangés.

(5) À l'égard des consommateurs, le § 314 Abs. 2 BGB demeure inchangé. Un blocage à l'égard de consommateurs sans avertissement préalable n'intervient que lorsque les circonstances visées au paragraphe 1, points a) à e), rendent un avertissement manifestement superflu, notamment en cas de danger aigu pour la disponibilité ou la sécurité du service ou en cas de comportement pénalement répréhensible.

Article 4b — Demandes des autorités ; sanctions ; limites d'utilisation ; prestations gratuites ; données de journalisation

(1) Le prestataire ne remet des contenus du client à des autorités ou à d'autres tiers que dans la mesure où il y est juridiquement tenu en vertu du droit de l'Union européenne ou d'un État membre. Le prestataire examine, dans la mesure du raisonnable, le fondement juridique des demandes, informe le client avant toute remise dans la mesure où cela est juridiquement admissible, et limite la remise à l'étendue juridiquement requise.

(2) Le prestataire n'est pas tenu de fournir le service dans la mesure où des dispositions de l'Union européenne ou de ses États membres en matière de sanctions ou d'embargos s'y opposent. Si le client figure sur une liste de sanctions pertinente, le prestataire est en droit de suspendre la prestation et de résilier le contrat pour motif grave, dans la mesure où cela est juridiquement requis ; le client en est informé dans la mesure où cela est juridiquement admissible.

(3) Le service est un outil de gestion documentaire. Le client ne doit pas utiliser le service ni les sorties des fonctions d'IA comme composante de pratiques au sens de l'article 5 du règlement (UE) 2024/1689 (pratiques interdites) ni comme composant d'un système d'IA à haut risque au sens de l'article 6 en liaison avec l'annexe III de ce règlement. Si le client utilise le service en violation de la deuxième phrase ou procède à une modification substantielle au sens de l'article 25 du règlement (UE) 2024/1689, les obligations qui en découlent incombent au seul client ; l'article 4, paragraphe 6 (garantie), s'applique par analogie.

(4) Pour les prestations que le prestataire fournit à titre gratuit (notamment les phases de test et de prévisualisation ainsi que les fonctions supplémentaires non rémunérées), le prestataire ne répond que du dol et de la négligence grave ainsi que des dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé. Les droits impératifs du consommateur au titre des §§ 327 ff. BGB concernant la prestation due à titre onéreux demeurent inchangés.

(5) À l'égard des professionnels, l'exactitude du contenu des journaux système et d'accès générés par le service est présumée de manière réfragable ; le professionnel conserve la faculté de démontrer que les journaux sont inexacts.

Article 5 — Prix, TVA, paiement

(1) Les prix applicables sont ceux affichés lors du processus de commande et indiqués dans la liste des prix en vigueur (annexe 5).

(2) À l'égard des consommateurs, les prix sont indiqués en montants bruts et incluent la TVA légale de l'État membre de l'UE dans lequel le consommateur a sa résidence habituelle. À l'égard des professionnels, les prix sont indiqués en montants nets, majorés de la TVA légale applicable.

(3) Pour les prestations transfrontalières fournies à des professionnels disposant d'un numéro d'identification à la TVA valide d'un autre État membre de l'UE, la facturation s'effectue selon le mécanisme d'autoliquidation (reverse charge) conformément aux dispositions du droit de l'Union ; dans ce cas, la dette fiscale est transférée au preneur de la prestation.

(4) Le client est tenu de fournir des données d'adresse et des données fiscales complètes et exactes et de communiquer sans délai toute modification. Le prestataire est en droit de vérifier la plausibilité des données fournies dans le cadre des exigences légales.

(5) Le paiement s'effectue d'avance au moyen de l'un des moyens de paiement proposés lors du processus de commande. En cas de facturation mensuelle, la rémunération est exigible au début de chaque période de facturation ; en cas de facturation annuelle, elle est exigible en une seule fois au début de la durée du contrat.

(6) Si l'utilisation effective dépasse le volume de stockage inclus dans la formule de prestations, le stockage supplémentaire nécessaire est facturé aux taux indiqués dans la liste des prix, par gigaoctet entamé. Le prestataire informe le client en forme textuelle avant le début de la facturation supplémentaire.

(7) En cas de retard de paiement, le prestataire est en droit d'exiger les intérêts moratoires légaux et de suspendre la poursuite de la fourniture du service après mise en demeure préalable en forme textuelle et fixation d'un délai supplémentaire raisonnable. Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave demeure inchangé. Une suspension pour retard de paiement ne s'étend pas à l'accès en lecture aux contenus déjà stockés ni à l'export des données prévu à l'article 11 ; l'un et l'autre restent possibles pendant au moins 30 jours à compter du début de la suspension. Pour le surplus, le prestataire est en droit de suspendre de manière ciblée les fonctions de réception et de traitement (notamment le téléversement, l'OCR et les fonctions d'IA).

(8) Le client ne peut opérer compensation avec des créances du prestataire qu'au moyen de contre-créances incontestées ou constatées par une décision passée en force de chose jugée. Le client ne dispose d'un droit de rétention que dans la mesure où ses contre-prétentions reposent sur le même rapport contractuel. À l'égard des consommateurs, les dispositions légales s'appliquent.

(9) Le prestataire est en droit d'ajuster les prix des contrats en cours au maximum une fois par année civile, dans la mesure où les coûts globaux déterminants pour la fourniture du service (notamment les coûts d'infrastructure de centre de données et de réseau, d'énergie, de licences logicielles et de personnel, ainsi que les coûts induits par des modifications du droit) ont évolué de manière démontrable depuis la dernière fixation des prix. L'ajustement s'effectue selon une appréciation équitable (§ 315 BGB) et au maximum à hauteur de l'évolution des coûts ; les baisses de coûts sont prises en compte selon les mêmes critères dans le sens d'une réduction du prix. Les ajustements de prix sont communiqués au client en forme textuelle au moins six semaines avant leur prise d'effet. Si le prestataire augmente les prix, le client peut résilier le contrat en forme textuelle avec effet à la date de prise d'effet de l'augmentation ; le client en est expressément informé dans la communication. Aucune fiction d'acceptation ne s'applique aux modifications de prix. Les remises permanentes accordées au client (notamment les conditions fondateurs issues des campagnes de soutien, voir annexe 5, point 9) ne sont pas affectées par un ajustement du prix de liste.

Article 6 — Durée du contrat ; résiliation ordinaire (standard général)

(1) La durée du contrat dépend de la formule de prestations choisie par le client (mensuelle ou annuelle, voir la liste des prix, annexe 5).

(2) Les contrats à facturation mensuelle peuvent être résiliés de manière ordinaire par le client moyennant un préavis d'un mois pour la fin de la période de facturation en cours.

(3) Les contrats à durée initiale annuelle se prolongent, à l'expiration de la durée initiale, pour une durée indéterminée et peuvent alors être résiliés de manière ordinaire par le client moyennant un préavis d'un mois pour la fin d'un mois civil. Pour les contrats conclus avec des consommateurs, l'article 22 s'applique en complément.

(4) Le droit de résiliation pour motif grave demeure inchangé pour les deux parties. Un motif grave existe pour le prestataire notamment en cas de violation grave par le client de l'article 4 des présentes CGU, poursuivie malgré un avertissement, ou en cas de retard de paiement de plus de 30 jours malgré une mise en demeure.

(5) Les résiliations requièrent au minimum la forme textuelle.

Article 7 — Disponibilité ; maintenance

(1) Le prestataire s'efforce d'assurer une disponibilité aussi élevée que possible du service. Aucun taux de disponibilité déterminé ni aucun niveau de service déterminé n'est garanti ni ne fait partie des présentes CGU ; un accord de niveau de service exprès peut être convenu séparément. À l'égard des professionnels, la disponibilité effective ne constitue pas un accord sur la qualité au sens du § 434 BGB. À l'égard des consommateurs, les dispositions relatives aux mises à jour et aux défauts des §§ 327 ff. BGB demeurent inchangées ; à cet égard, le service est fourni de manière à répondre aux exigences objectives applicables à un service de cette nature.

(2) Le prestataire est en droit d'effectuer les travaux de maintenance planifiables pendant les périodes de faible utilisation (notamment pendant la nuit, heure d'Europe centrale) et de restreindre ou d'interrompre temporairement le service à cette fin. Les fenêtres de maintenance planifiées sont annoncées au client avec un préavis raisonnable, en règle générale au moins 72 heures à l'avance ; en cas de maintenance urgente liée à la sécurité, ce délai peut être raccourci.

(3) Les atteintes à la disponibilité résultant d'un cas de force majeure, d'interventions de tiers, de perturbations de services de télécommunications situés en amont ou en aval, de perturbations chez des sous-traitants ou des sous-traitants ultérieurs situées en dehors de la sphère de responsabilité du prestataire, ainsi que d'une maintenance annoncée, ne constituent pas un défaut du service.

(4) Le prestataire est en droit de recourir à des sous-traitants appropriés pour la fourniture du service. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs employés figure à l'annexe 3.

Article 8 — Garantie en cas de défaut ; obligation de mise à jour (service numérique)

(1) Le prestataire garantit que, pendant la période de mise à disposition, le service est conforme à la description des prestations (annexe 1) et, pour le surplus, aux exigences objectives applicables à un service de cette nature, sauf si des dispositions légales impératives de l'État de résidence du client prévoient un niveau plus strict.

(2) Le prestataire fournit, pendant la durée du contrat, les mises à jour nécessaires au maintien de la conformité du service, notamment les mises à jour liées à la sécurité. Le client est informé des mises à jour de manière appropriée (par exemple par notification dans l'application, courriel ou communication de statut), dans la mesure où cela est nécessaire à l'utilisation.

(3) Les défauts doivent être signalés sans délai au prestataire en forme textuelle. En cas de défaut, les droits légaux du client s'appliquent. Pour les consommateurs en République fédérale d'Allemagne, la partie B, article 24, s'applique en complément.

