Le incombenze quotidiane di cui paless si fa carico
Nessuno si sveglia la mattina desiderando un sistema di gestione documentale. Vuoi le ricevute dal commercialista senza il ping pong di e-mail, l'anno sotto verifica ricostruito in pochi minuti, la clausola del contratto trovata prima che il cliente finisca la frase. Ecco come le persone usano davvero paless, un'incombenza alla volta.
Condividi con il commercialista
Ogni trimestre lo stesso rituale: raccogliere ricevute da tre caselle di posta, rinominarle, allegarle a blocchi, scusarsi per quelle che spuntano dopo. Con paless il tuo commercialista riceve un unico link a scadenza con il trimestre completo, oppure un accesso personale che vede esattamente le cartelle che scegli tu.
- Condividi un intero trimestre con un link che scade quando decidi tu
- Dai al commercialista un accesso che vede solo ciò che scegli
- Le ricevute ritardatarie finiscono nello stesso posto, non in una seconda e-mail
Digitalizza la posta in arrivo
La lettera arriva, viene aperta, finisce in un posto apparentemente sensato e non si rivede mai più. paless chiude quel cerchio: fotografala con il telefono, l'OCR la rende ricercabile e Pal la archivia dove deve stare.
- Scansiona una lettera con il telefono: viene letta dall'OCR, taggata e archiviata
- Allegati e-mail e cartelle cloud confluiscono nella stessa cassaforte
- Anche il raccoglitore del 2009 diventa ricercabile, una volta digitalizzato
Fatti trovare pronto alla verifica
Una verifica fiscale fa paura solo quando l'anno in questione vive tra raccoglitori, caselle di posta e una scatola da scarpe. Se ogni fattura è stata acquisita all'arrivo, la lista dell'ispettore diventa una ricerca e la consegna un unico link a scadenza.
- Qualsiasi anno ricostruito con una ricerca invece che con un weekend
- Consegna all'ispettore un link a scadenza, non uno scatolone di carta
- Chiedi a Pal le fatture che ti servono e ottieni risposte con le fonti citate
Rispetta le scadenze dei contratti
I contratti sono documenti pazienti: aspettano anni, poi costano denaro proprio la settimana in cui te ne dimentichi. paless custodisce ogni accordo in un'unica cassaforte, dove termini di disdetta, date di rinnovo e clausole distano una sola domanda a Pal.
- Chiedi a Pal quali contratti si rinnovano a breve e ottieni risposte con le fonti
- La ricerca nel testo completo trova la clausola, non solo il nome del file
- Le firme scansionate diventano testo ricercabile grazie all'OCR
Trova tutto in pochi secondi
Il documento esiste, da qualche parte. paless legge ogni pagina che inserisci, stampata o scansionata, così cerchi quello che un documento dice invece di ricordare come qualcuno l'aveva chiamato.
- Cerca dentro ogni documento, non tra i nomi dei file
- L'OCR legge tabelle, cifre e vecchie scansioni, non solo testo battuto a macchina
- Fai una domanda a Pal e ottieni la risposta con la fonte citata
Scrivi le risposte con Pal
La parte più difficile delle scartoffie è rispondere. Pal redige le risposte e compila i moduli, anche scansionati, a partire da ciò che è già nel tuo archivio, e niente parte senza la tua approvazione.
- Risposte redatte a partire dai documenti a cui rispondono
- Moduli compilati con i dati estratti dal tuo archivio
- Tu rivedi e approvi; Pal non invia mai nulla da solo
Costruisci una base di conoscenza
Alcune risposte vivono nei documenti, le altre nelle persone. Scrivi guide, checklist e note di passaggio di consegne nell'editor integrato in paless, e Pal risponde ai nuovi colleghi attingendo da entrambi, con le fonti citate.
- Scrivi la documentazione nell'editor integrato in paless
- Le guide vivono accanto ai documenti che spiegano
- I nuovi arrivati chiedono a Pal invece di interrompere tre colleghi
Elimina del tutto la carta
La carta costa denaro, spazio e un sabato ogni tre. Dire addio alla carta significa che ogni documento nasce digitale: ricercabile, condiviso via link, con backup su server europei. La pila smette di formarsi, e il budget per la carta se ne va con lei.
- Ogni documento acquisito una volta sola: ricercabile, in un unico posto, su ogni dispositivo
- Basta risme, toner e corse ai raccoglitori a gennaio; l'archiviazione costa centesimi al gigabyte
- Niente più da smistare, impilare o perdere: il disordine sparisce per sempre
Qualunque sia l'incombenza, si parte da un'unica cassaforte.
La campagna parte su Kickstarter, con prezzi da Fondatore a tempo limitato per i primi sostenitori.