Las tareas cotidianas que paless te quita de encima
Nadie se levanta por la mañana queriendo un gestor documental. Lo que quieres es que las facturas lleguen a tu gestor sin el ping pong de correos, el año de la inspección reunido en minutos, la cláusula del contrato localizada antes de que el cliente termine de hablar. Así usa la gente paless en realidad, tarea a tarea.
Comparte con tu gestor
Cada trimestre, el mismo ritual: reunir facturas de tres bandejas de entrada, renombrarlas, adjuntarlas por tandas y disculparte por las que aparecen después. Con paless, tu gestor recibe un único enlace con caducidad al trimestre cerrado, o su propio acceso que ve exactamente las carpetas que tú elijas.
- Comparte un trimestre entero con un enlace que caduca cuando tú decidas
- Da a tu gestor un acceso que solo ve lo que tú elijas
- Las facturas rezagadas llegan al mismo sitio, no a un segundo correo
Digitaliza el correo entrante
La carta llega, se abre, se deja en un sitio razonable y no vuelve a verse jamás. paless cierra ese círculo: fotografíala con el móvil y el OCR la hace buscable mientras Pal la archiva donde corresponde.
- Escanea una carta con el móvil y queda con OCR, etiquetada y archivada
- Los adjuntos de correo y las carpetas en la nube desembocan en la misma bóveda
- Hasta el archivador de 2009 se vuelve buscable en cuanto lo digitalizas
Llega preparado a la inspección
Una inspección solo asusta cuando el año en cuestión vive en archivadores, bandejas de entrada y una caja de zapatos. Cuando cada factura se capturó al llegar, la lista del inspector se convierte en una búsqueda y la entrega, en un único enlace con caducidad.
- Cualquier año reunido con una búsqueda, no con un fin de semana
- Entrega al inspector un enlace con caducidad, no una caja de papeles
- Pide a Pal facturas concretas y obtén respuestas con las fuentes citadas
Cumple los plazos de tus contratos
Los contratos son documentos pacientes: esperan años y cuestan dinero justo la semana en que los olvidas. paless guarda cada acuerdo en una sola bóveda donde plazos de preaviso, fechas de renovación y cláusulas están a una pregunta a Pal de distancia.
- Pregunta a Pal qué contratos se renuevan pronto y obtén respuestas con fuentes
- La búsqueda de texto completo encuentra la cláusula, no solo el nombre del archivo
- Las firmas escaneadas se convierten en texto buscable gracias al OCR
Encuentra cualquier cosa en segundos
El documento existe, en alguna parte. paless lee cada página que introduces, impresa o escaneada, para que busques por lo que dice un documento en lugar de recordar cómo lo llamó alguien un día.
- Busca dentro de cada documento, no entre nombres de archivo
- El OCR lee tablas, cifras y escaneos antiguos, no solo texto mecanografiado
- Hazle una pregunta a Pal y recibe la respuesta con su fuente citada
Redacta respuestas con Pal
Lo más duro del papeleo es responderlo. Pal redacta respuestas y rellena formularios, incluso escaneados, a partir de lo que ya está en tu archivo, y nada sale sin tu aprobación.
- Respuestas redactadas a partir de los documentos a los que contestan
- Formularios rellenados con datos extraídos de tu archivo
- Tú revisas y apruebas; Pal nunca envía nada por su cuenta
Crea una base de conocimiento
Algunas respuestas viven en los documentos; el resto, en las personas. Escribe guías, listas de comprobación y notas de traspaso en el editor integrado en paless, y Pal responde a los nuevos compañeros a partir de ambos, con las fuentes citadas.
- Redacta documentación en el editor integrado en paless
- Las guías viven junto a los documentos que explican
- Los recién llegados preguntan a Pal en vez de interrumpir a tres compañeros
Pásate al cero papel
El papel cuesta dinero, espacio y un sábado de cada tres. Vivir sin papel significa que cada documento nace digital: buscable, compartido por enlace y con copia de seguridad en servidores europeos. El montón deja de formarse, y el presupuesto de papelería se va con él.
- Cada documento capturado una sola vez: buscable, en un solo lugar, en todos tus dispositivos
- Se acabaron las resmas, el tóner y los archivadores de cada enero; el almacenamiento cuesta céntimos por gigabyte
- Nada que ordenar, apilar ni perder: el desorden desaparece para siempre
Sea cual sea la tarea, empieza con una sola bóveda.
La campaña arranca en Kickstarter, con precio de Fundador por tiempo limitado para los primeros mecenas.