(4) L'OCR, la classification assistée par IA et l'attribution sémantique de mots-clés, ainsi que l'assistant de recherche dialogué « Pal », sont des procédés statistiques dont les résultats dépendent du matériel d'entrée, de la langue, de la qualité d'image, de la qualité du modèle et d'autres facteurs. La qualité conforme au contrat consiste en la mise à disposition de ces fonctions avec des propositions de résultats, et non en l'atteinte d'une qualité déterminée de reconnaissance, de classification ou de réponse. Les propositions de la classification et les réponses de « Pal » sont des indications d'assistance et ne remplacent pas une vérification du contenu par le client. À l'égard des consommateurs, les droits légaux en cas de défaut (§§ 327 ff. BGB) demeurent inchangés ; ils se rapportent à la qualité ainsi définie.

Article 9 — Responsabilité (standard général, sous réserve de règles nationales plus strictes)

(1) Le prestataire répond de manière illimitée du dol et de la négligence grave, ainsi que conformément au droit de la responsabilité du fait des produits.

(2) En cas de violation, par négligence légère, d'obligations contractuelles essentielles (obligations dont l'exécution rend seulement possible la bonne exécution du contrat et au respect desquelles le client se fie régulièrement et peut légitimement se fier — obligations dites cardinales), la responsabilité du prestataire est limitée au dommage prévisible et typique du contrat.

(3) Toute responsabilité du prestataire allant au-delà en cas de négligence légère est exclue.

(4) Les limitations de responsabilité qui précèdent ne s'appliquent pas aux dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé, ni à la responsabilité au titre de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits, ni aux dommages reposant sur un dol ou sur la prise en charge d'une garantie par le prestataire.

(5) À l'égard des professionnels, il s'applique en outre ce qui suit : la responsabilité pour le manque à gagner, les économies non réalisées et les dommages consécutifs indirects est exclue en cas de négligence légère. Dans la mesure où cela est licite, la responsabilité du prestataire à l'égard des professionnels pour l'ensemble des prétentions résultant d'un même sinistre est plafonnée au montant que le client a versé au prestataire au cours des douze mois précédant l'événement dommageable, avec un minimum de 1 000 EUR ; pour l'ensemble des sinistres survenant au cours d'une même année contractuelle, la responsabilité est plafonnée au total à 200 % de ce montant. En cas de perte de données, la responsabilité est en outre limitée à l'effort qui aurait été nécessaire pour restaurer les données si le client avait effectué, en supplément, une sauvegarde complète au moins hebdomadaire et une sauvegarde incrémentielle quotidienne des contenus fournis par lui ; cela vaut indépendamment du fait que le prestataire conserve ses propres copies de sauvegarde dans le cadre de ses routines de sauvegarde.

(6) Le client est tenu d'effectuer régulièrement ses propres copies de sauvegarde de ses contenus, dans la mesure où leur reconstitution est possible moyennant un effort raisonnable. Le prestataire attire l'attention sur les possibilités d'export et de sauvegarde décrites dans la description des prestations.

(7) Une faute concurrente du client, notamment la violation des obligations résultant de l'article 4, paragraphe 2, et de l'article 9, paragraphe 6, est prise en compte conformément au § 254 BGB dans le sens d'une réduction des prétentions.

Article 10 — Protection des données ; sous-traitance

(1) Le prestataire traite les données à caractère personnel du client exclusivement dans le cadre des dispositions applicables en matière de protection des données, notamment du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ainsi que des dispositions nationales applicables. Les détails du traitement des données à caractère personnel du client lui-même (données de base, données contractuelles, données de facturation et données de support) figurent dans la déclaration de protection des données, consultable à l'adresse https://paless.eu/fr/privacy.

(2) Dans la mesure où le prestataire traite, dans le cadre de la fourniture du service, des données à caractère personnel dont le client est responsable au sens de l'article 4, point 7, du RGPD (notamment des données à caractère personnel contenues dans les documents ou métadonnées déposés par le client), le prestataire est sous-traitant au sens de l'article 4, point 8, du RGPD. Le contrat de sous-traitance (AVV) figurant à l'annexe 2 s'applique à cet égard. En cas de contradiction entre les présentes CGU et l'AVV, l'AVV prévaut.

(3) Le prestataire s'engage à ne pas utiliser les contenus à caractère personnel du client pour l'entraînement de modèles d'IA propres ou de tiers et à ne procéder à aucune transmission à des fournisseurs externes à des fins d'analyse de contenu, sauf disposition contraire résultant d'une obligation légale impérative ou d'un consentement exprès et distinct du client.

(4) La fourniture du service s'effectue au sein de l'Union européenne. La liste des sous-traitants ultérieurs employés figure à l'annexe 3. Le client est informé en forme textuelle, avec un préavis raisonnable, des modifications concernant les sous-traitants ultérieurs ; le client dispose à cet égard d'un droit d'opposition conformément à l'AVV.

Article 11 — Export des données ; changement de prestataire (Data Act)

(1) Le client peut, à tout moment pendant la durée du contrat ainsi que pendant une période raisonnable après la fin du contrat, demander un export de ses contenus stockés dans le service dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le prestataire met à disposition les moyens techniques correspondants, en règle générale sous la forme du téléchargement d'une archive de données comprenant les documents originaux, des métadonnées structurées ainsi qu'un manifeste technique. Les détails du format figurent dans la description des prestations (annexe 1).

(2) À la fin du contrat, le prestataire assiste le client dans le passage à un autre prestataire ou vers l'infrastructure propre du client, conformément au règlement (UE) 2023/2854 (règlement sur les données, Data Act). La période de transition pour un tel changement est de 30 jours au maximum à compter de la prise d'effet de la fin du contrat. Sur demande du client, cette période peut être prolongée de six mois au maximum ; la prolongation donne lieu au paiement d'une rémunération raisonnable basée sur les coûts, conformément à la liste des prix (annexe 5, point 8), dans la mesure où les articles 25 et 29 du règlement (UE) 2023/2854 le permettent.

(3) Le prestataire ne perçoit aucuns frais distincts pour l'export des contenus du client ni pour le processus de changement en tant que tel pendant la période de transition visée au paragraphe 2, deuxième phrase (30 jours). Une prolongation de la période visée au paragraphe 2, troisième phrase, donne lieu à rémunération conformément aux présentes CGU et à la liste des prix. À compter du 12 janvier 2027, l'article 29 du règlement (UE) 2023/2854 s'applique au processus de changement.

(4) À l'expiration de la période de transition ou — si aucun changement n'est souhaité — à l'expiration du délai de conservation visé au paragraphe 5, les contenus du client sont définitivement supprimés du système de production et ne sont plus disponibles pour une restauration. Le prestataire signale au client, en forme textuelle, la suppression imminente lors de la prise d'effet de la fin du contrat ainsi qu'un délai raisonnable avant la suppression définitive. Aucun droit à restauration n'existe pour les contenus supprimés conformément au présent article 11 ; les prétentions fondées sur le dol ou la négligence grave ainsi que l'article 9, paragraphe 4, demeurent inchangés.

(5) Après la prise d'effet de la fin du contrat, les contenus du client restent accessibles aux fins de la portabilité des données pendant la durée de la période de transition visée au paragraphe 2, et au minimum pendant 30 jours. Ils sont ensuite supprimés du système de production ; ils sont retirés des copies de sauvegarde régulières selon les cycles de rotation respectifs documentés à l'annexe 3. L'article 14 (obligations légales de conservation) demeure inchangé.

Article 12 — Intelligence artificielle ; transparence

(1) Le service comprend des systèmes d'IA au sens de l'article 3, point 1, du règlement (UE) 2024/1689 (règlement sur l'intelligence artificielle), notamment • a) l'assistant de recherche dialogué « Pal » (génération augmentée par récupération, Retrieval-augmented Generation, sur la base de modèles de langage auto-hébergés) et • b) la classification assistée par IA et l'attribution sémantique de mots-clés aux documents.

(2) Le prestataire signalera au client, dans l'interface utilisateur, avant la première interaction avec l'assistant de recherche dialogué « Pal », qu'il s'agit d'un système d'IA (article 50, paragraphe 1, du règlement sur l'intelligence artificielle).

(3) Les contenus générés de manière automatisée par un système d'IA (notamment les réponses de « Pal », les propositions de mots-clés et de classification) sont, dans la mesure où cela est techniquement possible, signalés techniquement ou visuellement comme générés par IA (article 50, paragraphe 2, du règlement sur l'intelligence artificielle).

(4) Le prestataire utilise des modèles d'IA qu'il exploite lui-même sur sa propre infrastructure au sein de l'Union européenne. Aucune transmission des contenus du client à des fournisseurs d'IA externes à des fins d'inférence ou d'entraînement n'a lieu dans la configuration standard du service. Si le client active en option des fonctions intégrant des services externes, il en est expressément informé avant l'activation.

(5) Le client prend acte de ce que les réponses assistées par IA peuvent être erronées, incomplètes ou inventées (« hallucinées »). Les réponses de l'assistant de recherche « Pal » et les propositions de la classification doivent être comprises comme des aides d'assistance et ne remplacent pas une vérification propre par le client ; elles ne constituent notamment aucun conseil juridique, fiscal ou comptable.

(6) Dans la mesure où le service met à disposition des fonctions permettant de préparer, sur la base de sorties d'IA, des actes produisant des effets à l'égard de tiers (notamment la rédaction et l'envoi de courriels, y compris leurs pièces jointes, le remplissage de formulaires, l'apposition de signatures électroniques ainsi que le partage de contenus via des fonctions de partage), de tels actes ne sont exécutés qu'après confirmation expresse par le client. Le client est tenu de vérifier le contenu, les pièces jointes et les destinataires avant la validation ; la responsabilité de la validation incombe au client. Les signatures électroniques dans le service ne sont pas, sauf convention contraire expresse, des signatures électroniques qualifiées au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) ; le prestataire ne garantit pas qu'elles permettent de satisfaire à des exigences de forme supposant une forme de signature déterminée.

Article 13 — Responsabilité des contenus ; signalement de contenus illicites (DSA)

(1) Le prestataire est un fournisseur de services d'hébergement au sens de l'article 6 du règlement (UE) 2022/2065 (règlement sur les services numériques, Digital Services Act, DSA). Les signalements de contenus présumés illicites peuvent être transmis au prestataire par voie électronique à l'adresse dsa@paless.eu. Le prestataire examine les signalements entrants et prend les mesures requises selon les circonstances.

(2) Le prestataire désigne dsa@paless.eu comme point de contact central au sens des articles 11 et 12 du DSA. Les langues de communication sont l'allemand et l'anglais.

(3) Si le prestataire restreint ou retire des contenus du client ou restreint le compte du client, le client reçoit une communication motivée en forme textuelle indiquant les faits essentiels et le fondement légal ou contractuel (article 17 du DSA). Cela ne s'applique pas dans la mesure où des obligations légales de confidentialité ou des injonctions d'autorités s'y opposent.

(4) En tant que simple fournisseur de services d'hébergement sans fonctionnalité de diffusion publique, le prestataire n'est pas une plateforme en ligne au sens de l'article 3, point i), du DSA ; les obligations prévues au chapitre III, section 3, du DSA (articles 20 et suivants) ne sont pas applicables à cet égard.

Article 14 — Conservation ; obligations légales de conservation

(1) Le prestataire est tenu de conserver les données pertinentes pour la facturation et le contrat conformément aux obligations légales de conservation (notamment en droit commercial et en droit fiscal). Dans cette mesure, il n'est pas procédé à une suppression, ou seulement de manière restreinte ; les données ne sont plus utilisées à d'autres fins.

(2) Le client prend acte de ce que certaines données ne sont complètement retirées des copies de sauvegarde régulières qu'à l'expiration des cycles de rotation respectifs. Le prestataire prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que les données issues des copies de sauvegarde ne soient pas utilisées à d'autres fins que la restauration en cas d'urgence.

Article 15 — Blocage géographique ; égalité de traitement dans le marché intérieur

Le prestataire accorde à tous les clients établis dans un État membre de l'UE un accès égal au site web et au processus de commande. Aucune discrimination fondée sur la nationalité, le lieu de résidence ou le lieu d'établissement n'a lieu. Les différences dans l'affichage des prix bruts pour les consommateurs reposent exclusivement sur les taux de TVA applicables dans chaque pays et ne constituent pas une discrimination interdite au sens du règlement (UE) 2018/302.

Article 16 — Force majeure

Aucune partie contractante ne répond de l'inexécution ou de l'exécution tardive de ses obligations dans la mesure où celle-ci repose sur des événements de force majeure échappant à sa sphère d'influence raisonnable et qui n'étaient ni prévisibles ni évitables par des moyens raisonnables. En font notamment partie • a) les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, le sabotage et les événements comparables ; • b) les mesures des autorités, notamment les injonctions réglementaires visant le prestataire ou un sous-traitant ultérieur ; • c) les grèves et conflits sociaux, pour autant qu'ils ne concernent pas exclusivement l'exploitation du prestataire ; • d) les pannes générales d'internet, d'électricité ou de télécommunications ; • e) les cyberattaques graves qui ne peuvent être repoussées malgré le respect de l'état de la technique, y compris les failles de sécurité critiques de type zero-day dans les logiciels tiers utilisés ; • f) les situations pandémiques et les événements sanitaires comparables entraînant des mesures des autorités ou des absences de personnel de grande ampleur ; • g) les défaillances de la chaîne d'approvisionnement chez des sous-traitants ultérieurs, dans la mesure où des prestations de remplacement équivalentes ne peuvent être obtenues dans un délai raisonnable. La partie concernée informera l'autre partie sans délai et s'efforcera de son mieux de limiter les conséquences.

Article 17 — Droits sur le service ; contenus du client

(1) L'ensemble des droits sur le service, notamment les droits d'auteur, les droits de marque et les autres droits de protection, appartiennent au prestataire ou à ses concédants de licence. Le client reçoit, pour la durée du contrat, le droit non exclusif, non transférable, non sous-licenciable et limité à l'utilisation conforme au contrat d'utiliser le service.

(2) Le prestataire n'acquiert sur les contenus du client aucun droit allant au-delà de l'utilisation nécessaire à l'exécution du contrat. Le client concède au prestataire le droit simple, limité territorialement à l'UE, limité dans le temps à la durée du contrat et aux opérations de conservation et de suppression nécessaires à la fourniture du service, de stocker les contenus, de les reproduire, de les indexer, de les transformer techniquement (par exemple conversion de format, OCR, génération de représentations vectorielles) et de les rendre accessibles au client dans le cadre des fonctions du service.

(3) Le prestataire est en droit de traiter des données d'utilisation, de télémétrie et d'erreur anonymisées et agrégées sous une forme non personnelle, aux fins de l'exploitation, de la sécurité, de la correction d'erreurs, de la planification des capacités et de l'amélioration du produit. Un traitement des contenus du client aux fins de l'entraînement de modèles d'IA propres ou de tiers n'a pas lieu, conformément à l'article 10, paragraphe 3 ; cette clause n'est pas affectée par la première phrase.

(4) Dans le domaine des relations commerciales entre professionnels (§ 14 BGB), il est interdit au client de procéder à l'ingénierie inverse (reverse engineering), à la décompilation ou au désassemblage du service, de ses composants ou du logiciel sous-jacent, d'effectuer des analyses concurrentielles comparatives ou d'extraire systématiquement le service ou ses contenus à des fins de concurrence, sauf si et dans la mesure où le § 69d Abs. 1 et le § 69e UrhG confèrent des droits légaux contraires. À l'égard des consommateurs, les limitations légales demeurent inchangées.

Article 17a — Mention de référence et marketing

(1) Le prestataire est en droit de mentionner la dénomination sociale et le logo du client professionnel dans une liste de références clients sur son site web, dans des communiqués de presse et dans des supports commerciaux, afin de documenter de manière factuelle la relation commerciale. Les déclarations de fond relatives à l'utilisation par le client (notamment études de cas, témoignages, citations) requièrent une autorisation écrite distincte du client.

(2) Le client professionnel peut s'opposer à tout moment à la mention en forme textuelle. Le prestataire retirera alors la mention dans un délai de 30 jours.

(3) À l'égard des consommateurs, cette clause ne s'applique pas.

Article 18 — Confidentialité

Les parties contractantes traiteront de manière confidentielle toutes les informations confidentielles de l'autre partie dont elles ont connaissance dans le cadre de la relation d'affaires et ne les utiliseront qu'aux fins de l'exécution du contrat. Cette obligation subsiste pendant une période de trois ans après la fin du contrat. Elle ne s'applique pas aux informations qui sont publiquement connues, qui deviennent publiquement connues sans faute, qui sont acquises licitement auprès de tiers par la partie qui les reçoit ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi ou d'une injonction d'une autorité.

Article 19 — Modifications des CGU

(1) Le prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGU ainsi que les annexes lorsque cela est nécessaire en raison • a) d'exigences impératives résultant de la loi, de la réglementation ou de la jurisprudence des cours suprêmes, • b) d'exigences techniques ou liées à la sécurité dont la mise en œuvre ne réduit pas la prestation essentielle du service, ou • c) de l'introduction de fonctions nouvelles ou supplémentaires, sans que la prestation essentielle existante soit réduite. Une réduction de la prestation contractuelle essentielle ou une détérioration substantielle des obligations principales du prestataire par modification unilatérale est exclue ; une telle modification requiert l'accord du client ou autorise le client à résilier le contrat de manière extraordinaire à la date d'entrée en vigueur prévue. Les modifications des prix sont exclusivement régies par l'article 5, paragraphe 9.

(2) Les modifications envisagées sont communiquées au client en forme textuelle au moins six semaines avant leur entrée en vigueur. La communication contient les clauses modifiées, une motivation synthétique ainsi qu'une indication du droit d'opposition du client, du délai d'opposition et des conséquences d'une absence d'opposition.

(3) Si le client ne s'oppose pas en forme textuelle dans le délai d'opposition de six semaines à compter de la réception de la communication de modification, les modifications sont réputées approuvées. Le client en est expressément informé dans la communication.

(4) Si le client s'oppose dans le délai, le contrat se poursuit aux conditions antérieures. Le prestataire est dans ce cas en droit de résilier le contrat de manière ordinaire à la date d'entrée en vigueur prévue de la modification.

(5) Les modifications qui ont un effet exclusivement favorable ou qui ne mettent en œuvre qu'une mise en conformité avec le droit impératif peuvent prendre effet sans respecter le délai susmentionné.

Article 20 — Droit applicable ; juridiction compétente

(1) L'ensemble des relations juridiques découlant du présent contrat ou en lien avec celui-ci est régi par le droit de la République fédérale d'Allemagne, à l'exclusion de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.

(2) Si le client est un consommateur, le choix du droit visé au paragraphe 1 ne s'applique que dans la mesure où il ne prive pas le consommateur de la protection que lui assurent les dispositions impératives du droit de l'État de sa résidence habituelle (article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 593/2008 [règlement Rome I]).

(3) Si le client est un professionnel, une personne morale de droit public ou un patrimoine spécial de droit public, la juridiction exclusivement compétente pour tous les litiges découlant du contrat ou en lien avec celui-ci est celle de Düsseldorf. Le prestataire est en droit d'attraire le client professionnel également devant la juridiction de son for général.

(4) Pour les consommateurs s'appliquent les fors légaux prévus aux articles 17 et suivants du règlement (UE) n° 1215/2012 (règlement Bruxelles I bis) ou par les dispositions nationales applicables.

(5) À l'égard des professionnels, les prétentions contractuelles contre le prestataire se prescrivent par douze mois à compter du point de départ légal de la prescription (§ 199 BGB). En sont exceptées les prétentions • a) fondées sur le dol et la tromperie dolosive du prestataire, • b) fondées sur une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé, • c) fondées sur la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits, • d) fondées sur une garantie prise en charge par le prestataire, • e) ainsi que les autres prétentions, dans la mesure où le droit impératif prévoit un délai de prescription plus long (notamment l'article 82 du RGPD). À l'égard des consommateurs, les délais de prescription légaux s'appliquent sans modification.

Article 21 — Dispositions finales

(1) Si certaines dispositions des présentes CGU sont ou deviennent, après la conclusion du contrat, invalides ou inexécutables, la validité des CGU pour le surplus n'en est pas affectée. La disposition invalide ou inexécutable est remplacée par la règle légale correspondante. Il n'est pas procédé, à l'égard des consommateurs, à une réduction de la clause destinée à en préserver la validité, dans la mesure où cela conduirait à un désavantage inapproprié.

(2) Il n'existe aucun accord verbal accessoire. Les modifications et compléments du présent contrat requièrent la forme textuelle. Cela vaut également pour la suppression de cette exigence de forme textuelle.

(3) La compensation avec des créances cédées au client par des tiers n'est admissible à l'égard du prestataire que si la créance cédée est incontestée, constatée par une décision passée en force de chose jugée ou en état d'être jugée. L'article 5, paragraphe 8, demeure inchangé.

(4) Le prestataire est en droit de transférer tout ou partie des droits et obligations résultant du présent contrat à un successeur en droit, notamment par voie de scission, de fusion, de cession d'actifs (asset deal) ou de transfert à une entreprise liée au prestataire au sens des §§ 15 ff. AktG. Tout transfert envisagé est communiqué au client en forme textuelle avec un préavis raisonnable. Le client est en droit de résilier le contrat de manière extraordinaire à la date de transfert prévue si le transfert ne peut raisonnablement lui être imposé.

(5) Le prestataire peut résilier de manière ordinaire, moyennant un préavis de 30 jours en forme textuelle, la relation contractuelle avec un client qui ne s'est pas connecté au service pendant une période continue de douze mois. Pendant le délai de préavis, l'export des données prévu à l'article 11 reste accessible au client. Les obligations légales de conservation (article 14) demeurent inchangées.

PARTIE B — Dispositions particulières allemandes (volet DE)

Les clauses suivantes s'appliquent en complément du socle UE (partie A) aux contrats soumis au droit allemand, ainsi que, indépendamment du choix du droit applicable, aux consommateurs ayant leur résidence habituelle en République fédérale d'Allemagne (article 6 du règlement Rome I). En cas de contradiction avec la partie A, la partie B prévaut.

Article 22 — Durée du contrat ; résiliation à l'égard des consommateurs (§ 309 Nr. 9 BGB)

(1) Si le contrat est conclu avec un consommateur pour une durée initiale de plus d'un mois, la durée initiale est de 24 mois au maximum. À l'expiration de la durée initiale, le contrat se prolonge pour une durée indéterminée, sauf si l'une des parties résilie au plus tard un mois avant l'expiration de la durée initiale.

(2) Après le passage à la durée indéterminée, le consommateur peut résilier le contrat à tout moment moyennant un préavis d'un mois pour la fin d'un mois civil.

(3) La résiliation peut être déclarée en forme textuelle (par courriel à kuendigung@paless.eu) ou via le bouton de résiliation au sens du § 312k BGB.

Article 23 — Bouton de résiliation (§ 312k BGB)

(1) Le prestataire met à la disposition des consommateurs, sur son site web, un bouton de résiliation facilement accessible pour la résiliation des contrats à exécution successive à titre onéreux conclus en ligne. Ce bouton est directement accessible — sans connexion préalable — à l'adresse https://paless.eu/de/kuendigen et porte sans ambiguïté la mention « Verträge hier kündigen » (« résilier les contrats ici »).

(2) Après avoir actionné le bouton de résiliation, le consommateur accède à une page de confirmation sur laquelle il peut fournir les indications nécessaires à l'identification univoque de la relation contractuelle, à la désignation du type de résiliation, à l'indication du délai de résiliation et à la communication d'une confirmation électronique de réception. La page de confirmation contient un bouton portant la mention « Jetzt kündigen » (« résilier maintenant »), dont l'actionnement emporte l'émission effective de la déclaration de résiliation.

(3) Le prestataire confirme sans délai au consommateur, par voie électronique en forme textuelle, la réception de la déclaration de résiliation ainsi que son contenu.

Article 24 — Droits en cas de défaut ; obligation de mise à jour pour les produits numériques (§§ 327 ff. BGB)

(1) Si le client est un consommateur et que le prestataire met le service à la disposition du consommateur contre paiement d'un prix, les §§ 327 ff. BGB relatifs aux contrats portant sur des produits numériques s'appliquent en complément. En particulier, le prestataire fournit au consommateur, conformément au § 327f BGB, pendant toute la période de mise à disposition, les mises à jour nécessaires pour que le service demeure conforme à la qualité contractuellement convenue et aux exigences objectives ; en font notamment partie les mises à jour liées à la sécurité.

(2) Le consommateur est informé de manière appropriée de l'existence d'une mise à jour et des conséquences d'une absence d'installation d'une mise à jour. Si un défaut se manifeste dans un délai d'un an à compter de la mise à disposition, il est présumé que ce défaut existait déjà au moment de la mise à disposition (§ 327k Abs. 1 BGB).

(3) En cas de défaut du service, le consommateur dispose des droits légaux en cas de défaut (exécution ultérieure conformément au § 327l BGB, fin du contrat conformément au § 327m BGB, réduction du prix conformément au § 327n BGB, dommages et intérêts conformément aux §§ 327i, 280 ff. BGB). Il n'est procédé à aucune restriction de ces droits au détriment du consommateur.

Article 25 — Limitation de responsabilité à l'égard des consommateurs (§ 309 Nr. 7 BGB)

L'article 9 (responsabilité) s'applique à l'égard des consommateurs sous la réserve qu'aucune limitation de la responsabilité du prestataire n'intervient pour les dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé ; cela vaut également lorsque la violation de l'obligation repose sur une négligence simple. Le plafond de responsabilité en montant prévu à l'article 9 ne s'applique pas à l'égard des consommateurs.

Article 26 — Droit de rétractation des consommateurs

(1) Les consommateurs disposent, pour les contrats conclus en ligne avec le prestataire, d'un droit de rétractation conformément aux §§ 312g, 355 BGB. Les détails et les informations requises figurent dans l'information sur la rétractation conformément à l'annexe 4, qui fait partie intégrante du contrat.

(2) Dans la mesure où le consommateur demande expressément que le prestataire commence l'exécution du service numérique contractuellement dû avant l'expiration du délai de rétractation et confirme avoir connaissance de l'extinction du droit de rétractation, le droit de rétractation s'éteint en cas d'exécution complète de la prestation conformément au § 356 Abs. 4 BGB. Pour les prestations partielles fournies jusqu'à la rétractation, le consommateur doit une indemnité correspondant à leur valeur, dans la mesure où celle-ci est due conformément au § 357 BGB.

Article 27 — Prix ; réglementation allemande sur l'indication des prix (PAngV)

Les indications de prix à l'égard des consommateurs sont fournies sous forme de prix totaux incluant la TVA légale ainsi que toutes les autres composantes du prix (§ 3 PAngV). Pour les contrats à reconduction automatique, le consommateur est informé de manière claire et compréhensible, dans le récapitulatif de commande et dans les présentes CGU, du montant des coûts ultérieurs après l'expiration de la durée initiale. Le prestataire indique expressément, lors du processus de commande, le montant de la rémunération due après l'expiration de la durée initiale.

Article 28 — Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation (§ 36 VSBG)

(1) Avis relatif à la plateforme de règlement en ligne des litiges de la Commission européenne : la plateforme de règlement en ligne des litiges auparavant accessible à l'adresse ec.europa.eu/consumers/odr a été mise hors service le 20 juillet 2025. Le renvoi à cette plateforme est donc supprimé.

(2) Le prestataire n'est ni tenu ni disposé à participer à des procédures de règlement des litiges devant un organisme de conciliation des litiges de consommation.

(3) L'organisme général de conciliation des litiges de consommation compétent en vertu du § 36 Absatz 1 Nummer 2 VSBG est la Universalschlichtungsstelle du Zentrum für Schlichtung e. V., Straßburger Straße 8, 77694 Kehl am Rhein (https://www.universalschlichtungsstelle.de). Le consommateur y est renvoyé en cas de litige.

Article 29 — Identification du prestataire ; renvoi aux mentions légales et à la protection des données

(1) Les informations relatives au prestataire requises par le § 5 de la loi allemande sur les services numériques (DDG) et par le § 18 du traité d'État sur les médias (MStV) figurent dans les mentions légales, consultables à l'adresse https://paless.eu/de/impressum.

(2) Les informations relatives au traitement des données à caractère personnel et notamment à l'utilisation de cookies et de technologies comparables conformément au § 25 TDDDG figurent dans la déclaration de protection des données, consultable à l'adresse https://paless.eu/fr/privacy.

Article 30 — Avis relatif à la publicité portant sur des fonctionnalités et des normes

(1) Le prestataire fait notamment la promotion du service en indiquant qu'il prend en charge les exigences des principes allemands de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que d'accès aux données (GoBD, circulaire du ministère fédéral des finances du 28 novembre 2019). Le prestataire signale expressément que le respect des GoBD dans une comptabilité ou un classement documentaire concrets n'est pas assuré par le seul emploi d'un logiciel, mais suppose en outre une documentation des procédures (Verfahrensdokumentation) à établir par le client, un système de contrôle interne approprié ainsi que d'autres mesures organisationnelles. Le prestataire ne garantit pas la conformité aux GoBD de l'ensemble de la comptabilité du client et n'assume aucune garantie à cet égard.

(2) Le prestataire fait notamment la promotion du service en indiquant que l'hébergement s'effectue dans des centres de données situés au sein de l'Union européenne et qu'il renonce aux fournisseurs hyperscale ayant leur siège en dehors de l'UE. Cette affirmation vaut pour l'exploitation productive du service ; les sous-traitants ultérieurs actuels sont indiqués à l'annexe 3.

(3) Dans la mesure où le prestataire fait la promotion du stockage à redondance multiple des contenus du client, cette affirmation constitue une description de l'architecture technique employée. Elle n'emporte aucune garantie au sens du § 443 BGB quant à l'impossibilité de perte ou de destruction des contenus. Le client est invité à effectuer régulièrement, dans la mesure de ses possibilités, ses propres copies de sauvegarde (article 9, paragraphe 6).

(4) Le prestataire se réserve le droit de ne promettre de manière contraignante certaines fonctions, certains engagements de conformité ou certains résultats d'audit qu'après l'atteinte de critères de maturité internes définis. À l'égard des professionnels, les déclarations figurant dans des supports marketing, sur le site web ou dans d'autres supports commerciaux ne fondent, avant leur intégration expresse dans la description des prestations (annexe 1) ou dans un accord séparé, aucun accord sur la qualité. À l'égard des consommateurs, la portée des déclarations publiques du prestataire est régie par les §§ 327e Abs. 3, 327h BGB ; les déclarations publiques qui ont été rectifiées avant la conclusion du contrat de la même manière ou d'une manière équivalente ne relèvent dès lors pas des exigences objectives.

Article 31 — Clause de sauvegarde complémentaire pour l'Allemagne

Si certaines clauses des présentes CGU sont invalides à l'égard des consommateurs pour violation de dispositions impératives du droit allemand de la protection des consommateurs, elles sont remplacées par la règle légale correspondante. Il n'est pas procédé, dans cette mesure, à une réduction de la clause destinée à en préserver la validité. La validité des autres clauses n'en est pas affectée.

Annexe 1 — Description des prestations « paless »

La description des prestations fait partie intégrante des CGU du prestataire. Elle peut être versionnée indépendamment des CGU et mise à jour conformément à l'article 19 des CGU (modifications). Les indications de volume concrètes par tarif figurent dans la liste des prix (annexe 5). La présente description des prestations décrit les fonctions prévues au moment de l'entrée en vigueur des CGU. Les fonctions non mises à disposition en production ne font pas partie de la prestation due. Les déclarations figurant dans des supports marketing ou commerciaux ne fondent aucun accord sur la qualité, conformément à l'article 30, paragraphe 4, des CGU. Les fonctions désignées comme « bêta », « prévisualisation » ou « en préparation » relèvent de l'article 3, paragraphe 4, des CGU et ne font pas partie de la prestation due.

Annexe 1 · 1. Description du service

Le service « paless » est une application accessible par navigateur destinée à la gestion de documents numériques. Il est exploité en tant que Software-as-a-Service et fourni via l'internet public. L'interface utilisateur est disponible dans un grand nombre de langues.

Annexe 1 · 2. Étendue des fonctionnalités

L'étendue des fonctionnalités comprend — selon le tarif choisi — les domaines fonctionnels suivants :

2.1 Capture de documents : • téléversement de documents via l'interface web ; • reprise de documents depuis une boîte de messagerie du client (« Mail-Ingest ») ; • téléversement via une interface web mobile optimisée ; • reprise de documents numérisés depuis un partage réseau mis à disposition par le client. • reprise de documents depuis un stockage cloud raccordé par le client, y compris la reprise automatique des fichiers nouvellement entrants et la transposition des noms de dossiers en mots-clés (état de mise à disposition conformément au point 7) ; • découpage de lots numérisés en documents individuels au moyen de feuilles de séparation à code QR (état de mise à disposition conformément au point 7).

2.2 Préparation des documents : • reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les formats d'entrée suivants : PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF, WebP. Les formats purement textuels sont repris sans OCR. D'autres formats peuvent être pris en charge dans une configuration optionnelle. • classification automatisée et propositions de mots-clés et de correspondants sur la base de modèles auto-hébergés. Ces fonctions d'étiquetage assistées par IA sont incluses dans tous les tarifs. • génération d'un aperçu et d'une miniature. • L'OCR extrait le texte ; selon le document source, des structures tabulaires, des valeurs de diagrammes et des formules peuvent en outre être reconnues. L'étendue et la qualité de la reconnaissance de structures ne constituent pas une qualité garantie (voir point 6).

2.3 Recherche et consultation : • recherche en texte intégral sur les résultats de l'OCR ; • recherche sémantique sur la base de représentations vectorielles générées en propre ; • assistant de recherche dialogué « Pal » sur la base d'un modèle de langage auto-hébergé.

2.4 Organisation : • attribution de mots-clés, de correspondants, de types de documents et de chemins de stockage ; • versionnage des documents ; • gestion des mandants et des rôles. • liens de partage limitables dans le temps ainsi que partages granulaires de documents ou de zones spécifiques pour d'autres utilisateurs (état de mise à disposition conformément au point 7).

2.5 Export et portabilité des données (article 25 du règlement (UE) 2023/2854) : le prestataire met à la disposition du client, sur demande, à tout moment pendant la durée du contrat et pendant la période de transition après la fin du contrat décrite à l'article 11 des CGU, un export complet des données fournies par le client et générées par l'utilisation du service, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

L'export est livré sous forme d'archive ZIP et contient en règle générale : • l'ensemble des documents originaux dans le format de fichier initialement téléversé ; • les fichiers d'archive PDF/A générés par OCR avec texte intégral incorporé ; • un fichier « manifest.json » contenant les métadonnées structurées (notamment correspondants, tags, types de documents, chemins de stockage, champs personnalisés, notes, workflows ainsi que les objets de modèle pour les utilisateurs et les autorisations) au format JSON selon la convention de sérialisation Django ; • un fichier « metadata.json » contenant un horodatage de version du logiciel utilisé au moment de l'export.

L'export est généré par le logiciel open source sous-jacent paperless-ngx (voir docs.paperless-ngx.com) et peut être réimporté dans une instance paperless-ngx propre ou tierce au moyen de l'outil d'import associé « document_importer ». Le schéma exact du fichier manifeste est lié à la version majeure de paperless-ngx employée ; en cas de conflit entre la description du schéma et le comportement d'export, le format effectivement généré par l'outil au moment de l'export fait foi. Le mécanisme exact de déclenchement d'un export (par exemple via l'interface utilisateur ou une interface de programmation) figure dans la documentation en ligne actuelle du service. Le prestataire garantit que le schéma d'export est compatible avec l'outil d'import « document_importer » de la version majeure de paperless-ngx utilisée en production au moment de l'export. Après un passage à une nouvelle version majeure, la version antérieure du schéma reste compatible à l'import pendant une période de douze mois ; au-delà, la compatibilité est liée à la version majeure actuelle.

2.6 Gestion des identités et des accès : • connexion via un fournisseur d'identité central basé sur OpenID Connect ; • procédés de connexion sans mot de passe au moyen de passkeys et de clés de sécurité matérielles (FIDO2) ainsi qu'authentification multifacteur optionnelle ; une application d'authentification est également admise.

2.7 Fonctions spécifiques à certains tarifs : les fonctions suivantes peuvent être rattachées à certains tarifs et ne sont alors disponibles que dans ceux-ci : • fonctions de conservation orientées GoBD (versionnage, journalisation d'audit, stockage à valeur probante), qui assistent le client dans le respect des obligations fiscales de conservation et soutiennent ainsi les exigences des GoBD, sans garantir une conformité aux GoBD de l'ensemble de la comptabilité du client (voir CGU, article 30, paragraphe 1) ; • fonction « Verfahrensdokumentation » (documentation des procédures) en tant qu'aide à l'établissement pour l'utilisateur (disponible dans un premier temps uniquement pour la situation juridique allemande) ; • base de connaissances avec éditeur intégré pour la création d'une documentation propre en complément des documents gérés ; • support prioritaire. Le support prioritaire comprend un traitement préférentiel avec un temps de première réaction visé en règle générale de huit heures ouvrées (du lundi au vendredi) ; il n'emporte ni garantie au sens du § 443 BGB ni engagement de résolution des problèmes dans des délais déterminés.

2.8 Fonctions d'assistance et de traitement (état de mise à disposition conformément au point 7) : • rédaction de courriels par l'assistant de recherche « Pal », y compris pièces jointes proposées ; l'envoi n'a lieu qu'après confirmation expresse par le client (article 12, paragraphe 6, des CGU) ; • remplissage de formulaires sur la base de documents existants, avec vérification et validation ultérieures par le client ; • traitement de fichiers PDF (notamment rotation, division, fusion, versionnage) ; • apposition de signatures électroniques ; il ne s'agit pas de signatures électroniques qualifiées au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS), sauf convention contraire expresse. Le degré de maturité respectif de ces fonctions (production, bêta, en préparation) figure dans la documentation en ligne.

Annexe 1 · 3. Limites de volume et d'utilisation

Le prestataire applique des limites d'utilisation mesurées au sens de l'article 4, paragraphe 5, des CGU. Les valeurs applicables par tarif figurent dans la liste des prix (annexe 5) et peuvent notamment concerner les dimensions suivantes : toutes les indications de volume s'entendent comme des valeurs maximales « jusqu'à ».

• espace de stockage maximal inclus ;
• nombre maximal de pages traitées par OCR par période de facturation ;
• nombre maximal de documents par période de facturation ;
• volume maximal de requêtes pour l'assistant de recherche dialogué « Pal », mesuré en tokens ;
• taille maximale par fichier ;
• nombre maximal de comptes d'utilisateur.

Pour le nombre de documents par période de facturation, une amnistie de migration s'applique pendant les 30 premiers jours suivant l'activation du tarif, conformément à l'annexe 5, point 7.

Annexe 1 · 4. Mises à jour

Le prestataire fournit, pendant la période de mise à disposition, les mises à jour nécessaires à la conformité du service, notamment les mises à jour liées à la sécurité. Les mises à jour font l'objet d'une information appropriée. Les extensions fonctionnelles ne font pas partie de l'obligation contractuelle de mise à jour.

Annexe 1 · 5. Environnement d'exploitation et résidence des données

Le service est exploité dans des centres de données situés au sein de l'Union européenne. Une liste des sous-traitants ultérieurs employés figure à l'annexe 3. Aucun taux de disponibilité n'est garanti dans la structure tarifaire standard ; l'article 7 des CGU demeure inchangé. Les fenêtres de maintenance planifiées sont majoritairement placées pendant les heures nocturnes et annoncées avec le préavis décrit à l'article 7, paragraphe 2, des CGU.

Annexe 1 · 6. Caractéristiques non garanties

Les caractéristiques suivantes du service dépendent de la finalité d'utilisation, de la qualité des données d'entrée et du tarif configuré, et ne font pas partie de la qualité contractuellement due au sens de l'article 3, paragraphe 5, et de l'article 8, paragraphe 4, des CGU :

• une précision de reconnaissance déterminée de l'OCR ainsi qu'une étendue déterminée de la reconnaissance de structures (tableaux, valeurs de diagrammes, formules) ;
• un taux de pertinence et une précision déterminés de la classification assistée par IA et de l'attribution de mots-clés ;
• une exactitude de contenu déterminée des réponses de l'assistant de recherche « Pal » (les réponses peuvent être erronées, incomplètes ou inventées) ;
• la délivrabilité des courriels reçus de l'extérieur (le Mail-Ingest dépend du système de messagerie externe) ;
• le traitement de fichiers protégés par mot de passe ou par un autre moyen cryptographique sans fourniture du matériel de clé, ainsi que les autres configurations désignées à l'article 3, paragraphe 5, des CGU.

Annexe 1 · 7. État de mise à disposition

Le service est mis en production par étapes. Le prestataire est en droit de ne rendre certaines fonctions disponibles en production qu'après l'atteinte de critères de maturité internes définis. Les fonctions effectivement disponibles à un moment donné résultent de la présente description des prestations en liaison avec la documentation en ligne. Les fonctions signalées dans la présente description des prestations ou dans la documentation en ligne comme « bêta », « prévisualisation » ou « en préparation » relèvent de l'article 3, paragraphe 4, des CGU.

Annexe 2 — Contrat de sous-traitance (AVV) conformément à l'article 28 du RGPD

Le présent contrat fait partie intégrante des CGU du prestataire et s'applique en complément dans la mesure où le client est responsable du traitement, au sens de l'article 4, point 7, du RGPD, des données à caractère personnel traitées via le service. En cas de contradiction avec les CGU, le présent AVV prévaut.

Annexe 2 · Parties au contrat

Responsable du traitement (ci-après « le client ») : la personne physique ou morale désignée comme partie contractante lors du processus de commande en ligne.

Sous-traitant (ci-après « le prestataire ») : Entalys GmbH (adresse et coordonnées ci-dessus).

Annexe 2 · Article 1 — Objet et durée

(1) Le présent accord a pour objet le traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture du service « paless », sur le fondement du contrat principal conclu entre les parties (CGU du prestataire, y compris la description des prestations).

(2) La durée du présent accord correspond à la durée du contrat principal. Les obligations qui, par leur nature, produisent leurs effets au-delà de la fin du contrat (notamment la confidentialité, la restitution/suppression des données, les obligations de justification) subsistent également après la fin du contrat.

Annexe 2 · Article 2 — Nature et finalité du traitement, catégories de données, catégories de personnes concernées

(1) Nature et finalité du traitement : fourniture d'un service logiciel de gestion documentaire comprenant la capture (téléversement, réception de courriels, téléversement mobile), le stockage, l'indexation, la reconnaissance automatisée de texte (OCR), la classification assistée par IA et l'attribution sémantique de mots-clés, la recherche en texte intégral et la recherche sémantique, la recherche dialoguée (« Pal »), l'export ainsi que l'authentification et le contrôle d'accès.

(2) Nature des données à caractère personnel : toutes les catégories de données contenues dans les contenus introduits dans le service par le client. En font notamment partie : • les données d'identification et de contact (noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques) ; • les données contractuelles, de facturation et de correspondance ; • les données financières (par exemple coordonnées bancaires/de compte figurant dans des factures) ; • en présence de contenus correspondants du client, également des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD (par exemple données de santé dans des factures médicales, appartenances religieuses dans des attestations, données relatives à l'origine ethnique dans des dossiers de personnel) ainsi que des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l'article 10 du RGPD. Le client est tenu de vérifier, avant le dépôt de catégories particulières de données à caractère personnel, s'il y est autorisé.

(3) Catégories de personnes concernées : • salariés et anciens salariés du client ; • clients et partenaires commerciaux du client ; • membres de la famille et autres personnes de l'entourage du client (en cas d'utilisation privée) ; • autres tiers apparaissant dans les contenus du client.

Annexe 2 · Article 3 — Obligations du prestataire

(1) Le prestataire traite les données à caractère personnel exclusivement sur instruction documentée du client. Un traitement allant au-delà de l'exécution du contrat n'a lieu que dans la mesure où le prestataire y est tenu par le droit de l'Union ou d'un État membre ; dans ce cas, le prestataire communique au client ces exigences juridiques avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle communication.

(2) Sont notamment réputées instructions les configurations que le client effectue dans le service, les fonctions que le client utilise, ainsi que les instructions individuelles complémentaires en forme textuelle. Le prestataire informe le client sans délai s'il estime qu'une instruction viole le droit applicable en matière de protection des données.

(3) Le prestataire garantit que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de secret.

(4) Le prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles désignées à l'appendice A du présent AVV, au sens de l'article 32 du RGPD. Les mesures évoluent en fonction de l'état de la technique ; une dégradation du niveau de protection n'est pas admise.

(5) Le prestataire assiste le client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, dans l'exécution des obligations du client au titre des articles 32 à 36 du RGPD (notamment sécurité des données, notification des violations de données à caractère personnel, analyse d'impact relative à la protection des données, consultation préalable).

(6) Le prestataire assiste le client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans l'exercice des droits des personnes concernées (articles 12 à 22 du RGPD), dans la mesure où cela peut raisonnablement être exigé du prestataire et où le client ne peut pas exercer lui-même les fonctions nécessaires dans le service.

(7) Le prestataire notifie au client sans délai, en règle générale dans les 48 heures suivant la prise de connaissance, toute violation de données à caractère personnel au sens de l'article 4, point 12, du RGPD survenue dans la sphère de responsabilité du prestataire. La notification contient les indications requises par l'article 33, paragraphe 3, du RGPD, dans la mesure où elles sont connues du prestataire, et est complétée au fur et à mesure.

(8) Le prestataire met à la disposition du client, sur demande en forme textuelle, les informations nécessaires à la démonstration du respect du présent AVV. Le prestataire peut à cette fin renvoyer en priorité à des rapports d'audit actuels d'auditeurs reconnus, à des certificats comparables ou à des auto-déclarations probantes. Un contrôle sur place par le client ou par un auditeur mandaté par lui, tenu au secret professionnel et n'étant pas un concurrent du prestataire, est admis au maximum une fois par année contractuelle, après concertation préalable sur la date avec un préavis d'au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables usuelles ; en présence d'indices concrets d'une violation de données à caractère personnel, il est admis plus fréquemment et avec un préavis plus court. Le contrôle doit être limité à l'étendue nécessaire et mené de manière à perturber le moins possible l'exploitation courante ; les secrets d'affaires et d'exploitation du prestataire ainsi que les données d'autres clients doivent être préservés. Les coûts d'un contrôle sur place sont à la charge du client, sauf si le contrôle révèle une violation grave du présent AVV par le prestataire.

(9) Le prestataire fournit les prestations d'assistance visées aux paragraphes 5, 6 et 8 contre une rémunération raisonnable basée sur les coûts, sauf si l'assistance repose sur une violation d'obligation du prestataire. Le prestataire peut subordonner les instructions allant au-delà de l'étendue des prestations contractuellement convenue à la convention d'une rémunération raisonnable, sauf si elles sont nécessaires au respect du droit impératif de la protection des données. Si une personne concernée s'adresse directement au prestataire, le prestataire transmet la demande sans délai au client et n'y répond pas sans instruction du client.

Annexe 2 · Article 4 — Sous-traitants ultérieurs

(1) Le client accorde par la présente au prestataire l'autorisation écrite générale de recourir à d'autres sous-traitants (sous-traitants ultérieurs) au sens de l'article 28, paragraphe 2, deuxième phrase, du RGPD. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs employés figure à l'annexe 3 des CGU (« Liste des sous-traitants ultérieurs »).

(2) Si le prestataire envisage de recourir à un nouveau sous-traitant ultérieur ou de remplacer un sous-traitant ultérieur existant, il en informe le client en temps utile, et au moins quatre semaines avant le changement prévu, en forme textuelle.

(3) Le client peut s'opposer à la modification envisagée, en forme textuelle, dans un délai de deux semaines à compter de la réception de la communication, pour un motif grave tenant à la protection des données. Si l'opposition est fondée et que les parties ne parviennent pas, dans un délai raisonnable, à une solution amiable, chaque partie dispose d'un droit de résiliation extraordinaire concernant les prestations affectées par le changement.

(4) Le prestataire impose contractuellement à ses sous-traitants ultérieurs des obligations en matière de protection des données correspondant pour l'essentiel à celles du présent AVV ; il s'assure notamment que les sous-traitants ultérieurs mettent également en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Annexe 2 · Article 5 — Transferts de données vers des pays tiers

(1) Aucun transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (pays tiers) ou vers des organisations internationales n'a lieu, en principe, dans le cadre de la fourniture du service.

(2) Si, dans un cas particulier, un transfert vers un pays tiers devient nécessaire, celui-ci s'effectue exclusivement sur un fondement juridique prévu au chapitre V du RGPD (notamment décision d'adéquation, clauses contractuelles types au sens de l'article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD, assorties le cas échéant de mesures complémentaires) et après information préalable du client en forme textuelle.

Annexe 2 · Article 6 — Obligations de coopération du client

(1) Le client est seul responsable, dans ses rapports avec les personnes concernées, de la licéité du traitement ainsi que du respect des droits des personnes concernées (article 24 du RGPD).

(2) Le client veille à donner ses instructions en forme textuelle et à désigner au prestataire les personnes habilitées à donner des instructions.

(3) Le client garantit ne déposer dans le service aucune catégorie particulière de données à caractère personnel sans fondement juridique suffisant.

Annexe 2 · Article 7 — Fin du contrat ; restitution et suppression

(1) À la fin du contrat principal, les contenus du client sont, au choix du client, restitués ou supprimés. Les détails relatifs au délai, au format de la restitution et au traitement des copies de sauvegarde figurent à l'article 11 des CGU ainsi qu'à l'annexe 3.

(2) En présence d'obligations légales de conservation, les données concernées demeurent chez le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de conservation applicable ; elles sont conservées séparément et bloquées contre toute utilisation ultérieure, puis supprimées.

Annexe 2 · Article 8 — Responsabilité ; pénalités contractuelles

Les prétentions des parties entre elles, y compris la répartition entre responsable du traitement et sous-traitant au titre de l'article 82, paragraphe 5, du RGPD, sont régies par analogie par les règles de responsabilité des CGU (articles 9 et 25), dans la mesure où la loi le permet. La responsabilité à l'égard des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD demeure inchangée. Aucune pénalité contractuelle n'est convenue dans le cadre du présent AVV.

Annexe 2 · Article 9 — Droit applicable ; juridiction compétente

Le droit de la République fédérale d'Allemagne s'applique. La juridiction exclusivement compétente pour les litiges découlant du présent AVV ou en lien avec celui-ci est celle de Düsseldorf, dans la mesure où le client est un professionnel. À l'égard des consommateurs, les fors légaux s'appliquent.

Annexe 2 · Article 10 — Dispositions finales

Si certaines dispositions du présent AVV sont invalides, la validité de l'AVV pour le surplus n'en est pas affectée. Les modifications et compléments requièrent la forme textuelle. En cas de contradictions entre le contrat principal et le présent AVV, les stipulations du présent AVV prévalent pour les questions de protection des données.

Annexe 2 · Appendice A — Mesures techniques et organisationnelles (article 32 du RGPD)

Les mesures décrites ci-après correspondent à l'état cible visé au moment de la mise en production prévue du service. Le prestataire est en droit de faire évoluer les mesures pour les adapter à l'état de la technique, à condition que le niveau de protection n'en soit pas réduit. Le prestataire informe le client spontanément, en forme textuelle, des écarts par rapport à l'état cible qui affectent le niveau de protection de manière non négligeable.

Annexe 2 · Appendice A · A. Confidentialité (article 32, paragraphe 1, point b), du RGPD)

Mesures visant à garantir la confidentialité :

• Contrôle d'accès physique (centre de données) : le traitement s'effectue dans des centres de données situés au sein de l'Union européenne, dotés de contrôles d'accès physiques autonomes (sas individuels, authentification multifacteur, vidéosurveillance, enregistrement des visiteurs) au niveau du sous-traitant ultérieur en charge de l'infrastructure (voir annexe 3).
• Contrôle d'accès logique : authentification à plusieurs niveaux via un fournisseur d'identité central basé sur OpenID Connect ; obligation d'authentification multifacteur pour les comptes administratifs (clés de sécurité matérielles et applications d'authentification admises au même titre).
• Contrôle des accès aux données : gestion des accès fondée sur les rôles et les droits ; séparation des mandants au niveau applicatif et au niveau de la base de données ; les autorisations sont attribuées selon le principe du moindre privilège et font l'objet de vérifications régulières.
• Pseudonymisation et contrôle de la séparation : les données de différents clients sont traitées de manière séparée par mandant. Les identifiants sont, dans la mesure où l'exploitation le permet, pseudonymisés ou journalisés sous forme abrégée.
• Chiffrement en transit : TLS 1.3 ou supérieur pour l'ensemble des communications entre le terminal et le service ainsi que pour la communication interne entre les composants de production, dans la mesure où cela est techniquement possible.
• Chiffrement au repos : chiffrement des supports de stockage sous-jacents conformément à l'état de la technique (par exemple AES-256), combiné à un matériel de clé géré séparément.

Annexe 2 · Appendice A · B. Intégrité (article 32, paragraphe 1, point b), du RGPD)

Mesures visant à garantir l'intégrité :

• Contrôle des saisies : journalisation des événements administratifs et pertinents pour la sécurité avec horodatage (UTC) et référence à l'utilisateur ; conservation à valeur probante des journaux conformément à la configuration du service.
• Contrôle des transmissions : les transferts en dehors du centre de données s'effectuent exclusivement sous forme chiffrée ; engagement contractuel des sous-traitants ultérieurs employés à des obligations correspondantes.

Annexe 2 · Appendice A · C. Disponibilité et résilience (article 32, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD)

Mesures visant à garantir la disponibilité et la résilience :

• Redondance : stockage à redondance multiple des documents originaux dans plusieurs centres de données du sous-traitant ultérieur en charge de l'infrastructure.
• Copies de sauvegarde : sauvegardes régulières des données avec cycles de rotation et de conservation documentés ; les copies de sauvegarde sont chiffrées et conservées dans un lieu de stockage distinct.
• Plan d'urgence : plans de reprise documentés pour les composants essentiels ; exercice régulier des procédures de restauration.

Annexe 2 · Appendice A · D. Procédures de vérification, d'analyse et d'évaluation régulières (article 32, paragraphe 1, point d), du RGPD)

Mesures de vérification et d'évaluation régulières :

• Mises à jour de sécurité et gestion des correctifs : les mises à jour pertinentes pour la sécurité sont traitées en priorité selon une politique de correctifs documentée.
• Audits externes : un test d'intrusion externe est commandé et prévu avant la mise en production du service ; une répétition régulière, au rythme minimal d'une fois par an, est visée.
• Contrôles internes : revue interne semestrielle des mesures techniques et organisationnelles ; analyse d'impact relative à la protection des données pour les situations de traitement particulièrement à risque.

Annexe 2 · Appendice A · E. Contrôle de la sous-traitance (article 28 du RGPD)

Contrats écrits avec tous les sous-traitants ultérieurs ; engagements de confidentialité de toutes les personnes participant au traitement ; formation du personnel à la protection des données et à la sécurité de l'information.

Annexe 3 — Liste des sous-traitants ultérieurs

La présente liste est tenue de manière versionnée ; les modifications sont communiquées aux clients en forme textuelle avec un préavis raisonnable (voir AVV, article 4, paragraphe 2). La présente liste décrit l'exploitation productive prévue. Tant que le service n'est pas encore proposé en production, les entrées valent état cible. L'état applicable est fixé de manière contraignante avant le démarrage de l'exploitation productive.

Annexe 3 · Vue d'ensemble

Sous-traitants ultérieurs employés (fournisseur — siège/localisation — finalité du traitement — catégories de données à caractère personnel — base contractuelle) :

• OVHcloud SAS, offre de cloud souverain (France, UE) — hébergement, calcul, stockage objet, copies de sauvegarde — l'ensemble des contenus et métadonnées stockés dans le service — DPA du fournisseur, accord propre en préparation.
• Bunny.net (Slovénie, UE) — diffusion du site web marketing, ACME-DNS pour l'émission des certificats TLS — métadonnées de domaine et d'hôte, le cas échéant adresses IP des visiteurs du site web — AVV du fournisseur.
• Envoi de courriels transactionnels : pas encore définitivement arrêté — le standard est l'exploitation en propre, en option un prestataire de l'UE (UE) — envoi de courriels transactionnels (confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, communications) — adresse électronique, contenu de la communication concernée — en cas de recours à un prestataire externe de l'UE, un AVV sera conclu avant le démarrage de l'exploitation et la présente liste sera mise à jour.
• Sender (UAB Sender.lt), Lvivo g. 25, 09320 Vilnius (Lituanie, UE) — envoi de la newsletter du site web marketing, mise à disposition du formulaire d'inscription à la newsletter — adresse électronique des abonnés, date et adresse IP du consentement — AVV du fournisseur.

Gestion des identités (Authentik) : la gestion des identités (Authentik) est exploitée par le prestataire sur sa propre infrastructure au sein de l'Union européenne et ne constitue pas un sous-traitant ultérieur distinct. Hugging Face Inc. / Hugging Face S.A.S. n'est contacté qu'au moment de la compilation ou de l'installation, pour le téléchargement unique de l'artefact de modèle d'IA. Aucune transmission de données à caractère personnel du client n'a lieu. Hugging Face n'est donc pas un sous-traitant ultérieur au sens de l'article 28 du RGPD en ce qui concerne l'exploitation productive du service.

Annexe 3 · Indications complémentaires relatives au traitement

Résidence des données : l'ensemble du traitement des données à caractère personnel s'effectue au sein de l'Union européenne. Aucun transfert vers des pays tiers n'a lieu dans l'exploitation productive du service.

Conservation des copies de sauvegarde : les copies de sauvegarde incrémentielles sont conservées pendant une période de 30 jours, les sauvegardes complètes pendant 90 jours. Le retrait définitif des contenus supprimés de toutes les générations de copies de sauvegarde intervient à l'expiration du cycle de rotation applicable.

Mise à disposition des modèles des composants d'IA : l'inférence de tous les composants d'IA (modèle de langage pour l'assistant de recherche « Pal », modèle d'embedding pour la recherche sémantique, modèles de classification pour l'attribution de mots-clés) s'effectue au sein de l'infrastructure UE du prestataire ; aucune transmission de contenus du client vers des points d'inférence externes n'a lieu dans la configuration standard du service.

Annexe 4 — Information sur la rétractation et modèle de formulaire de rétractation

Les textes ci-après s'appuient sur le modèle légal figurant à l'annexe 1 relative à l'art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 2 EGBGB ainsi que sur le modèle de formulaire de rétractation figurant à l'annexe 2 relative à l'art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EGBGB, dans leur version en vigueur.

Annexe 4 · 1. Information sur la rétractation — Droit de rétractation

Vous avez le droit de vous rétracter du présent contrat sans donner de motif dans un délai de quatorze jours.

Le délai de rétractation expire quatorze jours après le jour de la conclusion du contrat.

Pour exercer votre droit de rétractation, vous devez nous notifier votre décision de rétractation du présent contrat au moyen d'une déclaration dénuée d'ambiguïté (par exemple, lettre envoyée par la poste ou courrier électronique). Vous pouvez utiliser le modèle de formulaire de rétractation joint mais ce n'est pas obligatoire. Pour que le délai de rétractation soit respecté, il suffit que vous transmettiez votre communication relative à l'exercice du droit de rétractation avant l'expiration du délai de rétractation.

Annexe 4 · Adresser la rétractation à

Annexe 4 · Conséquences de la rétractation

En cas de rétractation de votre part du présent contrat, nous vous rembourserons tous les paiements reçus de vous, y compris les frais de livraison (à l'exception des frais supplémentaires découlant du fait que vous avez choisi, le cas échéant, un mode de livraison autre que le mode moins coûteux de livraison standard proposé par nous), sans retard excessif et, en tout état de cause, au plus tard quatorze jours à compter du jour où nous sommes informés de votre décision de rétractation du présent contrat. Nous procéderons au remboursement en utilisant le même moyen de paiement que celui que vous aurez utilisé pour la transaction initiale, sauf si vous convenez expressément d'un moyen différent ; en tout état de cause, ce remboursement n'occasionnera pas de frais pour vous.

Si vous avez demandé de commencer la prestation de services pendant le délai de rétractation, vous devrez nous payer un montant proportionnel à ce qui vous a été fourni jusqu'au moment où vous nous avez informés de votre rétractation du présent contrat, par rapport à l'ensemble des prestations prévues par le contrat.

Annexe 4 · Extinction du droit de rétractation

Pour un contrat portant sur la fourniture d'un service numérique — dont relève le service « paless » —, le droit de rétractation s'éteint lorsque

• a) nous avons commencé l'exécution de la prestation avec votre accord exprès avant l'expiration du délai de rétractation et
• b) vous avez confirmé en même temps avoir connaissance de ce que votre droit de rétractation s'éteint avec le début de l'exécution du contrat et
• c) nous avons exécuté la prestation dans son intégralité (§ 356 Abs. 4 BGB).

Vous donnez les déclarations mentionnées lors du processus de commande en cochant activement la case prévue à cet effet, qui n'est pas précochée. En cochant cette case, vous demandez expressément que nous commencions la mise à disposition du service avant l'expiration du délai de rétractation, vous confirmez avoir connaissance de ce que votre droit de rétractation s'éteint avec l'exécution complète de la prestation, et vous savez qu'en cas de rétractation avant l'exécution complète, vous devez une indemnité proportionnelle correspondant à la valeur de la prestation fournie jusqu'à la rétractation. Vous recevez en outre une confirmation correspondante sur un support durable (courriel). Pour un contrat portant sur la fourniture continue du service, le droit de rétractation ne s'éteint en règle générale pas avant l'expiration du délai de rétractation ; en cas de rétractation, l'indemnité est calculée au prorata temporis sur la base du prix total convenu, et en cas de facturation annuelle sur la base du prix annuel.

Annexe 4 · 2. Modèle de formulaire de rétractation

Si vous souhaitez vous rétracter du contrat, veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire.

À : Entalys GmbH, Carmenstr. 18, 40668 Meerbusch, Allemagne, e-mail : widerruf@paless.eu

Je/Nous (*) vous notifie/notifions (*) par la présente ma/notre (*) rétractation du contrat portant sur la vente des biens (*) / pour la prestation de services (*) ci-dessous : ________________________________________

Commandé le (*) / reçu le (*) : ________________________________________

Nom du (des) consommateur(s) : ________________________________________

Adresse du (des) consommateur(s) : ________________________________________

Signature du (des) consommateur(s) (uniquement en cas de notification du présent formulaire sur papier) : ________________________________________

Date : ________________________________________

(*) Rayez la mention inutile.

Annexe 5 — Liste des prix

La liste des prix fait partie intégrante des CGU du prestataire. Elle est versionnée séparément afin que des modifications restent possibles sans adaptation de l'ensemble des CGU. Une modification des prix des contrats en cours s'effectue exclusivement conformément à l'article 5, paragraphe 9, des CGU (ajustement des prix) ; les modifications rédactionnelles et structurelles de la présente annexe sont régies par l'article 19 des CGU (modifications). Remarque : les montants concrets par tarif et les limites de volume applicables par tarif figurent dans l'aperçu des tarifs actuel sur le site web du prestataire, à l'adresse https://paless.eu ou dans sa variante nationale. Les valeurs affichées lors du processus de commande prévalent sur toute divergence dans la présente annexe.

Annexe 5 · 1. Aperçu des tarifs et limites de volume

L'aperçu des tarifs en vigueur — y compris le prix brut pour les consommateurs (avec la TVA de l'État de résidence de l'UE concerné), le prix net pour les professionnels, la période de facturation (mensuelle ou annuelle), le volume de stockage inclus, le quota mensuel d'ingestion (nombre de documents), le nombre de comptes d'utilisateur, les pages OCR par mois, le quota de tokens pour l'assistant de recherche dialogué « Pal » et la taille maximale par fichier — peut être consulté à tout moment sur le site web du prestataire, à l'adresse https://paless.eu.

Les modifications de prix des contrats en cours sont régies par l'article 5, paragraphe 9, des CGU (ajustement des prix).

Annexe 5 · 2. Stockage supplémentaire

Si le volume de stockage inclus dans le tarif est dépassé, le stockage supplémentaire est facturé par gigaoctet entamé. Le calcul s'effectue en continu ; la facturation des gigaoctets dépassés intervient avec la facture suivante. Le prix applicable par gigaoctet entamé fait partie de l'aperçu des tarifs mentionné au point 1.

Annexe 5 · 3. Prix ultérieurs après la durée initiale

Pour les contrats à durée initiale annuelle, le prix du tarif choisi convenu lors de la conclusion du contrat, dans la période de facturation choisie, continue de s'appliquer sans modification après l'expiration de la durée initiale. Le prix dû après l'expiration de la durée initiale est expressément indiqué au client lors du processus de commande. Les modifications ultérieures sont exclusivement régies par l'article 5, paragraphe 9, des CGU (ajustement des prix).

Annexe 5 · 4. TVA

En matière de TVA, il s'applique ce qui suit :

• Les consommateurs paient des prix bruts incluant la TVA légale de l'État membre de l'UE de leur résidence habituelle.
• Les professionnels paient des prix nets, majorés de la TVA légale applicable. En présence d'un numéro d'identification à la TVA valide d'un autre État membre de l'UE, la facture est établie selon le mécanisme d'autoliquidation (reverse charge).

Annexe 5 · 5. Moyens de paiement

Les moyens de paiement acceptés lors du processus de commande sont la carte de crédit, le prélèvement SEPA, PayPal, wero ainsi que l'achat sur facture (uniquement pour les professionnels).

Annexe 5 · 6. Étiquetage assisté par IA

L'étiquetage assisté par IA et l'attribution sémantique de mots-clés sont inclus dans tous les tarifs et ne sont pas proposés comme module supplémentaire payant.

Annexe 5 · 7. Régimes particuliers — Amnistie de migration

Pendant les 30 premiers jours suivant l'activation du tarif, les documents téléversés dans le cadre de la migration initiale ne sont pas décomptés du quota mensuel d'ingestion (nombre de documents par mois). Le volume de stockage inclus dans le tarif n'en est pas affecté ; un dépassement est facturé comme décrit à l'article 5, paragraphe 6, des CGU. Pour des raisons d'exploitation, le nombre de documents pouvant être traités dans le cadre de l'amnistie de migration est limité à 5 000 documents au maximum ; les volumes supérieurs peuvent faire l'objet d'un accord séparé sur demande.

Annexe 5 · 8. Période de transition prolongée (Data Act)

La prolongation de la période de transition prévue à l'article 11, paragraphe 2, des CGU au-delà des 30 jours gratuits donne lieu à une rémunération basée sur les coûts, couvrant la mise à disposition continue du stockage, des copies de sauvegarde et de l'infrastructure d'accès. Elle correspond à la rémunération mensuelle du dernier tarif souscrit, au prorata par mois entamé de la prolongation, dans la mesure où le règlement (UE) 2023/2854 ne prévoit pas de plafond inférieur. L'export des contenus lui-même reste gratuit également pendant la prolongation.

Annexe 5 · 9. Conditions fondateurs issues des campagnes de soutien

Les conditions fondateurs promises dans le cadre de campagnes de soutien (par exemple Kickstarter) sont accordées sous la forme d'une remise permanente en pourcentage sur le prix de liste du tarif choisi et subsistent tant que l'abonnement concerné se poursuit sans interruption. Le montant de la remise résulte de la description de la campagne concernée et de la confirmation d'activation. Un ajustement des prix conformément à l'article 5, paragraphe 9, des CGU ne porte que sur le prix de liste ; la remise en pourcentage promise n'en est pas affectée.